✅مایکروسافت پروژه (Microsoft Project) چیست؟
مایکروسافت پروژه (MS Project) در اصل برای سازماندهی و مدیریت کارها به شکل کارآمد طراحی شده است. اولین نسخه این ابزار در سال 1984 به‌عنوان یک برنامه DOS منتشر شد و به تدریج به یک بسته کامل برای مدیریت پروژه تبدیل شد. این ابزار به دلیل استاندارد طلایی خود در مدیریت پروژه بسیار محبوب است. اگرچه نسخه رایگان از این ابزار وجود ندارد، کاربران می‌توانند از نسخه آزمایشی رایگان آن بهره‌مند شوند.
این ابزار بینش عمیقی از پروژه‌ها و وظایف جاری، نام اعضای تیم مسئول هر وظیفه، مدت زمان پروژه، تاریخ‌های پایان و شروع را ارائه می‌دهد. با استفاده از ویژگی‌های مختلف MS Project، کاربران می‌توانند کارهای زیر را انجام دهند:
- برنامه‌ریزی پویا برای زمان‌بندی پروژه
- جابه‌جایی بین بخش‌های مختلف پروژه در مواقع ضروری
- همکاری با تیم‌های بین‌دپارتمانی و به‌روزرسانی همزمان وظایف
- استفاده از قالب‌های آماده برای برنامه‌ریزی پروژه با کمک داشبورد تعاملی
- مشاهده وضعیت پروژه و جزئیات مربوط به آن
- ایجاد گردش‌های کاری خودکار برای دسکتاپ و دستگاه‌های همراه
بنابراین، تیم‌ها می‌توانند پروژه‌های پیچیده را به راحتی با استفاده از MS Project مدیریت کنند. علاوه بر این، مایکروسافت پروژه با Microsoft Teams و مجموعه Microsoft 365 یکپارچه است که این ابزار را قابل اعتماد و آسان برای استفاده می‌کند. همچنین، این ابزار بر روی Microsoft Azure اجرا می‌شود، که یک راه‌حل ابری بسیار امن و پویا است و به کاربران امکان می‌دهد از هر نقطه از جهان با کارایی بالا کار کنند.
✅مایکروسافت پلنر (MS Planner) چیست؟
مایکروسافت در سال 2016 ابزار Planner را معرفی کرد، که برای مشترکان نسخه‌های پریمیوم، تجاری و آموزشی Microsoft 365 در دسترس است. این ابزار همچنین یک نسخه رایگان به نام Microsoft Planner Basic دارد که برای کاربرانی طراحی شده است که تازه وارد حوزه مدیریت پروژه شده‌اند.
مایکروسافت پلنر بیشتر یک ابزار مدیریت وظایف است که به کاربران امکان انجام کارهای زیر را می‌دهد:
- ایجاد تخته‌های کانبان (Kanban Boards)
- تخصیص وظایف به اعضای تیم پروژه
- بارگذاری فایل‌ها، برچسب‌ها و چک‌لیست‌ها
- همکاری با اعضای تیم در جنبه‌های مختلف پروژه
- تعیین تاریخ‌های سررسید
- فهرست کردن جزئیات مورد انتظار
- کدگذاری رنگی برای برچسب‌ها و فایل‌ها
- نمایش وظایف با استفاده از نمودارهای میله‌ای و دایره‌ای
مایکروسافت پلنر یک ابزار بسیار ساده و کاربرپسند است، حتی اگر کاربران با مجموعه محصولات Microsoft 365 آشنا نباشند. این ابزار همیشه در دسترس بوده و از هر نقطه‌ای از جهان قابل استفاده است. علاوه بر این، برای اجرا نیازی به نصب یا راه‌اندازی برنامه‌های دیگر روی دستگاه وجود ندارد.
مایکروسافت پلنر با Microsoft Teams و برنامه‌های Task یکپارچه شده است و کاربران می‌توانند آن را از طریق tasks.office.com اجرا کنند، که این ویژگی آن را به ابزاری عالی برای تسهیل کار از راه دور تبدیل می‌کند. اعضای تیم می‌توانند مستقیماً از طریق MS Teams با پلنر کار کنند و در صورت نیاز وضعیت پروژه را مشاهده کنند.
ساختار ساده این ابزار به کاربران امکان می‌دهد تنها در چند دقیقه تخته‌های کانبان ایجاد کنند و تیم‌ها می‌توانند به‌صورت مشارکتی در جهت ایجاد محصولات موفق همکاری کنند. بنابراین، مایکروسافت پلنر حتی برای مبتدیان نیز بسیار کاربرپسند است.
✅مایکروسافت پروژه (MS Project) در مقابل مایکروسافت پلنر (MS Planner): تفاوت‌های کلیدی
مدیران پروژه و متخصصانی که در مدیریت پروژه فعالیت می‌کنند اغلب می‌پرسند: اگر هدف هر دو ابزار مدیریت پروژه است، پس تفاوت آنها چیست؟ در اینجا مقایسه‌ای دقیق بین مایکروسافت پلنر و مایکروسافت پروژه ارائه شده است:
کاربرد در مدیریت پروژه
هر دو ابزار به‌طور کلی برای مدیریت کارآمد پروژه‌ها استفاده می‌شوند. با این حال، اگر از نزدیک به نحوه استفاده آنها نگاه کنیم، متوجه تفاوت‌های قابل‌توجهی خواهیم شد.
مایکروسافت پلنر:
این ابزار یک نرم‌افزار سبک مدیریت پروژه است که برای مدیریت وظایف و همکاری تیمی طراحی شده است. پلنر از تخته‌های کانبان (Kanban Board) استفاده می‌کند تا مدیریت وظایف را ساده‌تر کند. همچنین این ابزار با مایکروسافت تیمز (MS Teams) یکپارچه شده است، به این معنی که اعضای تیم می‌توانند به‌صورت گروهی روی تخته کار کنند و وظایف را به‌روزرسانی کنند.مایکروسافت پروژه:
این ابزار دارای قابلیت‌های پیشرفته در برنامه‌ریزی، تخصیص منابع و ردیابی پروژه است. مدیران پروژه، ذی‌نفعان و تیم‌های توسعه از این ابزار برای ردیابی داده‌های دقیق و مبتنی بر زمان پروژه استفاده می‌کنند.
پیچیدگی عملکردها
مایکروسافت پلنر:
برای پروژه‌های کوچک تا متوسط با نیازهای ساده‌تر در مدیریت وظایف طراحی شده است. کاربران می‌توانند منابع اضافه کنند، وظایف تخصیص دهند، چک‌لیست‌ها و گزارش‌ها ایجاد کنند و قالب‌های فاکتور، صفحات ویکی و اسناد بسازند. نمای ساده این ابزار به کاربران کمک می‌کند تا بدون نیاز به تجربه قبلی از آن استفاده کنند.مایکروسافت پروژه:
این ابزار از ویژگی‌های پیشرفته‌ای برخوردار است و نیازهای پیچیده مدیریت پروژه را پشتیبانی می‌کند. کاربران می‌توانند وظایف متعدد و وابستگی‌های آنها را ایجاد کنند و تیم‌های بزرگ را مدیریت کنند. با این حال، برای استفاده از این ابزار به کمی آموزش اولیه نیاز است.
همکاری تیمی
یکی از جنبه‌های مهم مایکروسافت پلنر (MS Planner) این است که همکاری تیمی را تقویت می‌کند. این ابزار ویژگی‌هایی مانند تخصیص وظایف، پیوست فایل‌ها و بحث‌های تیمی ارائه می‌دهد تا کل تیم را از وضعیت پروژه مطلع نگه دارد. اعضای تیم همچنین می‌توانند در حین کار بر روی یک پروژه، اعضا را به تیم اضافه یا حذف کنند. بنابراین، این ابزار گزینه بهتری برای تیم‌هایی است که نیاز به ارتباط و همکاری مداوم داخلی در طول پروژه دارند.
اگرچه مایکروسافت پروژه (MS Project) یک ابزار پیشرفته است، اما امکانات همکاری محدودتری ارائه می‌دهد. این ابزار شامل ویژگی‌هایی مانند به‌اشتراک‌گذاری اسناد، ارتباطات و همکاری تیمی است. اما این امکانات بیشتر به تعامل منابع تیم و ردیابی پیشرفت وظایف محدود می‌شود. به همین دلیل، تیم‌هایی که نیاز به کار نزدیک با یکدیگر ندارند، می‌توانند از پیچیدگی‌های این ابزار صرف‌نظر کنند.
تنوع تنظیمات
مایکروسافت پروژه گزینه‌های سفارشی‌سازی گسترده‌ای ارائه می‌دهد. کاربران می‌توانند نماها و فیلترهای سفارشی ایجاد کنند که نیازهای پروژه را برآورده کند. همچنین امکان اضافه کردن فیلدهای سفارشی به وظایف وجود دارد که انعطاف‌پذیری بیشتری به کاربران می‌دهد.
در مقابل، مایکروسافت پلنر گزینه‌های محدودتری برای فیلدها ارائه می‌دهد. اطلاعات اضافی معمولاً در بخش توضیحات (Description) یا نظرات (Comments) اضافه می‌شود و فضای زیادی برای سفارشی‌سازی فراهم نمی‌کند.
گزارش‌دهی
تیم‌های مدیریت پروژه که به دنبال گزینه‌های گزارش‌دهی ساده هستند، می‌توانند از مایکروسافت پلنر (MS Planner) استفاده کنند. پلنر یک داشبورد ساده با چندین ویژگی گزارش‌دهی ارائه می‌دهد. کاربران می‌توانند وضعیت وظایف را تعیین کنند، وظایف را اولویت‌بندی کنند، نمودارهای تقسیم‌بندی مراحل ایجاد کنند و هماهنگی وظایف را بررسی کنند.
در مقابل، مایکروسافت پروژه (MS Project) گزینه‌های گزارش‌دهی جامع‌تری با قابلیت‌های پیشرفته ارائه می‌دهد. این ابزار به تیم‌ها امکان می‌دهد پیشرفت پروژه را ردیابی کرده و گزارش‌های متنوعی ایجاد کنند. همچنین با ویژگی‌های Power BI یکپارچه است که امکان نمایش داده‌های پروژه به‌صورت نمودارها و گراف‌ها را فراهم می‌کند. علاوه بر این، ابزار گزارش‌های خودکاری مانند گزارش‌های داشبورد، منابع، عملکرد و پیشرفت ارائه می‌دهد.
یکپارچگی
مایکروسافت پلنر با ابزارهای مختلف مایکروسافت، به‌ویژه مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams)، یکپارچه شده است تا ارتباطات و همکاری را بهبود بخشد. از طرف دیگر، مایکروسافت پروژه با تمام مجموعه مایکروسافت، شیرپوینت (SharePoint) و مایکروسافت تیمز یکپارچه است. این یکپارچگی به اعضای تیم کمک می‌کند تا داده‌ها را به‌راحتی به اشتراک بگذارند و در پلتفرم‌های مختلف همکاری کنند. علاوه بر این، پلنر با پروژه نیز یکپارچه شده است تا برنامه‌ریزی و مستندسازی وظایف را تسهیل کند.
مدیریت منابع و بودجه
مایکروسافت پلنر قابلیت‌های محدودی در مدیریت منابع دارد. این ابزار امکان دسترسی به وضعیت‌های ساده وظایف را فراهم می‌کند، اما ردیابی جزئیات منابع را ارائه نمی‌دهد. در مقابل، مایکروسافت پروژه تخصیص منابع به‌صورت دقیق را پشتیبانی می‌کند. این ابزار به تیم‌ها اجازه می‌دهد منابع را به وظایف اختصاص دهند، در دسترس بودن منابع را ردیابی کنند و حجم کاری را مدیریت کنند.
در زمینه مدیریت بودجه، مایکروسافت پروژه گزینه بهتری است. این ابزار ویژگی‌های پیشرفته‌ای برای ردیابی بودجه و مدیریت هزینه‌ها ارائه می‌دهد. کاربران می‌توانند هزینه‌های وظایف را تعیین کنند، هزینه‌ها را ردیابی کرده و گزارش تهیه کنند. در مقابل، پلنر هیچ‌گونه ویژگی داخلی برای ردیابی بودجه ندارد.
نمودارهای گانت (Gantt Charts)
آیا قصد دارید از نمودارهای گانت برای به‌روزرسانی‌های روزانه تیم خود استفاده کنید؟ اگر پاسخ مثبت است، بهتر است از مایکروسافت پلنر (Planner) استفاده نکنید، زیرا این ابزار نمودارهای گانت را ارائه نمی‌دهد. در پلنر، وظایف به‌صورت برد سبک کانبان نمایش داده می‌شوند.
اما اگر از مایکروسافت پروژه (Project) استفاده کنید، تجربه‌ای برد-برد خواهید داشت. این ابزار نمودارهای گانت دقیقی ارائه می‌دهد که امکان تجسم پروژه‌ها را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند اطلاعات جزئی در مورد زمان‌بندی پروژه، وابستگی‌ها و مسیرهای بحرانی به دست آورند.
قیمت‌گذاری
کاربران دارای اشتراک Microsoft 365 می‌توانند به‌راحتی از مایکروسافت پلنر (Microsoft Planner) بدون پرداخت هزینه اضافی استفاده کنند. همچنین این ابزار امکان افزودن افراد بدون لایسنس Microsoft 365 به برنامه را فراهم می‌کند. اما اگر اشتراکی ندارند، می‌توانند از گزینه‌های زیر استفاده کنند:
- Microsoft 365 Business Basic: ماهانه 5 پوند به ازای هر کاربر
- Microsoft 365 Business App for Business: ماهانه 7 پوند به ازای هر کاربر
- Microsoft 365 Business Standard: ماهانه 10 پوند به ازای هر کاربر
- Microsoft 365 Business Premium: ماهانه 18 پوند به ازای هر کاربر
مایکروسافت پروژه (Microsoft Project) مجموعه‌ای از ابزارهای مستقل را با طرح‌های قیمت‌گذاری مختلف ارائه می‌دهد که با نام Microsoft Project Plan شناخته می‌شوند. این طرح‌ها عبارتند از:
- Project Online Plan 1: ماهانه 8 پوند به ازای هر کاربر
- Project Online Plan 3: ماهانه 24 پوند به ازای هر کاربر
- Project Online Plan 5: ماهانه 44 پوند به ازای هر کاربر
- نسخه دسکتاپ Project: لایسنس خرید یک‌باره برای هر سیستم، که از 546 پوند برای نسخه استاندارد تا 910 پوند برای نسخه حرفه‌ای متغیر است.
- قیمت‌های نسخه وب Project: برابر با طرح‌های آنلاین آن است.
پلتفرم
مایکروسافت پلنر (Microsoft Planner) نسخه موبایل برای دستگاه‌های iOS و Android دارد و برای کاربرانی که از راه دور داده‌ها را مدیریت می‌کنند بسیار کاربردی است. همچنین، این ابزار به‌عنوان یک برنامه تحت وب از طریق مرورگر نیز قابل دسترسی است. در مقابل، مایکروسافت پروژه (Microsoft Project) یک نرم‌افزار مستقل دسکتاپ است که به‌عنوان بخشی از مجموعه مایکروسافت آفیس نیز ارائه می‌شود.
✅مایکروسافت پلنر یا پروژه – کدام را باید انتخاب کنید؟
اکنون که با تفاوت‌های کلیدی بین MS Planner و Project آشنا شدید، ممکن است انتخاب ابزار مناسب برای شما آسان‌تر شده باشد. هرچند هر دو ابزار برای کسب‌وکارهایی با هر اندازه طراحی شده‌اند، بهتر است هنگام انتخاب ابزار مناسب، معیارهایی مانند نیازهای کاربران و بودجه را در نظر بگیرید.
در حالی که Planner برای کاربرانی که مدیریت پروژه در سطح ابتدایی انجام می‌دهند مناسب است، Project امکانات پیشرفته‌ای را ارائه می‌دهد که می‌تواند کارهای شما را آسان‌تر کند. این ابزار انتخابی عالی برای سازمان‌هایی است که نیاز به ابزارهای همکاری گسترده دارند. با این حال، اگر بودجه تیم‌ها محدود است، Microsoft Planner گزینه بهتری است. این ابزار برای تیم‌هایی که به دنبال راه‌حل‌های ساده هستند نیز مفید است.
رابط کاربری ساده پلنر باعث می‌شود که این ابزار برای افراد مبتدی مناسب باشد. در عین حال، کاربران می‌توانند از مزایای امکانات پیشرفته مایکروسافت پروژه بهره‌مند شوند. این امکانات شامل نمودارهای گانت، ادغام با سرویس‌های ابری و بسیاری موارد دیگر است. همچنین، مایکروسافت پروژه مدیریت منابع و بودجه را بهتر از پلنر ارائه می‌دهد.
هر دو ابزار مزایا و معایب خود را دارند، بنابراین انتخاب بین آنها کاملاً به نیازها، بودجه و منابعی که کاربران می‌خواهند سرمایه‌گذاری کنند، بستگی دارد. اگر هنوز کسی دچار سردرگمی است، می‌تواند ابتدا نسخه آزمایشی مایکروسافت پروژه و مایکروسافت پلنر را امتحان کند تا با ویژگی‌ها، کاربردها و مزایای آنها آشنا شود.
نتیجه‌گیری
انتخاب شما بین مایکروسافت پلنر و مایکروسافت پروژه به نیازهای پروژه شما بستگی دارد. مایکروسافت پلنر در مدیریت وظایف ساده و همکاری تیمی می‌درخشد، در حالی که مایکروسافت پروژه در زمان‌بندی پیشرفته و مدیریت منابع برجسته است. با کشف ویژگی‌های منحصربه‌فرد این دو ابزار، تصمیمی آگاهانه و مؤثر برای پروژه‌های خود بگیرید. مایکروسافت پلنر یا پروژه: هوشمندانه انتخاب کنید تا موفق شوید.
