در دنیای برنامه‌ریزی، کمبودی از نرم‌افزارهای متنوع وجود ندارد که به شما امکان می‌دهند پروژه خود را برنامه‌ریزی و اجرا کنید. مایکروسافت پلنر، که بخشی از پلتفرم مایکروسافت 365 است، یکی از بازیگران اصلی در فضای نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی پروژه و مدیریت وظایف محسوب می‌شود.
مایکروسافت پلنر ابزاری است که به شما کمک می‌کند عناصر پروژه خود را جمع‌آوری کرده و یک طرح پروژه با شروع، میانه و پایان مشخص ایجاد کنید. این ابزار بخشی از مجموعه ابزارهایی است که مایکروسافت برای مدیران پروژه و تیم‌های آن‌ها ارائه می‌دهد. اما آیا مایکروسافت پلنر نرم‌افزار مناسبی برای نیازهای شما است؟ و چگونه در مقایسه با مایکروسافت پروجکت، دیگر ابزار مدیریت پروژه مایکروسافت، یا حتی جایگزین‌های مایکروسافت پروجکت عملکرد دارد؟
پیش از تصمیم‌گیری در مورد انتخاب ابزار مناسب برای مدیریت پروژه بعدی خود، بیایید نگاهی دقیق‌تر به مزایا و معایب مایکروسافت پلنر بیندازیم.
✅مایکروسافت پلنر چیست؟
مایکروسافت پلنر یک برنامه وب‌محور برای مدیریت بصری وظایف است که به تیم‌های سازمانی کمک می‌کند تا کارها را ایجاد، تخصیص و سازماندهی کرده و پروژه‌ها را اجرا کنند. این نرم‌افزار به اعضای تیم پروژه امکان مدیریت بهتر وظایف، تسهیل همکاری و هماهنگی و ایجاد دیدگاه واضحی از پیشرفت وظایف را می‌دهد. مایکروسافت پلنر اغلب با سایر ابزارهای سازمانی تیم‌محور مانند Trello، Slack و Asana مقایسه می‌شود.
مایکروسافت پلنر یک رابط کاربری بصری، مشارکتی و ساده ارائه می‌دهد که به سازماندهی کار تیمی کمک کرده و به همه اعضای تیم این امکان را می‌دهد که به راحتی وظایف فردی خود را مدیریت کنند. این نرم‌افزار سبک است و هم روی دستگاه‌های موبایل و هم روی رایانه‌های رومیزی در کنار Office 365 کار می‌کند.
این نرم‌افزار یک ابزار مدیریت پروژه مانند Microsoft Project نیست، بلکه یک ابزار مدیریت وظایف است که می‌توان از آن در کنار Project یا ابزارهای دیگر برای بهبود مدیریت کار و همکاری تیمی در پروژه‌ها استفاده کرد.
هر برنامه در پلنر شامل وظایفی با محتوای غنی است که می‌توان آن‌ها را با جزئیات مورد انتظار و عناصر اضافی شخصی‌سازی کرد تا به کارکنان در سازماندهی و تمرکز بر کارهایشان کمک کند. این نرم‌افزار وضعیت وظایف را به صورت نمودارهای دایره‌ای و میله‌ای نمایش می‌دهد که به تیم‌ها امکان درک موارد زیر را می‌دهد:
- کدام وظایف از برنامه عقب مانده‌اند؛
- کدام وظایف فوریت دارند؛
- تعداد وظایف موجود در هر دسته (bucket)
- کدام عضو تیم ممکن است بیش از حد مشغول باشد.
✅ویژگی‌های مایکروسافت پلنر چیست؟
مایکروسافت پلنر بخشی از مجموعه ابزارهای مایکروسافت برای مدیران پروژه و تیم‌های آن‌ها است. این برنامه مدیریت وظایف یک روش مشارکتی و بصری برای مدیریت وظایف مختلف پروژه ارائه می‌دهد. همچنین شامل نمودارهای بصری برای ردیابی وضعیت وظایف و نمایش پیشرفت کار است.
پلنر به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا وظایفی با محتوای غنی ایجاد کنند که تمام جزئیات لازم را در بر داشته باشد و دیدگاه کاملی ارائه دهد و مدیریت را ساده‌تر کند. مدیران پروژه می‌توانند جزئیات اساسی مانند تاریخ‌های سررسید وظایف و همچنین عناصر اضافی مانند برچسب‌های رنگی و فایل‌ها را اضافه کنند تا به اعضا در برنامه‌ریزی و اجرای وظایفشان کمک کنند.
✅نمای‌های مایکروسافت پلنر
برای درک بهتر ارزش مایکروسافت پلنر، باید امکانات مختلفی که به کاربران ارائه می‌دهد بررسی شوند. یکی از جنبه‌های برجسته این نرم‌افزار، نمای‌های متعدد آن است. در ادامه، لیستی کوتاه از این نماها به همراه توضیحات آورده شده است:
نمای برد (Board View):
این نمای به سبک کانبان، وظایف را در قالب «باکت‌ها» سازماندهی می‌کند. کاربران می‌توانند وظایف را بین باکت‌ها کشیده و رها کنند که به آن‌ها کمک می‌کند پیشرفت و وضعیت پروژه را بهتر ببینند. این قابلیت بصری بالا برای افرادی که در محیط‌های اجایل (Agile) کار می‌کنند بسیار محبوب است.نمای نمودارها (Charts View):
این نما، نمایشی بصری از وضعیت و پیشرفت وظایف ارائه می‌دهد. نمودارهایی برای وظایف بر اساس پیشرفت، تاریخ‌های سررسید و تخصیص‌ها نشان داده می‌شود که به تیم‌ها کمک می‌کند سلامت کلی پروژه را به سرعت ارزیابی کنند و کل پروژه را در یک مکان ببینند.نمای زمان‌بندی (Schedule View - Calendar):
این نمای به سبک تقویم، وظایف را بر اساس تاریخ سررسید آن‌ها نمایش می‌دهد. این قابلیت به تیم‌ها امکان می‌دهد که به سرعت مهلت‌ها را ببینند و کارها را به شکل کارآمدتری برنامه‌ریزی کنند. نمای ماهانه نیز برای اکثر افراد آشناست، چراکه شبیه تقویم سالانه طراحی شده است. این نما همچنین برای ذینفعان (stakeholders) جهت نظارت بر پیشرفت پروژه مناسب است.نمای وظایف من (My Tasks View):
این قابلیت مدیریت وظایف شخصی، به کاربران اجازه می‌دهد تمامی وظایف اختصاص داده‌شده به خود را در برنامه‌های مختلف ببینند. وظایف را می‌توان بر اساس تاریخ سررسید، پیشرفت یا اولویت مرتب و فیلتر کرد. این نما شامل قابلیت‌های پیگیری پیشرفت و نمایش تاریخ سررسید برای تمام وظایف فهرست‌شده است.نمای لیست (List View - از طریق Microsoft To-Do):
این نمای کلاسیک وظایف، چیزی فراتر از یک لیست انجام کار است و وظایف را در قالب سنتی‌تری سازماندهی می‌کند. این نما به تیم‌ها کمک می‌کند جزئیات وظایف اختصاص داده‌شده را، مانند تاریخ سررسید، درصد پیشرفت و موارد دیگر، به راحتی ببینند.
✅برخی از ویژگی‌های کلیدی مایکروسافت پلنر عبارت‌اند از:
- نمایش بصری وضعیت وظایف با نمودارهای دایره‌ای و میله‌ای در بردهایی به سبک کانبان؛
- پیش‌نمایش تصاویر برای شناسایی سریع وظایف؛
- امکان همکاری همزمان با Office Online و کتابخانه اسناد Microsoft SharePoint؛
- پشتیبانی از افزودن نظرات به وظایف با استفاده از برنامه‌های Microsoft Outlook و Outlook Groups؛
- تقویمی برای برنامه‌ریزی رویدادها برای اعضای تیم؛
- یادداشت‌های جلسه برای بهبود همکاری و اطمینان از هماهنگی اعضای تیم؛
- دسترسی مهمان به پروژه‌ها برای کاربران غیرعضو در گروه یا خارج از سازمان.
✅موارد استفاده و کاربردهای مایکروسافت پلنر
مایکروسافت پلنر با هدف ساده‌سازی مدیریت وظایف طراحی شده است و می‌تواند در نیازهای مختلف مدیریت پروژه، از جمله مدیریت زمان، توزیع عادلانه کارها، ایده‌پردازی، مدیریت کمپین‌های بازاریابی و آماده‌سازی جلسات با مشتریان مفید باشد.
مایکروسافت پلنر با هدف ساده‌سازی مدیریت وظایف طراحی شده است و می‌تواند در نیازهای مختلف مدیریت پروژه، از جمله مدیریت زمان، توزیع عادلانه کارها، ایده‌پردازی، مدیریت کمپین‌های بازاریابی و آماده‌سازی جلسات با مشتریان مفید باشد.
✅مایکروسافت پلنر و مایکروسافت 365
مایکروسافت 365، پلنر را به برنامه‌هایی مانند Microsoft To Do، SharePoint، Power Automate و سایر ابزارها متصل می‌کند تا مدیریت وظایف، دسترسی و به‌روزرسانی‌ها به شکلی کارآمد انجام شود. کاربران می‌توانند تمامی وظایف خود را در لیست‌های مختلف مشاهده کرده و در میان اپلیکیشن‌ها و دستگاه‌ها جابجا شوند. همچنین، امکان دسترسی و به‌روزرسانی وظایف در هر زمان وجود دارد.
با مدیریت وظایف در مایکروسافت 365، کاربران می‌توانند اقدامات زیر را نیز انجام دهند:
- تبدیل ایمیل‌ها به وظایف؛
- ایجاد و مدیریت وظایف مستقیماً در Outlook با علامت‌گذاری ایمیل‌ها یا کشیدن آن‌ها به پنل Microsoft To Do؛
- ردیابی و نظارت بر وظایف فردی در Microsoft To Do؛
- مدیریت وظایف تیمی؛
- همکاری روی اسناد مشترک Office؛
- دریافت اعلان‌های ایمیلی هنگام اختصاص یک وظیفه و پاسخ‌گویی مستقیم از Outlook؛
- مشاهده پیش‌نمایش اسناد.
علاوه بر این، از آنجایی که پلنر بخشی از مجموعه مایکروسافت 365 است، از همان قابلیت‌های امنیتی قدرتمندی که سایر برنامه‌های مایکروسافت 365 دارند، بهره‌مند است.
✅برنامه‌ها و قیمت‌گذاری مایکروسافت پلنر
مایکروسافت پلنر از طریق اشتراک‌های پرداختی به عنوان بخشی از پلتفرم مایکروسافت 365 قابل دسترسی است. مایکروسافت 365 یک مجموعه پیشرفته از برنامه‌های آفیس، فضای ذخیره‌سازی ابری، امنیت پیشرفته و امکانات بیشتر است. این پلتفرم بر روی دستگاه‌های مختلف از جمله ویندوز، مک، iOS و اندروید به طور همزمان کار می‌کند.
✅مزایا و معایب استفاده از مایکروسافت پلنر
در حالی که مایکروسافت پلنر ابزاری مناسب برای مدیریت وظایف در پروژه‌های ساده است، در زمینه مدیریت پروژه‌های پیچیده‌تر برخی معایب قابل توجه دارد. زمانی که آن را با دیگر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مقایسه می‌کنید، مشکلاتی بروز می‌کند. در اینجا برخی از مزایا و معایب مایکروسافت پلنر آورده شده است:
🟢مزایای مایکروسافت پلنر
شروع سریع و آسان:
به لطف رابط کاربری ساده برد کانبان، می‌توانید به سرعت شروع کنید و تیم خود را به راحتی آموزش دهید.اطلاع‌رسانی ایمیلی:
اعلان‌های ایمیلی در اپلیکیشن مایکروسافت پلنر به شما کمک می‌کند تا همواره از لیست وظایف خود آگاه باشید و از تاریخ‌های سررسید غیرمنتظره غافلگیر نشوید.اطلاعات یکجا:
تمام اطلاعات مورد نیاز برای تکمیل، مدیریت و همکاری بر روی وظایف شما در یک مکان قرار دارد، از جمله پنجره کارت کانبان، چک‌لیست، برچسب‌ها و نظرات.نمای تقویم پروژه:
نمای تقویم به شما این امکان را می‌دهد که مهلت‌ها را به شکلی که می‌خواهید تنظیم کنید.گزارش‌دهی:
می‌توانید گزارش‌هایی از وظایف، پیشرفت و موارد دیگر تولید کرده و با استفاده از Planner Hub در مسیر زمانی خود باقی بمانید.مدیریت حجم کاری تیم:
همه وظایف اختصاص داده شده به تیم خود را مشاهده کرده و به راحتی می‌توانید بار کاری آن‌ها را مدیریت کرده و از پیشرفت آن‌ها آگاه شوید.ایمیل منحصر به فرد در Outlook:
برای ارتباطات با هر برنامه، یک ایمیل منحصر به فرد در Outlook دریافت می‌کنید و این به شما کمک می‌کند که کارهای پروژه خود را بهتر سازماندهی کنید.یکپارچگی کامل با Office 365:
اپلیکیشن مایکروسافت پلنر به طور کامل با Office 365 یکپارچه شده است.
🟢معایب مایکروسافت پلنر
عدم وجود نمودار گانت:
نبود نمودار گانت باعث می‌شود که نتوانید وظایف وابسته را به هم متصل کنید، اهداف کلیدی را تعیین کنید و تمام وظایف خود را به صورت زمانی در یک جدول زمانی مشاهده کنید.عدم امکان تنظیم وظایف تکراری:
عدم وجود امکان تنظیم وظایف تکراری باعث می‌شود کارهای اضافی ایجاد شده و سرعت کار شما کندتر شود.عدم وجود قابلیت مدیریت ریسک:
نبود ویژگی مدیریت ریسک باعث می‌شود که شناسایی و مدیریت مشکلات احتمالی که ممکن است پیش بیاید، دشوار باشد.عدم وجود پیگیری زمان:
بدون قابلیت پیگیری زمان، دشوار است که از برنامه زمانی خود پیروی کنید و پیشرفت تیم خود را نظارت کنید.عدم وجود اعلان‌های درون‌برنامه‌ای:
عدم وجود اعلان‌های درون‌برنامه‌ای به این معناست که برای دریافت به‌روزرسانی‌ها باید از ابزار خارج شوید که این باعث می‌شود از کار خود فاصله بگیرید.عدم دسترسی به داشبوردها خارج از تیم پروژه:
نبود امکان دسترسی به داشبوردها برای افرادی خارج از تیم پروژه، ابزار ارزشمندی را برای به‌روزرسانی ذینفعان از دست می‌دهد.عدم وجود چندین چک‌لیست برای هر وظیفه در نمای کانبان:
در نمای کانبان، نمی‌توانید چندین چک‌لیست برای هر وظیفه ایجاد کنید.عدم امکان مشاهده حجم کاری تیم و تخصیص مجدد داده‌ها از یک صفحه:
نمی‌توان حجم کاری تیم را مشاهده کرد و داده‌ها را از همان صفحه دوباره تخصیص داد.عدم وجود مدیریت پرتفوی، نقشه‌راه پرتفوی یا داشبوردها:
نبود این ویژگی‌ها باعث می‌شود که تنها یک پروژه را در یک زمان مدیریت کنید.عدم امکان بررسی دسترسی تیم:
نبود امکان بررسی دسترسی تیم باعث می‌شود که تخصیص وظایف سخت‌تر شود چون مدیران نمی‌دانند که کدام عضو تیم در دسترس است.
✅مایکروسافت پلنر و مایکروسافت تیمز
مایکروسافت پلنر و مایکروسافت تیمز به خوبی با هم کار می‌کنند. مدیران پروژه می‌توانند به‌راحتی وظایف را از پیام‌های تیمز ایجاد کرده و آن‌ها را برای کارکنان خود منتشر کنند. همچنین می‌توانند اقدامات زیر را انجام دهند:
- مشاهده تمام وظایف و اطلاعات مرتبط با آن‌ها؛
- تغییر چندین وظیفه به‌صورت همزمان؛
- فیلتر کردن وظایف.
تیمز شامل یک اپلیکیشن به نام Tasks است که وظایف فردی از To Do و Outlook (بخش "وظایف من") را با وظایف تیمی از پلنر ترکیب می‌کند تا دید بهتر، همکاری بیشتر و مدیریت ساده‌تر وظایف را ممکن سازد. این اپلیکیشن شامل طرح‌های مشترک (shared plans) است که شامل تمام برنامه‌های پلنر افزوده‌شده به تیمز می‌شود. همچنین برای موارد زیر قابل استفاده است:
- افزودن یک برنامه به یک کانال در تیمز؛
- ویرایش چندین وظیفه به‌طور همزمان؛
- ارسال اعلان‌ها به کاربران درباره وظایف پلنر.
طرح‌های مشترک (طرح‌هایی که به کانال‌های تیمز اضافه شده‌اند) قابل پیگیری هستند. کاربران می‌توانند با این طرح‌ها در نمای Board، Chart، Schedule یا نمای List (که مختص اپلیکیشن Tasks است) کار کنند.
✅مایکروسافت پلنر برای iOS و اندروید
اپلیکیشن پلنر با دستگاه‌های iOS و اندروید سازگار است. اپلیکیشن موبایل تقریباً تمام ویژگی‌ها و قابلیت‌های نسخه وب پلنر را ارائه می‌دهد، با این تفاوت که از نظر ظاهر و حس کاربری کمی متفاوت است. تنها قابلیتی که در اپلیکیشن‌های iOS و اندروید موجود نیست، حذف یک برنامه است که فقط از طریق مرورگر امکان‌پذیر است.
اپلیکیشن موبایل یک قابلیت اضافی دارد که در مرورگر موجود نیست: امکان افزودن عکس با استفاده از دوربین دستگاه موبایل.
برای استفاده از پلنر در اندروید، کاربران به یک حساب کاری یا تحصیلی واجد شرایط مایکروسافت 365 نیاز دارند. اپلیکیشن‌های پلنر برای اندروید و iOS با حساب‌های شخصی مایکروسافت 365 سازگار نیستند. همچنین، نسخه iOS پلنر با اشتراک‌های دولتی سازگار نیست.
✅سوالات متداول مایکروسافت پلنر
انتخاب ابزار مناسب برای مدیریت وظایف و کارهای تیم شما، تصمیم مهمی برای مدیر پروژه یا رهبر تیم است. در اینجا برخی از سوالات متداول مایکروسافت پلنر آمده است تا بیشتر با این نرم‌افزار آشنا شوید.
✔️آیا مایکروسافت پلنر رایگان است؟
مایکروسافت پلنر رایگان نیست. این نرم‌افزار بخشی از پلتفرم مایکروسافت 365 است و برای اشتراک‌های تجاری، آموزشی و سازمانی در دسترس است.
✔️آیا مایکروسافت پلنر همان مایکروسافت پروجکت است؟
مایکروسافت پلنر و مایکروسافت پروجکت شباهت‌هایی دارند، اما با یکدیگر تفاوت دارند. مایکروسافت پلنر بر روی مدیریت وظایف و برنامه‌ریزی تمرکز دارد، در حالی که مایکروسافت پروجکت طیف وسیع‌تری از ویژگی‌های مدیریت پروژه را ارائه می‌دهد.
✔️آیا مایکروسافت پلنر یک ابزار مدیریت پروژه است؟
مایکروسافت پلنر یک ابزار ابتدایی مدیریت پروژه است که از بردهای کانبان و لیست‌های انجام‌شدنی برای مدیریت کارها استفاده می‌کند. این سادگی ممکن است برای مدیران پروژه مبتدی مناسب باشد، اما ویژگی‌های لازم برای تبدیل شدن به یک نرم‌افزار جامع مدیریت پروژه را ندارد.
✔️آیا مایکروسافت پلنر یک اپلیکیشن دسکتاپ است؟
مایکروسافت پلنر یک اپلیکیشن وب است که بخشی از مجموعه مایکروسافت 365 است. اپلیکیشن دسکتاپ اختصاصی برای آن وجود ندارد.
مایکروسافت پلنر یک ابزار مدیریت وظایف و برنامه‌ریزی تیمی است که بخشی از مجموعه مایکروسافت 365 است. این نرم‌افزار به تیم‌ها کمک می‌کند تا وظایف خود را سازماندهی کنند، آن‌ها را اختصاص دهند و پیشرفت کارها را پیگیری کنند. مایکروسافت پلنر از بردهای کانبان برای تقسیم وظایف به بخش‌های مختلف استفاده می‌کند و قابلیت‌هایی مانند نمودارهای پیشرفت، لیست‌های وظایف، و همکاری در اسناد با Office 365 را ارائه می‌دهد. این ابزار به‌ویژه برای تیم‌های کوچک و پروژه‌های ساده مفید است، اما ویژگی‌های محدودی نسبت به نرم‌افزارهای پیشرفته‌تر مانند مایکروسافت پروجکت دارد. مایکروسافت پلنر برای استفاده در محیط‌های تیمی و سازمان‌ها مناسب است و از طریق اشتراک‌های مختلف مایکروسافت 365 در دسترس است.
