اگر اهل اشتراک‌گذاری و ذخیره‌سازی فایل هستید، حتماً با این سوال مواجه شده‌اید که تفاوت بین OneDrive for Business و SharePoint چیست؟ ممکن است تصور کنید که این دو ابزار مشابه هستند، چرا که SharePoint در زیرساخت‌های مختلف سازمانی به کار می‌رود و OneDrive for Business نیز تحت همان بستر ارائه می‌شود. به نظر می‌رسد که مرز بین این دو محصول گاهی نامشخص است، اما باید توجه داشت که این دو ابزار با اهداف متفاوتی طراحی شده‌اند.
با درک تفاوت‌ها و شباهت‌های OneDrive for Business و SharePoint، می‌توانید تصمیم بهتری در مورد استفاده از هر یک در سازمان خود بگیرید. در نهایت، هر دو ابزار مکمل یکدیگر هستند و به شما این امکان را می‌دهند که از مزایای ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری و مدیریت اطلاعات به بهترین نحو بهره‌برداری کنید.
ویژگی‌های مناسب برای OneDrive for Business و SharePoint: کدام یک بهتر عمل می‌کند؟
به اشتراک‌گذاری فایل
برای اینکه بدانید چگونه فایل‌ها را در OneDrive for Business یا SharePoint به اشتراک بگذارید، نیازی به تخصص علمی پیچیده یا دانش عمیق تکنیکی نیست. این دو ابزار هرکدام ویژگی‌های خاص خود را دارند که می‌تواند نیازهای مختلف شما را برآورده کند. درک این ویژگی‌ها به شما کمک می‌کند تا به‌طور مؤثر از آن‌ها استفاده کنید و تصمیم بگیرید که کدام ابزار برای اشتراک‌گذاری فایل‌ها در شرایط خاص شما مناسب‌تر است.
OneDrive for Business در هسته خود به عنوان یک محصول همگام‌سازی طراحی شده است که از اشتراک‌گذاری فایل‌ها پشتیبانی می‌کند. این ابزار برای ذخیره‌سازی و مدیریت فایل‌های فردی بهینه شده و به کاربران این امکان را می‌دهد که فایل‌های خود را به صورت آنلاین ذخیره کنند و به راحتی با دیگران به اشتراک بگذارند. به‌طور خاص، OneDrive for Business برای اشتراک‌گذاری فایل‌هایی که به یک فرد خاص مربوط می‌شود یا نیاز به اشتراک‌گذاری محدود دارند، بسیار مناسب است.
به عنوان مثال، هنگامی که پیوست‌های ایمیل شما از حد مجاز حجم عبور می‌کنند، OneDrive for Business به‌طور پیش‌فرض این فایل‌های بزرگ را از طریق لینک‌های اشتراک‌گذاری ارسال می‌کند. این ویژگی به کاربران اجازه می‌دهد تا فایل‌های بزرگ را به راحتی به دیگران ارسال کنند و از محدودیت‌های فضای ایمیل فراتر روند. همچنین، قابلیت همگام‌سازی فایل‌ها بین دستگاه‌های مختلف و یکپارچگی با سایر محصولات مایکروسافت، تجربه کاربری را ساده‌تر و کارآمدتر می‌کند.
در عوض، SharePoint به دلیل قابلیت‌های پیشرفته‌تری که ارائه می‌دهد، برای استفاده در سطح تیمی و سازمانی طراحی شده است. این ابزار امکانات گسترده‌ای برای مدیریت، سازماندهی و به اشتراک‌گذاری فایل‌ها در محیط‌های همکاری و پروژه‌های بزرگ فراهم می‌آورد. SharePoint به شما این امکان را می‌دهد که با ایجاد سایت‌های تیمی، کتابخانه‌های مستندات، و جریان‌های کاری پیچیده، به مدیریت محتوای سازمانی بپردازید و دسترسی به فایل‌ها را با دقت بیشتری کنترل کنید. این ویژگی‌ها به ویژه برای اشتراک‌گذاری فایل‌هایی که نیاز به همکاری گسترده‌تر یا مدیریت دقیق‌تر دارند، بسیار مفید است.
برای تعیین اینکه کدام ابزار برای اشتراک‌گذاری فایل‌های شما مناسب‌تر است، باید به نوع فایل‌هایی که با آن‌ها سر و کار دارید توجه کنید:
- فایل‌های فردی و شخصی: اگر فایل‌ها بیشتر به فردی خاص تعلق دارند و نیاز به اشتراک‌گذاری محدود با تعداد کمی از همکاران دارند، OneDrive for Business گزینه بهتری است. این ابزار برای مدیریت و به اشتراک‌گذاری فایل‌های شخصی و در حال پردازش، به خوبی عمل می‌کند.
- فایل‌های تیمی و پروژه‌ای: اگر فایل‌ها به یک دپارتمان یا پروژه خاص مربوط می‌شوند و نیاز به اشتراک‌گذاری با تعداد زیادی از اعضای تیم یا سازمان دارند، SharePoint گزینه مناسب‌تری است. SharePoint با ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند کنترل نسخه، مدیریت مجوزها و ایجاد سایت‌های پروژه، امکان مدیریت مؤثرتر و همکاری گسترده‌تر را فراهم می‌آورد.
❕
در نهایت، برای اشتراک‌گذاری فایل‌های مربوط به تیم‌ها یا پروژه‌ها، استفاده از SharePoint توصیه می‌شود. به‌طور کلی، قانون کلی این است که اگر فایل‌ها یا پوشه‌ها باید به اشتراک گذاشته شوند و به همکاری در سطح تیمی نیاز دارند، SharePoint گزینه مناسب‌تری خواهد بود. این ابزار به دلیل قابلیت‌های پیشرفته‌اش در مدیریت محتوا و همکاری تیمی، عملکرد بهتری نسبت به OneDrive for Business در این زمینه دارد.
ذخیره‌سازی فایل‌ها
OneDrive for Business به عنوان یک فضای ذخیره‌سازی ابری به صورت پرداختی عمل می‌کند که به کاربران این امکان را می‌دهد تا فایل‌های خود را به صورت آنلاین ذخیره کنند و از هر مکان و دستگاهی به آن‌ها دسترسی داشته باشند. این ابزار به طور خاص برای نیازهای فردی طراحی شده است و به کاربران اجازه می‌دهد که فایل‌های شخصی و کارهای در حال پردازش خود را در یک مکان امن ذخیره کنند.
OneDrive for Business به طور کلی به عنوان یک ابزار همگام‌سازی و ذخیره‌سازی برای افراد طراحی شده است. فضای ذخیره‌سازی ارائه‌شده در این ابزار به طرح Office 365 انتخابی شما بستگی دارد و محدودیت‌هایی برای حجم فضای ذخیره‌سازی وجود دارد که معمولاً به برنامه اشتراک انتخاب‌شده مربوط می‌شود. برای مثال، بسته‌های مختلف Office 365 فضای ذخیره‌سازی متفاوتی ارائه می‌دهند، که ممکن است از چند گیگابایت تا چند ترابایت متغیر باشد.
SharePoint، از سوی دیگر، به عنوان یک پلتفرم جامع برای مدیریت محتوا و همکاری تیمی طراحی شده است. SharePoint برای مدیریت محتوای سازمانی و همکاری تیم‌ها در سطح سازمانی بسیار مناسب است و این امکان را به کاربران می‌دهد تا سایت‌ها، کتابخانه‌های مستندات و پورتال‌های مختلفی را ایجاد و مدیریت کنند. یکی از ویژگی‌های کلیدی SharePoint این است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا سایت‌های مختلفی را برای پروژه‌ها و تیم‌ها ایجاد کنند. این سایت‌ها می‌توانند تا حجم‌های بسیار زیادی از داده‌ها را ذخیره کنند. به طور خاص، SharePoint Online فضای ذخیره‌سازی تا 1 ترابایت برای هر سایت ارائه می‌دهد، و در نسخه‌های محلی SharePoint، این ظرفیت می‌تواند تا 25 ترابایت افزایش یابد. این ظرفیت بالا برای سازمان‌های بزرگ و پروژه‌های پیچیده بسیار مناسب است و امکان مدیریت مقادیر زیادی از داده‌ها را فراهم می‌آورد.
OneDrive for Business بیشتر برای استفاده فردی و ذخیره‌سازی فایل‌های شخصی طراحی شده است، در حالی که SharePoint برای ذخیره‌سازی و مدیریت محتوای سازمانی و تیمی مناسب است. OneDrive for Business یک ابزار همگام‌سازی است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا فایل‌های خود را بین دستگاه‌های مختلف همگام‌سازی کنند و به صورت خصوصی آن‌ها را ذخیره کنند. در مقابل، SharePoint به عنوان یک پلتفرم باز برای همکاری مشترک و مدیریت محتوای سازمانی عمل می‌کند و به کاربران این امکان را می‌دهد که فایل‌ها و مستندات را در سطح سازمانی مدیریت کنند.
OneDrive for Business، کنترل کامل بر روی فایل‌های ذخیره‌شده با فرد کاربر باقی می‌ماند، حتی اگر این فایل‌ها با سایر کاربران به اشتراک گذاشته شوند. به عبارت دیگر، فردی که فایل‌ها را ذخیره کرده است، می‌تواند تنظیمات دسترسی و اشتراک‌گذاری آن‌ها را به طور کامل مدیریت کند. در SharePoint، مدیریت محتوا و دسترسی‌ها می‌تواند توسط مدیران سایت و تیم‌ها به اشتراک گذاشته شود و مدیریت مجوزها و دسترسی‌های مختلف برای اعضای تیم و پروژه‌ها انجام می‌شود.
❕
OneDrive for Business به خوبی به عنوان پلتفرمی برای ذخیره‌سازی فایل‌های فردی و همگام‌سازی آن‌ها بین دستگاه‌های مختلف عمل می‌کند. این ابزار مناسب برای استفاده شخصی و کارهای در حال پردازش است و محدودیت‌های ذخیره‌سازی به طرح Office 365 انتخابی شما بستگی دارد. در عوض، SharePoint به عنوان یک پلتفرم جامع برای مدیریت محتوا و همکاری تیمی در سطح سازمانی عمل می‌کند. این ابزار مناسب برای ذخیره‌سازی حجم‌های زیاد داده‌ها و مدیریت محتوا در محیط‌های سازمانی است و امکان ایجاد سایت‌های تیمی و مدیریت پروژه‌ها را به طور مؤثر فراهم می‌آورد.
مدیریت پروژه
SharePoint به عنوان یک پلتفرم جامع و قدرتمند برای مدیریت پروژه‌ها شناخته می‌شود. این ابزار به طور خاص برای همکاری تیمی و مدیریت پروژه طراحی شده و امکانات گسترده‌ای را برای تیم‌ها و سازمان‌ها فراهم می‌آورد.
SharePoint امکان ایجاد سایت‌های اختصاصی برای هر پروژه را فراهم می‌آورد. این سایت‌ها می‌توانند شامل ویژگی‌های مختلفی از جمله تقویم‌های پروژه، فهرست‌های وظایف، اسناد پروژه و انجمن‌های بحث و تبادل نظر باشند. این ویژگی‌ها به تیم‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات پروژه را به صورت متمرکز و سازمان‌یافته مدیریت کنند.
SharePoint دارای کتابخانه‌های مستندات پیشرفته‌ای است که به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا فایل‌های پروژه را ذخیره کرده و به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشند. این کتابخانه‌ها از قابلیت‌های مدیریت نسخه و کنترل دسترسی بهره‌مند هستند، که به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد تا تغییرات را پیگیری کنند و از امنیت فایل‌ها مطمئن شوند. علاوه بر مدیریت پروژه‌ها، SharePoint به عنوان یک پورتال برای منابع انسانی و سایر بخش‌های سازمان نیز استفاده می‌شود. این پورتال‌ها می‌توانند شامل اطلاعات آموزشی، سیاست‌های داخلی، و فرم‌های مرتبط با کارکنان باشند. همچنین به کاربران این امکان را می‌دهد که از هر نقطه جغرافیایی به سایت‌های پروژه دسترسی داشته باشند. این ویژگی به ویژه برای تیم‌های پراکنده و پروژه‌هایی که در چندین مکان جغرافیایی در حال اجرا هستند، بسیار مفید است.
OneDrive for Business به طور کلی به عنوان یک ابزار ذخیره‌سازی و اشتراک فایل عمل می‌کند و در مقایسه با SharePoint، دارای ویژگی‌های مدیریت پروژه محدودتری است.
OneDrive for Business به طور خاص برای ذخیره‌سازی فایل‌های فردی و اشتراک‌گذاری آن‌ها با تعداد محدودی از همکاران طراحی شده است. این ابزار برای پروژه‌های کوچکتر و فایل‌هایی که نیاز به همکاری گسترده ندارند، مناسب است. با توجه به نیازهای پروژه و تیم خود، می‌توانید از نقاط قوت هر یک از این ابزارها بهره‌برداری کنید و تصمیم بهینه‌ای برای مدیریت پروژه‌های خود بگیرید.
❕
برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده که نیاز به همکاری تیمی گسترده و مدیریت محتوا در سطح سازمانی دارند، SharePoint گزینه مناسب‌تری است. با قابلیت‌های گسترده‌ای که ارائه می‌دهد، این ابزار می‌تواند به شما کمک کند تا پروژه‌ها را به طور مؤثرتر مدیریت کرده و اطلاعات را به صورت سازمان‌یافته نگه دارید.
همکاری
SharePoint به دلیل قابلیت‌های پیشرفته در زمینه همکاری و مدیریت محتوای سازمانی به یکی از محبوب‌ترین ابزارها برای کسب و کارها تبدیل شده است. این پلتفرم به طور خاص برای تسهیل همکاری تیمی و سازمانی طراحی شده و دارای ویژگی‌های متعددی است که به اعضای تیم کمک می‌کند تا به طور مؤثرتر با یکدیگر کار کنند.
SharePoint به اعضای تیم این امکان را می‌دهد که به طور همزمان بر روی مستندات کار کنند و تغییرات را به صورت بلادرنگ مشاهده کنند. این ویژگی به ویژه در پروژه‌های تیمی و فعالیت‌هایی که نیاز به تعامل مداوم دارند، بسیار مفید است. تیم‌ها می‌توانند به راحتی به اسناد مشترک دسترسی داشته و تغییرات را به طور همزمان اعمال کنند. بسیاری از شرکت‌ها از SharePoint به عنوان یک اینترانت داخلی برای مدیریت اطلاعات و همکاری استفاده می‌کنند. این پلتفرم امکان ایجاد و مدیریت سایت‌های تیمی، پورتال‌های منابع انسانی، و سیستم‌های مدیریت اسناد را فراهم می‌آورد. این سایت‌ها می‌توانند شامل فهرست‌های وظایف، تقویم‌های پروژه، و ابزارهای ارتباطی برای تسهیل همکاری باشند.
در OneDrive for Business، فایل‌هایی که آپلود می‌کنید به‌طور پیش‌فرض خصوصی هستند و تنها با کسانی که مجوزهای دسترسی را به آن‌ها داده‌اید، قابل مشاهده است. برای همکاری، باید به صورت دستی مجوزهای دسترسی را تغییر دهید و فایل‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارید. اگرچه OneDrive for Business قابلیت‌هایی برای همکاری ارائه می‌دهد، این ابزار برای پروژه‌های بزرگ و همکاری‌های تیمی گسترده طراحی نشده است.
❕
برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده و همکاری تیمی گسترده، SharePoint با امکانات پیشرفته‌ای که ارائه می‌دهد، گزینه مناسب‌تری است. این ابزار با قابلیت‌های مدیریت مجوز و همکاری بلادرنگ، به تیم‌ها کمک می‌کند تا به طور مؤثرتر با یکدیگر همکاری کنند و پروژه‌ها را به صورت سازمان‌یافته مدیریت کنند.
امنیت: چرا شیرپوینت برنده است؟
یکی از ویژگی‌های بارز شیرپوینت، قابلیت کنترل نسخه پیشرفته آن است. این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که تغییرات مختلفی که روی یک فایل انجام شده را به‌طور سیستماتیک ثبت کنید. این قابلیت به حفظ درجه خوبی از کنترل بر روی فایل‌ها کمک می‌کند، به ویژه در محیط‌هایی که نیاز به نگهداری تاریخچه تغییرات و بازگشت به نسخه‌های قبلی فایل‌ها وجود دارد. با استفاده از کنترل نسخه، شما می‌توانید به راحتی تغییرات را پیگیری کنید و در صورت نیاز، به نسخه‌های قبلی فایل‌ها برگردید.
شیرپوینت یک سیستم مدیریت متمرکز را از طریق داشبورد ارائه می‌دهد که به مدیران سیستم این امکان را می‌دهد تا وظایف مدیریتی و امنیتی را از یک مکان متمرکز انجام دهند. این داشبورد به مدیران اجازه می‌دهد تا به صورت جامع و یکپارچه به مدیریت سیستم بپردازند و تمامی نیازهای امنیتی و مدیریتی را تحت کنترل داشته باشند. از جمله امکاناتی که این داشبورد فراهم می‌آورد عبارتند از:
- دسترسی به خدمات: امکان دسترسی به تمام خدمات و ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت و نظارت بر سیستم.
- مدیریت انطباق: نظارت بر انطباق با سیاست‌های امنیتی و قوانین مربوط به داده‌ها.
- سفارشی‌سازی قطعات وب: تنظیم و سفارشی‌سازی قطعات وب برای بهبود تجربه کاربری و تطابق با نیازهای سازمان.
- دسترسی به کتابخانه‌ها: مدیریت و نظارت بر کتابخانه‌های مستندات و محتوای سازمان.
- رمزگذاری اتصالات: فراهم کردن امنیت از طریق رمزگذاری اتصالات و داده‌های حساس.
- پیش‌نمایش فایل‌ها: امکان مشاهده پیش‌نمایش فایل‌ها بدون نیاز به دانلود آن‌ها.
- شناسایی محتوای حساس: شناسایی و مدیریت محتوای حساس برای حفاظت از داده‌های مهم.
- پشتیبانی از فایل‌های بزرگ: امکان مدیریت و ذخیره‌سازی فایل‌های بزرگ بدون مشکل.
- جستجو: قابلیت جستجوی پیشرفته برای دسترسی سریع به اطلاعات و مستندات.
- کنترل OneDrive: امکان مدیریت و نظارت بر OneDrive for Business از طریق داشبورد شیرپوینت.
- کنترل پورت‌ها و رمزگذاری‌ها: مدیریت پورت‌های SMTP و رمزگذاری‌های SMTP برای امنیت ارتباطات.
شیرپوینت به مدیران این امکان را می‌دهد که دسترسی‌ها و مجوزهای کاربران را به‌طور دقیق و بر اساس نقش‌های مختلف تنظیم کنند. این قابلیت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا دسترسی به اطلاعات و منابع را به صورت دقیق و بر اساس نیازهای هر کاربر مدیریت کنند. به عنوان مثال، می‌توان مشخص کرد که کدام کاربران مجاز به مشاهده، ویرایش، یا مدیریت اسناد خاص هستند و دسترسی‌های لازم را به‌طور دقیق تخصیص داد.
❕
شیرپوینت با ارائه امکانات پیشرفته در زمینه امنیت، مدیریت داده‌ها، و کنترل دسترسی، به وضوح در مقایسه با OneDrive for Business برتری دارد. این ابزار با فراهم کردن یک سیستم مدیریت متمرکز و ویژگی‌های امنیتی قدرتمند، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا داده‌های خود را به صورت امن و کارآمد مدیریت کنند و فرآیندهای اداری و امنیتی را به‌طور مؤثر نظارت کنند. برای سازمان‌هایی که نیاز به حفاظت از داده‌ها، مدیریت پیچیده‌تری از مستندات و کنترل دقیق دسترسی دارند، شیرپوینت انتخاب برتری است.
سخن پایانی
SharePoint و OneDrive for Business هر دو ابزارهای حیاتی و قدرتمندی هستند که به عنوان اجزای کلیدی مجموعه Office 365 به کسب و کارها کمک می‌کنند. این ابزارها نقش مهمی در بهبود عملکرد و بهره‌وری سازمان‌ها ایفا می‌کنند و مدیریت مؤثر آن‌ها می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر روی دید و کارایی کسب و کار شما داشته باشد.
SharePoint با ارائه امکانات گسترده در زمینه مدیریت محتوا، همکاری تیمی، و امنیت، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که پروژه‌ها و داده‌های خود را به طور مؤثر مدیریت کنند. از سوی دیگر، OneDrive for Business با تمرکز بر اشتراک‌گذاری و ذخیره‌سازی فایل‌ها، به کاربران این امکان را می‌دهد که به راحتی فایل‌های شخصی و پروژه‌های کوچکتر را مدیریت و به اشتراک بگذارند.
برای استفاده بهینه از این ابزارها و بهره‌برداری کامل از ویژگی‌های آن‌ها، مدیریت درست و دانش کافی از قابلیت‌های هر یک از آن‌ها ضروری است.
