نکات و ترفندهای ضروری Microsoft Copilot در Outlook و Teams

تصور کنید روز کاری خود را با ابزارهایی شروع کنید که نیازهای شما را پیش‌بینی کرده و زمان صرف شده برای مدیریت ایمیل‌ها، زمان‌بندی جلسات و هماهنگی با تیم را کاهش دهند.

با Microsoft Copilot در Outlook و Teams، این فقط یک امکان نیست—بلکه هم‌اکنون در دسترس است. با یکپارچه‌سازی بدون مشکل با ابزارهایی که قبلاً از آن‌ها استفاده می‌کنید، Copilot به گونه‌ای طراحی شده است که روال‌های روزانه شما را ساده‌تر کرده و بهره‌وری شما را افزایش دهد، کمک می‌کند که روی آنچه که واقعاً اهمیت دارد، تمرکز کنید. این راهنمای Microsoft Copilot مملو از نکات عملی است که به شما کمک می‌کند تا ویژگی‌های جدید Outlook را پیمایش کرده و ارتباطات تیمی در Teams را بهینه کنید. چه از Copilot برای سازمان‌دهی ایمیل‌ها، نوشتن پاسخ‌ها یا اتوماسیون خلاصه جلسات استفاده کنید، این ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی روند کاری شما را روان و کارآمد نگه می‌دارد.

✅انتخاب لایسنس مناسب Microsoft Copilot برای تیم شما

بهترین گزینه را برای نیازهای خود انتخاب کنید

اضافه کردن Copilot به مجموعه مایکروسافت شما ساده است، اما انتخاب طرحی که بهترین تناسب را با نیازهای تیم شما داشته باشد، ضروری است.

Copilot به عنوان یک افزونه 30 دلار به ازای هر کاربر به صورت سالانه قابل خرید است، اما مایکروسافت گزینه‌های بیشتری برای انعطاف‌پذیری بیشتر فراهم کرده است. در ابتدا، این سرویس محدود به طرح‌های بالاتر مانند Business Premium و Enterprise E5 بود، اما اکنون Copilot در طرح‌هایی مانند Exchange Plan 1، SharePoint Plan 1 و OneDrive Plan 1 نیز در دسترس است. به این ترتیب، کاربران در تیم‌های مختلف می‌توانند از ویژگی‌های Copilot بدون نیاز به ارتقاء گران‌قیمت به طرح‌های بالاتر استفاده کنند.

برای تیم‌هایی که به مجموعه کامل ابزارهای مایکروسافت نیاز دارند، طرح‌هایی مانند Business Basic امکان استفاده از Copilot در Teams، SharePoint و OneDrive را فراهم می‌کنند—که گزینه‌ای مقرون به صرفه بدون کاهش ویژگی‌ها است.

 اگر تیم شما عمدتاً به ویژگی‌های Copilot برای مدیریت ایمیل یا همکاری پایه نیاز دارد، ماندن در Business Basic می‌تواند روشی مقرون به صرفه برای بهره‌برداری حداکثری از Copilot بدون پرداخت هزینه‌های اضافی برای خدمات اضافی باشد.

 

✅مدیریت ایمیل‌ها با Copilot در Outlook

ویژگی‌های مدیریت ایمیل Microsoft Copilot سازماندهی صندوق ورودی را ساده‌تر کرده و انجام امور مربوط به حجم بالای پیام‌ها را آسان‌تر می‌کند. در اینجا سه روش کلیدی که Copilot می‌تواند به شما کمک کند تا بر ایمیل‌ها در هر دو نسخه Classic و New Outlook مسلط باشید، آورده شده است:

خلاصه‌سازی گفتگوهای طولانی با یک کلیک

آیا تاکنون از یک رشته ایمیل که تمام نمی‌شود، احساس خستگی کرده‌اید؟ دکمه خلاصه‌سازی Copilot یک نمای کلی سریع ارائه می‌دهد که نکات اصلی را استخراج کرده تا بتوانید بدون نیاز به اسکرول کردن از روی هر پیام، به روز باشید. این ویژگی به طور یکپارچه در New Outlook ادغام شده است، جایی که ابزارهای Copilot به راحتی در دسترس هستند. در Classic Outlook، شما همچنان می‌توانید دکمه خلاصه‌سازی را پیدا کرده و از آن استفاده کنید، هرچند که کمی کمتر در دسترس است.

در گفتگوهای طولانی ایمیلی، Copilot کل مکالمه را اسکن کرده و نکات کلیدی را برای شما خلاصه می‌کند. این ویژگی صرفه‌جویی در زمان است که به شما اجازه می‌دهد تصویر کلی را مشاهده کنید بدون اینکه مجبور شوید به هر پاسخ مراجعه کنید.

نوشتن پاسخ‌ها به‌سرعت

گاهی اوقات شروع یک پاسخ، سخت‌ترین قسمت است. ابزار Draft Copilot با پیشنهادات مبتنی بر متن کمک می‌کند تا بتوانید پاسخ دهید، پیگیری کنید یا جزئیات را روشن کنید بدون نیاز به نوشتن از ابتدا. این ویژگی در هر دو نسخه Classic و New Outlook در دسترس است و گزینه‌های سفارشی‌سازی در New Outlook برای حفظ لحن پاسخ‌ها به دلخواه شما (رسمی، دوستانه یا مختصر) وجود دارد.

پس از زدن پاسخ، بگذارید Copilot یک پیش‌نویس پیشنهاد دهد. سپس پاسخ را تنظیم کنید تا جزئیات خاص را اضافه کرده یا لحن را مطابق با وضعیت تنظیم کنید. این روش عالی برای پیگیری پاسخ‌ها در حالی که صدای منحصر به فرد خود را حفظ می‌کنید است.

اتوماسیون قوانین صندوق ورودی برای کاهش شلوغی

اگر صندوق ورودی پر دارید، Copilot می‌تواند پیام‌ها را به طور خودکار سازماندهی کند. از Copilot بخواهید قوانین را برای وظایف معمول تنظیم کند، مانند جابجایی ایمیل‌ها از مخاطبان خاص به پوشه‌های خاص یا علامت‌گذاری پیام‌های مهم با پیوست‌ها. این اتوماسیون کمک می‌کند تا پیام‌های کلیدی در هر دو نسخه Classic و New Outlook در مرکز توجه باقی بمانند.

در New Outlook، می‌توانید از Copilot برای تنظیم دسته‌بندی‌های رنگی برای شناسایی سریع استفاده کنید. فقط قانون خود را توضیح دهید، روی "Go" کلیک کنید و Copilot تنظیمات را انجام می‌دهد تا مدیریت صندوق ورودی شما آسان‌تر شود.

✅مدیریت جلسات به‌راحتی با Copilot در Teams

از زمان‌بندی گرفته تا خلاصه‌سازی، Copilot به شما کمک می‌کند که مدیریت جلسات در Teams را آسان‌تر کنید. در اینجا نحوه استفاده از این ویژگی‌ها آورده شده است:

ساده‌سازی زمان‌بندی

برنامه‌ریزی جلسه می‌تواند زمان‌بر باشد، به‌ویژه زمانی که با چندین برنامه‌ریز هماهنگ می‌کنید. ویژگی "Schedule with Copilot" Copilot این کار را با یک کلیک انجام می‌دهد، تقویم شرکت‌کنندگان را اسکن کرده و زمان ایده‌آل را پیدا می‌کند و حتی آیتم‌های دستور جلسه را بر اساس مکالمات قبلی پر می‌کند.

نکته: اگر جلسه را از یک ایمیل یا رشته چت برنامه‌ریزی می‌کنید، Copilot می‌تواند به طور خودکار زمینه‌های مربوطه را به دستور جلسه اضافه کند و شما را از وارد کردن دستی هر جزئیات نجات دهد.

دریافت خلاصه فوری جلسات و تخصیص وظایف

پس از یک جلسه پرمشغله، جمع‌آوری تمام نکات کلیدی و وظایف عملیاتی ممکن است کار دشواری باشد. ویژگی "Recap" Copilot یک خلاصه قابل‌خواندن آسان ارائه می‌دهد که وظایف عملیاتی را لیست می‌کند تا هیچ چیزی از دست نرود. همچنین می‌توانید وظایف را مستقیماً از خلاصه جلسه اختصاص دهید تا پیگیری‌ها ساده‌تر شود و اطمینان حاصل کنید که همه می‌دانند قدم بعدی‌شان چیست.

بلافاصله پس از جلسه، خلاصه Copilot را بررسی کرده و وظایف عملیاتی را به اعضای تیم اختصاص دهید. این یک روش مطمئن برای حفظ نظم و مسئولیت‌پذیری است.

استفاده از زمینه‌های قبلی برای آمادگی برای جلسات

هنگامی که برای یک جلسه آماده می‌شوید، داشتن اطلاعات پس‌زمینه مرتبط در دستان شما می‌تواند تفاوت زیادی ایجاد کند. Copilot می‌تواند داده‌هایی از ایمیل‌ها یا چت‌های قبلی استخراج کند تا شما مجبور نباشید برای جمع‌آوری زمینه‌ها تلاش کنید. این امکان به شما می‌دهد که با درک واضحی از پروژه‌های در حال انجام و موضوعات مرتبط وارد جلسات شوید.

 از Copilot بخواهید که یک نمای کلی از مکالمات گذشته در مورد موضوع جلسه ارائه دهد. این یک راه مفید برای مرور جزئیات کلیدی و آمادگی کامل برای مشارکت است.

✅بیشترین استفاده را از رابط جدید Outlook و Teams با Copilot ببرید

با به‌روزرسانی‌های اخیر رابط کاربری، ابزارهای Copilot در هر دو Outlook و Teams ساده‌تر و قابل‌دسترس‌تر شده‌اند. در اینجا نحوه بهره‌برداری از این تغییرات آورده شده است:

کشف ویژگی‌های جدید Outlook

انتقال از نسخه کلاسیک به نسخه جدید Outlook ممکن است نیاز به عادت کردن داشته باشد، اما با Copilot این انتقال آسان‌تر می‌شود. کاربران نسخه جدید Outlook ابزارهایی مانند Summarize و Draft را برجسته‌تر پیدا خواهند کرد که استفاده از عملکردهای Copilot را سریع و ساده می‌کند. در Outlook کلاسیک، ویژگی‌های Copilot موجود است، اما ممکن است نیاز به جستجو بیشتری برای پیدا کردن آن‌ها باشد.

در Outlook جدید، Copilot با Teams و SharePoint ادغام می‌شود و تجربه‌ای یکپارچه ارائه می‌دهد که برای انجام همزمان وظایف و جابجایی بین ابزارها بدون وقفه ایده‌آل است.

از نوار کناری Copilot برای دسترسی یک‌کلیکی استفاده کنید.

نوار کناری Copilot در هر دو Outlook و Teams به‌عنوان یک مرکز دسترسی سریع برای ویژگی‌های Copilot عمل می‌کند. با استفاده از نوار کناری، می‌توانید خلاصه‌سازی پیام‌ها، دریافت پیشنهادات برای نوشتن، و سازماندهی صندوق ورودی خود را انجام دهید، همه این‌ها بدون نیاز به جابجایی بین تنظیمات مختلف.

هنگام باز کردن یک ایمیل یا چت، نوار کناری را بررسی کنید تا دستورهای Copilot مانند «خلاصه‌سازی این مکالمه» یا «دسته‌بندی ایمیل‌ها» را مشاهده کنید. این یک روش عالی برای حفظ سازماندهی و نگه داشتن همه چیز در یک مکان است.

✅حداکثر استفاده از همکاری تیمی با Copilot در Teams

در یک محیط تیمی، Copilot ارتباطات و مدیریت وظایف را ساده‌تر و کارآمدتر می‌کند. در اینجا چند راه برای تقویت همکاری تیمی با Copilot آورده شده است:

خودکارسازی ایجاد وظایف و به‌روزرسانی‌های تیمی نیاز به اطلاع‌رسانی سریع به تیم یا اختصاص یک وظیفه دارید؟

Copilot می‌تواند پست‌ها و پاسخ‌ها را در کانال‌های شما پیش‌نویس کند و همچنین وظایف با مهلت‌های مشخص را مستقیماً در چت ایجاد کند. این کار همه را مطلع نگه می‌دارد و نیاز به مراحل اضافی را کاهش می‌دهد.

از Copilot برای نوشتن به‌روزرسانی‌های منظم پروژه در چت تیمی خود یا ایجاد وظایف یادآوری با مهلت‌های مشخص استفاده کنید. این یک روش عملی برای حفظ برنامه و نگه داشتن همه در جریان است.

استفاده از خلاصه‌های جلسه برای اختصاص وظایف پیگیری عملی

ویژگی "Recap" Copilot فقط جلسات را خلاصه نمی‌کند؛ بلکه پیگیری وظایف را نیز آسان می‌کند. شما می‌توانید مستقیماً وظایف عملیاتی را از خلاصه ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که همه واضحاً می‌دانند پس از جلسه چه انتظاری دارند.

پس از جلسات، از خلاصه Copilot برای اختصاص وظایف سریعاً استفاده کنید تا همه بدانند مسئولیت‌ها و مهلت‌های آن‌ها چیست.

✅شروع کار با Copilot در Microsoft 365

راه‌اندازی Copilot در Microsoft 365 ساده است. در اینجا نحوه شروع استفاده از آن در Outlook و Teams آمده است:

اضافه کردن Copilot به طرح Microsoft 365 خود

برای شروع استفاده از Copilot، با مدیر حساب یا پورتال مدیریت خود بررسی کنید که آیا طرح شما با Copilot سازگار است یا خیر. پس از فعال‌سازی، به مجموعه کامل ابزارهای Copilot در برنامه‌هایی مانند Teams و Outlook دسترسی خواهید داشت که گردش کار شما را ساده می‌کند.

اگر مطمئن نیستید که آیا طرح شما از Copilot پشتیبانی می‌کند یا نه، با مدیر حساب Microsoft خود برای راهنمایی در مورد تنظیم این ویژگی تماس بگیرید.

فعال‌سازی ضبط جلسات و متن‌ها برای عملکرد کامل

برای دستیابی به بهترین نتایج از Copilot در Teams، به فعال‌سازی ضبط جلسات و متن‌ها فکر کنید. خلاصه‌های Copilot به متن‌ها برای دقت نیاز دارند و به اعضای تیم کمک می‌کنند تا به راحتی نکات کلیدی و وظایف عملیاتی جلسات را مرور کنند.

برای جلسات تکراری، تنظیمات ضبط و متن‌ها را به‌طور خودکار فعال کنید تا جزئیات مهم از دست نروند و ویژگی خلاصه Copilot حتی مفیدتر شود.

پذیرش آینده‌ای با بهره‌وری مبتنی بر هوش مصنوعی با Copilot

با ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی مانند Microsoft Copilot، انجام وظایف روزمره روان‌تر، سریع‌تر و سازمان‌یافته‌تر می‌شود. چه در حال مدیریت ایمیل‌ها در Outlook باشید، چه جلسات را در Teams برگزار کنید یا از پروژه‌های تیمی پیگیری کنید، Copilot به شما کمک می‌کند تا روز کاری خود را به‌طور کارآمدتری انجام دهید.

• نکات و ترفندهای ضروری Microsoft Copilot در Outlook و Teams مرداد 1404

 

Microsoft Copilot یک ابزار هوش مصنوعی قدرتمند است که در برنامه‌های مختلف مایکروسافت مانند Outlook و Teams ادغام شده است تا به کاربران کمک کند تا کارهای روزمره خود را سریع‌تر و کارآمدتر انجام دهند. این ابزار به‌ویژه برای مدیریت ایمیل‌ها، برنامه‌ریزی جلسات، و همکاری تیمی طراحی شده است. ویژگی‌هایی مانند خلاصه‌سازی ایمیل‌ها، پیشنهادات برای نوشتن پاسخ‌ها، و خودکارسازی فرآیندهای مرتبط با جلسات، باعث می‌شود که کاربران بتوانند روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنند و زمان کمتری را صرف انجام کارهای تکراری و زمان‌بر کنند.

Copilot به‌طور خاص برای ساده‌سازی کارهای پیچیده طراحی شده است. به‌عنوان مثال، اگر شما در یک ایمیل طولانی غرق شده‌اید، می‌توانید از دکمه "خلاصه‌سازی" استفاده کنید تا فقط نکات مهم آن را مشاهده کنید. همچنین، زمانی که نیاز به نوشتن پاسخ به ایمیل‌ها دارید، Copilot با استفاده از اطلاعات موجود، پیش‌نویس‌های هوشمندی برای شما ایجاد می‌کند که می‌توانید به سرعت آن‌ها را ویرایش و ارسال کنید. این ابزار به‌طور مداوم با سایر ابزارهای مایکروسافت مانند Teams و OneDrive ادغام می‌شود تا تجربه‌ای یکپارچه و کارآمد را ارائه دهد.

در نهایت، Microsoft Copilot با استفاده از قابلیت‌های هوش مصنوعی خود، می‌تواند به تیم‌ها کمک کند تا پروژه‌هایشان را بهتر مدیریت کنند و ارتباطاتشان را تقویت کنند. از جمله ویژگی‌های برجسته Copilot می‌توان به توانایی برنامه‌ریزی خودکار جلسات، ارائه خلاصه‌های دقیق از جلسات، و توانایی اختصاص وظایف پیگیری به تیم‌ها اشاره کرد که همگی به افزایش بهره‌وری و همکاری بهتر در محیط‌های کاری کمک می‌کنند.

 

4.8/5 - (13 نظر)

دیگر مطالب

مایکروسافت لایسنس(شرکت رایان نت) به عنوان اولین تأمین کننده رسمی لایسنس‌های اصلی محصولات مایکروسافت و تنها همکار تجاری رسمی مایکروسافت در ایران (Microsoft Partner)، با سابقه فعالیت بیش از یک دهه در واردات عمده محصولات اورجینال مایکروسافت و همکاری با بیش از 200 هولدینگ و سازمان دولتی، خصوصی و بین‌المللی شاخص و مطرح در ایران و همچنین ارائه خدمات به بیش از پنج هزار مشتری حقیقی و حقوقی، با وجود تحریم های آمریکا، به واسطه شخصیت حقوقی مستقل خود در انگلستان Talee Limited، به عنوان Partner & Solution Provider رسمی مایکروسافت مشغول به فعالیت است. با توجه به حجم موجودی شرکت، تمامی محصولات به صورت فوری تحویل داده می‌شوند و دارای پشتیبانی، گارانتی و همچنین پشتیبانی فنی مایکروسافت هستند. علاوه بر این، لازم به ذکر است که هیچ یک از محصولات ارائه شده از نوع OEM ،Academic یا Charity نیستند و تمامی محصولات با لایسنس Retail و یا Volume License معتبر و قابل استعلام از مایکروسافت ارائه می‌شوند. مایکروسافت لایسنس به عنوان یک تأمین کننده رسمی، با فعالیت طولانی در ارائه محصولات اصلی مایکروسافت و تجربه ارائه خدمات به بسیاری از سازمان‌های خصوصی و دولتی برجسته کشور، افتخار دارد که تمام محصولات نرم‌افزاری مایکروسافت را بدون واسطه و با شرایط تحویل آنی و با تضمین بهترین قیمت (بر اساس نوع لایسنس و شرایط استفاده) به صورت مستقیم عرضه نماید.

برخی از مزایای نسخه‌های اورجینال

افزایش کارایی و سرعت رایانه

پشتیبانی مایکروسافت

امکان دریافت به روز رسانی به صورت واقعی

امنیت بیشتر در مقابل بدافزارها و حملات

پایداری بیشتر در مقایسه با نسخه های جعلی

رعایت قوانین و مقررات

امکان استفاده همیشگی از جواز ویندوز

دریافت نرم افزارهای کاربردی از مایکروسافت که نیاز به ویندوز اصل دارند

بدون نیاز به تعویض های مکرر سیستم عامل نسبت به نمونه کپی

توانایی تشخیص و عیب یابی به وسیله بخش عیب یابی سیستم عامل

سبد خرید
ما از کوکی ها استفاده می کنیم تا اطمینان حاصل کنیم که بهترین تجربه را در وب سایت خود به شما ارائه می دهیم.
خانه
0 مورد سبد خرید
حساب من
منو