اسکایپ سازمانی (Skype for Business) چیست؟ مزایا، ویژگی ها و تفاوت های آن با Skype

اسکایپ سازمانی (Skype for Business) یک ابزار ارتباطی برای سازمان ها و شرکت ها است که توسط Microsoft ایجاد شده است. این برنامه با استفاده از فناوری VoIP (صوت از طریق اینترنت) امکان برقراری تماس های صوتی و تصویری، ارسال پیام های فوری، اشتراک گذاری فایل و صفحه نمایش، و همچنین تشکیل جلسات آنلاین را فراهم می کند. به عنوان یک ابزار مدیریت ارتباطات تجاری، اسکایپ سازمانی به سازمان ها اجازه می دهد تا بتوانند با همکاران خود در سراسر جهان در ارتباط باشند و به روابط تجاری خود رونق بخشند. در این مقاله، یک بررسی جامع این برنامه می پردازیم که به شما کمک می‌کند به پاسخ همه سوالات خود برسید.

اسکایپ بیزینس (Skype for Business)

اسکایپ بیزینس (Skype for Business) یک ابزار مخصوص برای کاربران تجاری است که توسط مایکروسافت ارائه شده است. این نرم‌افزار ارتباطات تحت وب را فراهم می‌کند که شامل مکالمات صوتی و تصویری، چت و اشتراک فایل می‌شود. اسکایپ بیزینس قابلیت‌هایی مانند ویدئو کنفرانس، اشتراک صفحه، ارسال پیام فوری و مشارکت در جلسات آنلاین را فراهم می‌کند.

این ابزار به شکل یک بسته نرم‌افزاری (desktop application) و یا به صورت برنامه‌های موبایل برای سیستم‌عامل‌های مختلف از جمله ویندوز، مک، iOS و اندروید در دسترس است. همچنین اسکایپ بیزینس ادغام شده با برنامه‌های دیگر مایکروسافت مانند افیس ۳۶۵ است و امکان دسترسی به جلسات ویدئویی از داخل برنامه‌های افیس ۳۶۵ را فراهم می‌کند.

اسکایپ و اسکایپ بیزینس با هم چه تفاوتی دارند؟

اسکایپ (Skype) و اسکایپ بیزینس (Skype for Business) هر دو ابزارهای ارتباطات اینترنتی هستند که توسط مایکروسافت ارائه شده‌اند، اما تفاوت‌های مهمی بین آن‌ها وجود دارد. در ادامه، تفاوت‌های اصلی بین این دو را بررسی می‌کنیم:

مخاطبان:

• اسکایپ: اسکایپ عموماً برای ارتباطات شخصی و غیررسمی استفاده می‌شود. کاربران می‌توانند با دوستان، خانواده و آشنایان خود در سراسر جهان تماس بگیرند، پیام بفرستند و از ویژگی‌های مانند تماس‌های صوتی و تصویری استفاده کنند.
• اسکایپ بیزینس: اسکایپ بیزینس به منظور ارتباطات تجاری و سازمانی طراحی شده است. این برنامه امکاناتی مانند کنفرانس‌های ویدئویی با تعداد بیشتری از افراد، امنیت بالاتر، مدیریت کاربران، و ادغام با سایر ابزارهای محبوب مایکروسافت را فراهم می‌کند.

امنیت و مدیریت:

• اسکایپ: امنیت و مدیریت کاربران در اسکایپ معمولی محدودتر است و بیشتر برای استفاده شخصی به منظور ارتباطات غیررسمی مناسب است.
• اسکایپ بیزینس: اسکایپ بیزینس دارای قابلیت‌های امنیتی و مدیریتی پیشرفته‌تری است که امکان کنترل دقیق‌تری بر روی دسترسی کاربران و اطلاعات سازمانی را فراهم می‌کند.

قابلیت‌ها و ویژگی‌ها:

• اسکایپ: اسکایپ امکانات متنوعی از جمله تماس‌های صوتی و تصویری، چت، ارسال فایل و اشتراک‌گذاری صفحه را فراهم می‌کند.
• اسکایپ بیزینس: اسکایپ بیزینس همچنین امکانات مشابهی دارد، اما با اضافه کردن ویژگی‌هایی مانند کنفرانس‌های ویدئویی با تعداد بزرگی از افراد، مدیریت اعتبارنامه‌ها، ادغام با افزونه‌های مایکروسافت و…، برای استفاده در محیط‌های کاری مناسب‌تر است.

اسکایپ رایگان است و با سادگی می‌توانید نرم‌افزار آن را روی کامپیوتر، تلفن همراه، تبلت یا کنسول بازی‌تان دانلود کرده و در همان لحظه استفاده نمایید. با این ابزار، می‌توانید با حداکثر 25 نفر در یک گروه به طور همزمان تماس صوتی برقرار کنید. همچنین، از طریق نرم‌افزار اسکایپ بر روی تلفن همراه خود می‌توانید مستقیماً با خطوط ثابت و موبایل افرادی که اسکایپ ندارند تماس بگیرید، و این کار را از طریق اینترنت و نه سیم‌کارت انجام دهید. البته برای استفاده از این امکان نیاز است که اعتبار اسکایپ را خریداری نمایید. این قابلیت رایگان نیست.

در مقابل، اسکایپ برای کسب و کار (Skype for Business) نرم‌افزار رایگانی نیست و جایگزینی برای مایکروسافت لینک (Microsoft Lync) محسوب می‌شود. با استفاده از آن، می‌توانید با حداکثر 250 نفر جلسه آنلاین برگزار کنید. حتی اگر افرادی که می‌خواهید به صورت آنلاین با آنها ملاقات کنید اسکایپ برای کسب کار را نداشته باشند، با استفاده از یک لینک اختصاصی آنها را به جلسه دعوت می‌کنید.

اسکایپ بیزینس با استفاده از روش‌های احراز هویت و رمزنگاری محافظت می‌شود و امنیت لازم برای برقراری و آرشیو کردن ارتباطات خصوصی را فراهم می‌کند. به عنوان ادمین اسکایپ برای کسب و کار، شما می‌توانید اکانت‌های کاربران سرویس خودتان را مدیریت کنید. این به شما امکان می‌دهد تا اشتراک‌ها را حذف کنید و ویژگی‌هایی را فعال کنید که نیازهای همکاری هر کاربر را برآورده می‌کند. همچنین، با استفاده از سیستم‌های تلفن PBX و یا VoIP، هزینه ارتباطات را به طور قابل توجهی کاهش داده و قادر به پشتیبانی از خدماتی مانند صدا، ویدیو و کنفرانس آنلاین در یک پلتفرم منحصر به فرد خواهید بود.

به طور کلی، اسکایپ برای استفاده شخصی و ارتباطات غیررسمی مناسب است، در حالی که اسکایپ بیزینس برای ارتباطات تجاری و سازمانی مناسب‌تر است و امکانات ویژه‌تری برای این منظور فراهم می‌کند.

Skype for Business برای چه مواردی استفاده می شود؟

استفاده از Skype for Business در محیط کاری برای انواع مختلف ارتباطات و همکاری‌ها بسیار مفید است. این ابزار برای موارد زیر معمولاً به کار می‌رود:

ارتباطات داخلی: Skype for Business به شما امکان می‌دهد تا ارتباطات داخلی درون سازمانی را بهبود بخشیده و جلسات مجازی را برگزار کنید، از جمله جلسات تیمی، آموزش‌ها، و جلسات مدیریتی.

کار از راه دور: با توجه به اینکه بسیاری از کارمندان امروزی از راه دور کار می‌کنند، Skype for Business امکان ارتباط و همکاری از راه دور را ارائه می‌دهد، از جمله میزبانی جلسات ویدئویی و اشتراک گذاری فایل‌ها.

ارتباطات خارجی: Skype for Business برای برقراری ارتباطات با مشتریان، همکاران و همکاران خارج از سازمان بسیار مفید است، از جمله برگزاری جلسات ویدئویی و صوتی با مشتریان و همکاران در سراسر جهان.

پیام‌رسانی فوری: این ابزار به شما امکان می‌دهد تا پیام‌های فوری بین کاربران را ارسال و دریافت کنید، از جمله پیام‌های متنی، فایل‌های پیوست، و تصاویر.

مشارکت در نوشتاری: Skype for Business به شما امکان می‌دهد تا به صورت همزمان با همکاران خود به اشتراک‌گذاری فایل‌ها، صفحات وب، و نمایش دسکتاپ بپردازید، که این امکان را برای همکاری در پروژه‌ها و کارهای گروهی فراهم می‌کند.

از این رو، Skype for Business یک ابزار چندمنظوره است که برای ارتباطات داخلی و خارجی، همکاری‌ها، و مدیریت پروژه‌ها بسیار مفید است.

ویژگی‌های Skype For Business

بیایید نگاهی به برخی از بهترین ویژگی‌های Skype For Business بیاندازیم که عملیات تجاری شما را روان‌تر و منعطف‌تر می‌کند.

☑️ ارائه پاورپوینت با Skype For Business

استفاده از Skype for Business برای ارائه پاورپوینت دارای ویژگی‌های متعددی است که تجربه ارائه را برای همه شرکت‌کنندگان بهتر و موثرتر می‌کند. برخی از ویژگی‌های اصلی آن شامل موارد زیر است:

• انطباق با محیط کاری آسان: Skype for Business به‌طور معمول به عنوان یک برنامه مورد استفاده در محیط‌های کاری استفاده می‌شود، بنابراین ارائه پاورپوینت با این ابزار باعث انطباق آسان‌تر با محیط کاری و نیازهای سازمانی می‌شود.
• مشارکت در زمان واقعی: شرکت‌کنندگان می‌توانند در زمان واقعی به ارائه دسترسی داشته باشند و از طریق چت یا مکالمه صوتی سوالات خود را مطرح کنند یا نظرات خود را به اشتراک بگذارند.
• کنترل از راه دور: شما می‌توانید از راه دور ارائه را کنترل کنید، از جمله انتقال به اسلاید بعدی یا قبلی، توقف یا ادامه ارائه، و تنظیمات دیگر.
• نمایش همزمان: Skype for Business امکان نمایش همزمان اسلایدها به همراه صدا و تصاویر را فراهم می‌کند، که این امر برای ارتباط بصری بهتر با مخاطبان بسیار مفید است.
• ضبط ارائه: اگر لازم باشد، می‌توانید ارائه را ضبط کنید تا بعداً برای افرادی که نتوانستند در جلسه حضور داشته باشند یا برای مرورهای بعدی قابل دسترس باشد.
• تعامل اجتماعی: Skype for Business امکان ایجاد محیط تعاملی فراهم می‌کند که شامل گفت‌و‌گوهای کنفرانسی، ارسال فایل‌ها و پیام‌ها، و ایجاد گروه‌های کاری مختلف می‌شود.

با استفاده از این ویژگی‌ها، ارائه پاورپوینت با Skype for Business می‌تواند یک تجربه تعاملی و موثر برای شرکت‌کنندگان فراهم کند.

☑️ جلسات را مدیریت کنید

استفاده از Skype for Business به شما امکان می‌دهد جلسات خود را به صورت کاملاً حرفه‌ای مدیریت کنید. در زیر به برخی از امکانات و ویژگی‌های مدیریتی این ابزار اشاره می‌شود:

• برنامه‌ریزی جلسات: شما می‌توانید جلسات خود را از قبل برنامه‌ریزی کنید و اعضای مورد نظر را دعوت کنید. همچنین، می‌توانید در زمان واقعی جلسات را برگزار کنید و شرکت‌کنندگان را به صورت آنلاین دعوت کنید.
• مدیریت اعضا: به عنوان میزبان، شما می‌توانید تصمیم بگیرید که چه کسانی به جلسه بپیوندند و از امکانات مختلفی مانند کنترل ورود به جلسه استفاده کنید.
• ادغام با Outlook: با ادغام Skype for Business با Outlook، می‌توانید جلسات خود را به راحتی برنامه‌ریزی کنید و اطلاعات مربوط به جلسه را مانند مکان، زمان و شرکت‌کنندگان در Outlook مشاهده کنید.
• Web Scheduler: این ویژگی به شما امکان می‌دهد جلسات کاری خود را برنامه‌ریزی کنید و زمان جلسات را مدیریت کنید. همچنین می‌توانید از قبل برنامه‌ریزی‌شده جلسات را حذف کنید و به افراد مختلف دعوت‌نامه بفرستید.
• اشتراک‌گذاری محتوا: با استفاده از Skype for Business، می‌توانید به راحتی محتوایی مانند برگه‌های اکسل، اسلایدهای PowerPoint و حتی صفحه‌های دسکتاپ خود را با سایر شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید.

از این امکانات برای سازماندهی و مدیریت جلسات خود به صورت بهینه و کارآمد استفاده کنید تا تجربه شما و سایر شرکت‌کنندگان بهبود یابد.

☑️ نماهای شرکت کننده را سفارشی کنید

Skype for Business به شما امکان می‌دهد نمای شرکت‌کنندگان را به دلخواه سفارشی‌سازی کنید تا تجربه جلسه بهبود یابد. در زیر به برخی از نماهای موجود اشاره می‌کنم:

• نمای گالری: در این نمای، شما می‌توانید شرکت‌کنندگان را به صورت گالری مشاهده کنید. این ویژگی به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد تا شما را همراه با محتوای جلسه مشاهده کنند و ارتباط بصری بهتری برقرار کنند.
• نمایش ارائه: این نما به شما امکان مشاهده محتوای ارائه را می‌دهد. با استفاده از این نما، شما می‌توانید به صورت کامل بر روی اسلایدها، فایل‌های پاورپوینت و دیگر محتواهای جلسه تمرکز کنید.
• Compact View: در این حالت، شما می‌توانید تصاویر شرکت‌کنندگان را در یک فضای کوچک و جمع و جور مشاهده کنید. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا فضای صفحه را به بهترین نحو ممکن استفاده کنید.
• Speaker View: در این نما، شرکت‌کنندگان می‌توانند نظرات و بازخوردهای خود را در مورد محتوای جلسه به اشتراک بگذارند. این ویژگی به تعامل بیشتر و مشارکت فعالتر شرکت‌کنندگان کمک می‌کند.

با استفاده از این ویژگی‌ها، شما می‌توانید نمای جلسه را به نحوی سفارشی‌سازی کنید که بهترین تجربه را برای شرکت‌کنندگان ارائه دهید و ارتباط و تعامل بین آنها را تقویت کنید.

☑️ نظرسنجی

قابلیت Polling در Skype for Business به شما این امکان را می‌دهد که نظرات و اولویت‌های کسب و کار خود را با شرکت‌کنندگان در جلسات به اشتراک بگذارید و از آنها بازخورد بگیرید. با این ویژگی، می‌توانید به طور مستقیم در حین مکالمات گروهی نظرات شرکت‌کنندگان را جمع‌آوری کرده و تصمیمات بهتری بگیرید.

مزایای استفاده از قابلیت Polling شامل:

• جمع‌آوری نظرات فوری: شما می‌توانید در هنگام برگزاری جلسات به شکل فوری نظرات شرکت‌کنندگان را در مورد موضوعات مختلف بپرسید و نظرات آنها را جمع‌آوری کنید.
• تصمیم‌گیری بهتر: با داشتن دید کامل از نظرات شرکت‌کنندگان، می‌توانید تصمیمات بهتری برای کسب و کار خود بگیرید و به چالش‌ها و مسائل برخورد کنید.
• پیشرفت در مذاکرات: این ویژگی می‌تواند به مذاکرات و تفاهمات میان شرکت‌کنندگان کمک کند و فرایند تصمیم‌گیری را تسهیل کند.
• کنترل بر نمایش نتایج: به عنوان میزبان، شما می‌توانید تصمیم بگیرید که نتایج نظرسنجی را به شرکت‌کنندگان نمایش دهید یا پنهان نگه دارید.
• پخش نظرات: شما می‌توانید نتایج نظرسنجی را به شکل پخش دریافت کنید و نظرات شرکت‌کنندگان را به دقت بشنوید.

با استفاده از قابلیت Polling، شما می‌توانید بهترین استفاده را از جلسات خود برداشته و بازخوردهای شرکت‌کنندگان را بهبود بخشیده و تصمیمات بهتری بگیرید.

☑️ Broadcasting

ویژگی پخش جلسه اسکایپ برای کسب و کارها و سازمان‌ها امکانات بسیاری را فراهم می‌کند تا ارتباط و تبادل اطلاعات را بهبود بخشد و جلسات را برای تعداد زیادی از شرکت‌کنندگان دسترسی‌پذیر کند. برخی از مزایای این ویژگی شامل موارد زیر است:

• پخش به تعداد بزرگی از شرکت‌کنندگان: شما می‌توانید محتوای جلسه را به تا 10000 شرکت‌کننده پخش کنید، که این امکان به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا با تعداد بسیار زیادی از افراد ارتباط برقرار کنند.
• به اشتراک گذاری آسان: شما می‌توانید جلسات ویدیویی را به آسانی به Office 365 Video ارسال کنید، که این امر به شما امکان می‌دهد تا محتوای جلسات را برای مرور بعدی یا به اشتراک‌گذاری با افراد دیگر در سازمان خود فراهم کنید.
• قابل دسترسی از طریق مرورگر وب: شرکت‌کنندگان می‌توانند با استفاده از یک مرورگر وب به سرورهای Microsoft Azure متصل شوند و جلسات را به صورت زنده تماشا کنند، که این امکان باعث می‌شود هر کسی که دسترسی به اینترنت دارد بتواند به جلسات شما ملحق شود.

به کمک این ویژگی‌های پخش جلسه، شما می‌توانید به راحتی و با کیفیت بالا جلسات خود را برگزار کرده و از تعامل بیشتر با شرکت‌کنندگان و ارائه محتوای ارزشمند به تعداد بیشتری از افراد بهره‌مند شوید.

☑️ قابلیت ضبط

ویژگی ضبط در Skype for Business یک ابزار قدرتمند است که به شما امکان می‌دهد جلسات خود را ضبط کنید و بعداً آنها را مرور کنید یا با دیگران به اشتراک بگذارید. این ویژگی به شما امکان می‌دهد از محتوای جلسات بهره بیشتری بردارید و از آن به عنوان منبعی برای آموزش، مرور، یا به اشتراک‌گذاری با دیگران استفاده کنید. برخی از ویژگی‌های این قابلیت شامل موارد زیر است:

• ضبط چندین جنبه: شما می‌توانید مختلف جنبه‌های جلسات خود را ضبط کنید، از جمله ویدیو، صدا، اشتراک‌گذاری صفحه، جزوات، و غیره.
• تنظیم وضوح ضبط: شما می‌توانید کیفیت وضوح ضبط را تنظیم کنید، از جمله کیفیت تصویر و صدا، تا اطمینان حاصل شود که ضبط بهترین کیفیت را دارد.
• آسانی استفاده: ویژگی ضبط در Skype for Business بسیار آسان برای استفاده است و شما می‌توانید با یک کلیک ساده جلسات خود را ضبط کنید و بعداً به آنها دسترسی داشته باشید.
• استفاده بعدی: پس از ضبط، شما می‌توانید محتوای ضبط شده را برای مرور، آموزش، یا به اشتراک‌گذاری با دیگران استفاده کنید، که این امر می‌تواند در افزایش بهره‌وری و انتقال دانش مفید باشد.

با استفاده از قابلیت ضبط در Skype for Business، شما می‌توانید از تمامی جنبه‌های جلسات خود بهره بگیرید و محتوای مفید و ارزشمندی را ایجاد کنید که به سایر افراد مفید باشد.

☑️ حساب مهمان

ویژگی حساب مهمان در Skype for Business به شما امکان می‌دهد به جلسات بپیوندید بدون احراز هویت یا نیاز به حساب کاربری. این ویژگی بسیار مفید است زیرا به افرادی که حساب کاربری خاصی ندارند یا می‌خواهند به سرعت و بدون نیاز به ثبت‌نام در سرویس، به جلسات شما ملحق شوند. برخی از مزایای استفاده از حساب مهمان شامل موارد زیر است:

• دسترسی آسان: بدون نیاز به حساب کاربری، افراد می‌توانند به سرعت و آسانی به جلسات شما ملحق شوند، که این امر زمان و دردسر ثبت‌نام را صرفه‌جویی می‌کند.
• عدم نگرانی از حفظ اطلاعات شخصی: زمانی که از حساب مهمان استفاده می‌شود، افراد نگران نیستند که اطلاعات شخصی‌شان در اختیار سرویس قرار گیرد، زیرا هیچ اطلاعات شناسایی شخصی به اشتراک گذاشته نمی‌شود.
• افزایش امنیت: با احراز هویت مهمان، می‌توانید از افراد دیگری که از طریق حساب مهمان به جلسه ملحق می‌شوند، اطمینان حاصل کنید و از افراد غیرمجاز جلوگیری کنید.
• سرعت و آسانی برای میزبان و شرکت‌کنندگان: این ویژگی به میزبانان و شرکت‌کنندگان امکان می‌دهد به سرعت و بدون دردسر به جلسات دسترسی پیدا کنند و از آنها بهره ببرند.

استفاده از حساب مهمان در Skype for Business یک گزینه مناسب برای برگزاری جلسات با شرکت‌کنندگانی است که از حساب کاربری خاصی برخوردار نیستند یا می‌خواهند به سرعت به جلسات شما ملحق شوند.

☑️ کنفرانس PSTN (شبکه تلفن سوئیچ شده عمومی)

کنفرانس PSTN (شبکه تلفن سوئیچ شده عمومی) امکانات مهمی را به کاربران Skype for Business فراهم می‌کند، به ویژه زمانی که دسترسی به اینترنت محدود است یا امکانات شبکه موجود نیست. برخی از ویژگی‌های کلیدی این راه حل شامل موارد زیر است:

• پیوستن به کنفرانس با تلفن: کاربران می‌توانند با شماره تلفن مشخصی به کنفرانس پیوسته و از طریق تلفن به جلسه بپیوندند، که این امکان به آن‌ها اجازه می‌دهد در صورت عدم دسترسی به اینترنت همچنان به جلسه شرکت کنند.
• مشاهده و کنترل شرکت‌کنندگان: با ملاقات Roaster و Controls، می‌توانید لیستی از افرادی که از طریق تلفن یا اینترنت به کنفرانس پیوسته‌اند را مشاهده کنید و حتی بتوانید افراد را بی صدا کنید یا کنترل دیگری را بر روی آن‌ها اعمال کنید.
• اتصال از راه دور: این ویژگی به افرادی که از جای دیگری خارج از دفتر یا محل کار هستند اجازه می‌دهد به جلسات شرکت کنند، حتی اگر دسترسی به اینترنت نداشته باشند.
• راحتی و سهولت استفاده: کاربران با استفاده از تلفن‌های خود به راحتی و با استفاده از شماره تلفن مشخص، می‌توانند به جلسات پیوسته و از ویژگی‌های مفید این کنفرانس استفاده کنند.

به کمک کنفرانس PSTN، کاربران می‌توانند با هر شرایط ارتباطی، از جمله اتصال از طریق تلفن، به جلسات پیوسته و از امکانات متنوع و کارآمد Skype for Business بهره‌مند شوند.

☑️ لابی جلسه

ویژگی لابی جلسه (Meeting Lobby) یک ابزار مهم در Skype for Business است که به شما اجازه می‌دهد برای جلساتی که دارای اطلاعات حساس و محرمانه هستند، سطح دسترسی و کنترل بیشتری داشته باشید. این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد تا قبل از ورود شرکت‌کنندگان به جلسه، آنها را از طریق لابی جلسه گذرانده و اجازه ورود به جلسه را به آنها بدهید یا آن را از آنها منع کنید. برخی از مزایای استفاده از این ویژگی عبارتند از:

• حفاظت از اطلاعات حساس: با استفاده از لابی جلسه، شما می‌توانید جلساتی که دارای اطلاعات حساس هستند را محافظت کنید و از ورود افراد غیرمجاز به جلسه جلوگیری کنید.
• کنترل بیشتر بر روی دسترسی: با قرار دادن شرکت‌کنندگان در لابی جلسه، شما می‌توانید قبل از ورود آنها به جلسه، هویت و دسترسی آنها را بررسی کنید و تصمیم بگیرید که آنها به جلسه دسترسی داشته باشند یا نه.
• مدیریت بهتر جلسات: با استفاده از لابی جلسه، می‌توانید بهترین تجربه را برای شرکت‌کنندگان جلسه فراهم کنید و از دسترسی به جلسه توسط افراد ناخواسته جلوگیری کنید.
• حفاظت از حقوق مالکیت فکری: این ویژگی به شما امکان می‌دهد تا از حقوق مالکیت فکری خود در جلسات محافظت کنید و از دسترسی غیرمجاز به محتوای حساس جلسه جلوگیری کنید.

با استفاده از ویژگی لابی جلسه در Skype for Business، شما می‌توانید به راحتی از اطلاعات حساس خود در جلسات محافظت کنید و از دسترسی غیرمجاز به جلسات جلوگیری کنید.

☑️ حفظ محتوای جلسه

حفظ محتوای جلسه یک ویژگی مهم در Skype for Business است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا محتوای جلسات خود را برای استفاده بعدی یا به اشتراک‌گذاری با دیگران ذخیره کنند. مدت زمانی که محتوای جلسه حفظ می‌شود، به نوع جلسه و تنظیمات مربوط به آن بستگی دارد. برای مثال:

• برای یک بار: محتوای جلسه برای مدت محدودی، معمولاً حداکثر تا 15 روز از زمانی که آخرین نفر جلسه را ترک کرد، حفظ می‌شود. این مدت زمان می‌تواند برای بررسی مجدد محتوا یا مرور آن برای اهداف آموزشی یا مرجعی بسیار مفید باشد.
• برای Meet: در مورد جلسات Meet، محتوای جلسه معمولاً تا 8 ساعت پس از پایان جلسه حفظ می‌شود. این مدت زمان اغلب برای استفاده فوری از محتوا بعد از جلسه کافی است.

از طریق این ویژگی، کاربران می‌توانند محتوای مهم جلسات خود را برای استفاده بعدی ذخیره کرده و از آن به عنوان منبعی برای مرجعیت و آموزش بهره‌مند شوند. این امکان به آن‌ها کمک می‌کند تا از اطلاعات بهتری برای تصمیم‌گیری‌های آینده و بهبود فرآیندهای کاری خود استفاده کنند.

مزایای اسکایپ برای کسب و کار کوچک و متوسط

استفاده از Skype برای کسب و کار برای شرکت‌های کوچک و متوسط (SME) می‌تواند بهبود ارتباطات، کار گروهی و سازماندهی را تسریع بخشد و به عنوان یک ابزار پرکاربرد در محیط کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد. تعدادی از مزایای Skype for Business برای SME ها عبارتند از:

سادگی استفاده: Skype for Business به راحتی قابل استفاده است و به سرعت قابل تسلط است، که این امر باعث می‌شود کارمندان به سرعت به آن عادت کنند و بتوانند از امکانات آن بهره‌مند شوند.

ارتباط فوری: با استفاده از Skype، کارمندان می‌توانند به راحتی با یکدیگر در تمام طول روز ارتباط برقرار کنند، از جمله ارسال پیام‌های فوری، تماس تلفنی، و جلسات ویدئویی.

کار گروهی: Skype for Business امکانات کار گروهی متنوعی ارائه می‌دهد، از جمله اشتراک گذاری فایل، نمایش صفحات وب، و اجرای جلسات ویدئویی با چندین شرکت‌کننده.

صرفه‌جویی در زمان و هزینه: با استفاده از Skype، می‌توان زمان و هزینه‌های مربوط به سفرهای کاری را کاهش داد و به بهبود کارایی و بهره‌وری کمک کرد.

مدیریت بهتر منابع: امکانات مانند نمایش وضعیت آنلاین کارمندان و برنامه‌ریزی جلسات با استفاده از تقویم‌ها، کمک به مدیران در بهترین استفاده از منابع شرکت و افزایش توانایی همکاران است.

مزایای اسکایپ برای کسب و کار بزرگتر

استفاده از Skype for Business برای شرکت‌های بزرگتر دارای مزایای بسیاری است که به بهبود ارتباطات، همکاری و مدیریت در سطح سازمانی کمک می‌کند. برخی از این مزایا عبارتند از:

ارتباطات موثر: با استفاده از Skype for Business، کارمندان در تمام سطوح سازمانی می‌توانند به سرعت با همکاران خود در سراسر جهان ارتباط برقرار کنند، که این امر به بهبود کارایی و کاربردیت منابع سازمان کمک می‌کند.

کار گروهی: Skype for Business امکانات گسترده‌ای برای کار گروهی ارائه می‌دهد، از جمله جلسات ویدئویی چند نفره، اشتراک گذاری فایل، و هماهنگی کالندر.

مدیریت سازمانی: این ابزار به مدیران امکان می‌دهد تا به راحتی منابع و فعالیت‌های کاری را مدیریت کنند، از جمله نظارت بر وضعیت کارمندان و برنامه‌ریزی جلسات و وظایف.

امنیت: Skype for Business امکانات امنیتی قوی برای حفاظت از اطلاعات حساس سازمان را فراهم می‌کند، از جمله رمزنگاری ارتباطات و کنترل دسترسی کاربران.

پشتیبانی و توسعه: این ابزار از بستری پایدار و پشتیبانی قوی برخوردار است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا از طریق سفارشی‌سازی و گسترش قابلیت‌های Skype for Business، به نیازهای خاص خود پاسخ دهند.

با نحوه استفاده از Skype برای کسب و کار آشنا شوید

همه‌گیری جهانی، به ویژه از اواخر سال 2019 تا به امروز، سبب شده که بسیاری از شرکت‌ها به شیوه‌های کاری از راه دور تغییر کنند و از خانه کار کنند. این تغییر در روال کاری به چالش‌های ارتباطی و کمبود فیزیکی ایجاد کرده است که باید به آنها پاسخ داده شود.

Skype for Business از جمله ابزارهایی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از این چالش‌ها غلبه کنند. این ابزار امکاناتی برای برقراری ارتباطات مجازی ارائه می‌دهد، از جمله کنفرانس‌های ویدیویی، چت‌های فوری، و اشتراک فایل.

مایکروسافت تصمیم گرفته است تا Skype for Business را با Microsoft Teams جایگزین کند. Microsoft Teams ابزاری جامع‌تر و پیشرفته‌تر برای همکاری و ارتباطات در محیط کسب و کار است که امکانات بیشتری نسبت به Skype for Business دارد.

تغییر به Microsoft Teams به معنای تسهیل در استفاده از امکانات پیشرفته‌تری برای همکاری و ارتباطات در محیط کسب و کار است. و این مهم است که کاربران جدید Office دیگر نمی‌توانند Skype for Business را دانلود کنند، بنابراین استفاده از Microsoft Teams به عنوان جایگزین مناسبی خواهد بود.

برای آشنایی با استفاده از Skype for Business در محیط کسب و کار، مراحل زیر را دنبال کنید:

مرحله 1: ثبت نام/ورود به حساب کاربری Skype for Business مربوطه:

• ابتدا باید یک حساب کاربری Skype for Business بسازید یا با حساب موجود وارد شوید.
• اگر شما یک حساب Office 365 دارید، ممکن است بتوانید به راحتی از Skype for Business استفاده کنید.

مرحله 2: تنظیم وضعیت در دسترس بودن:

پس از ورود به حساب کاربری، وضعیت در دسترس بودن خود را تنظیم کنید تا دیگران بدانند که آیا آماده ارتباط هستید یا خیر.

مرحله 3: راه اندازی و همگام‌سازی مخاطبین:

• افرادی که می‌خواهید با آنها تماس بگیرید را به لیست مخاطبین خود اضافه کنید و مطمئن شوید که آنها همچنین دارای Skype for Business هستند.

مرحله 4: برقراری تماس:

• از لیست مخاطبین خود فرد مورد نظر را پیدا کرده و برای برقراری تماس روی نماد صدا یا تصویر کلیک کنید.

مرحله 5: کنفرانس ویدیویی:

• با استفاده از گزینه های کنفرانس ویدیویی Skype for Business، می‌توانید جلسات ویدیویی با چندین شرکت‌کننده برگزار کنید و از مزایای برقراری ارتباط چهره به چهره بهره ببرید.

مرحله 6: به اشتراک گذاری صفحه:

• در طول تماس‌ها، می‌توانید صفحه خود را به اشتراک بگذارید تا دیگران بتوانند بر روی محتوای آن تمرکز کنند و به صورت همزمان با شما به مشاهده آن بپردازند.

با دنبال کردن این مراحل، می‌توانید به بهره‌وری بیشتر و ارتباطات بهتر در محیط کسب و کار خود دست یابید و از امکانات Skype for Business بهره‌مند شوید.

سرویس Microsoft Teams جایگزین اسکایپ می شود

این تغییر در طراحی مایکروسافت و جایگزینی Microsoft Teams به جای اسکایپ برای کسب‌وکارها و سازمان‌ها، نشان از تمرکز این شرکت بر روی ارتقای سرویس‌های ارتباطی و همکاری در محیط‌های کاری دارد. Microsoft Teams با امکانات و قابلیت‌های بیشتری نسبت به اسکایپ، بهترین راهکار برای ارتباطات مجازی، همکاری و مدیریت پروژه‌ها را فراهم می‌کند.

با استفاده از Microsoft Teams، کاربران می‌توانند به راحتی به میزبانی جلسات تصویری بپردازند، چت‌های گروهی را انجام دهند و فایل‌ها را به اشتراک بگذارند. همچنین، امکان ادغام با سایر ابزارهای Office 365 این ابزار را به یک پلتفرم جامع برای ارتباطات و همکاری در محیط‌های کاری تبدیل کرده است.

این تغییر نه تنها بهبود و گسترش ارتباطات و همکاری در سازمان‌ها را ترویج می‌کند، بلکه نشان از تمایل مایکروسافت به ارائه راهکارهای بهتر و متناسب با نیازهای روزانه کاربران است. با استفاده از Microsoft Teams، سازمان‌ها می‌توانند بهبود کارایی و عملکرد خود را افزایش دهند و به یک محیط کاری مبتنی بر همکاری و ارتباطات مؤثر دست یابند.

یکپارچه سازی با Office 365

Office 365 به عنوان یکی از تکنولوژی های پیشرفته موجود در بازار، امکان یکپارچه سازی و به حداکثر رساندن کارایی سازمان را فراهم می کند. با استفاده از Office 365، کاربران می توانند به صورت آسان و سریع به ابزارهای مختلفی مانند ایمیل، مجموعه ای از برنامه های Office، اشتراک گذاری فایل، تقویم و کنفرانس های تصویری دسترسی داشته باشند. این یکپارچه سازی امکان تسهیل در ارتباطات داخلی و خارجی سازمان، بهبود همکاری تیمی و تسریع فرآیندهای کسب و کار را فراهم می کند. با استفاده از ابزارهای Office 365، سازمان ها می توانند به صورت کارآمدتری با همکاران و مشتریان خود در ارتباط باشند و برای رشد و توسعه کسب و کار خود تلاش کنند. این نرم افزار با توجه به قابلیت ها و ویژگی های خود، تفاوت های آن با Skype را نشان می دهد و به توسعه و بهبود ارتباطات سازمانی کمک می کند.

اقدامات امنیتی و انطباق اجباری

در زمینه اسکایپ برای کسب و کار، اقدامات امنیتی و انطباق اجباری جنبه های بسیار مهمی هستند که باید در نظر گرفته شوند. با افزایش وابستگی به پلتفرم‌های ارتباط دیجیتال، سازمان‌ها باید از حفاظت از داده‌های حساس اطمینان حاصل کرده و انطباق با مقررات را حفظ کنند. Skype for Business ویژگی های امنیتی مختلفی را برای محافظت از مکالمات و تبادل اطلاعات ارائه می دهد. اینها شامل رمزگذاری ارتباطات، احراز هویت چند عاملی و اتصالات شبکه ایمن می شود. علاوه بر این، Skype for Business به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا سیاست‌های انطباق اجباری، مانند حفظ و بایگانی داده‌ها را برای برآورده کردن الزامات قانونی و نظارتی اعمال کنند. با اجرای این اقدامات امنیتی و پروتکل های انطباق اجباری، سازمان ها می توانند خطرات را کاهش داده و امنیت کلی زیرساخت ارتباطی خود را افزایش دهند.

سازگار با دستگاه ها و پلتفرم های مختلف

سازگاری با دستگاه ها و پلتفرم های مختلف نیز یکی از ویژگی های برجسته اسکایپ سازمانی است. با این قابلیت، سازمان ها قادر خواهند بود از اسکایپ سازمانی روی انواع دستگاه ها و پلتفرم های مختلف استفاده کنند، از جمله کامپیوتر ها، تلفن های هوشمند، تبلت ها و دستگاه های دیگر. با این توانایی، کاربران می توانند به راحتی و بدون محدودیت در هر زمان و هر مکانی از اسکایپ سازمانی استفاده کنند و ارتباط بهتری با همکاران و مشتریان خود برقرار کنند. به علاوه، سازمان ها می توانند از اسکایپ سازمانی با انتخاب پلتفرم های مختلف مانند ویندوز، مک، آندروید و iOS استفاده کنند، که این امکان را به آنها می دهد تا اپلیکیشن در هر سیستم عامل راه اندازی و از امکانات آن بهره ببرند.