در دنیای پیچیده و متغیر مدیریت پروژه، استفاده از ابزارهای مؤثر و هماهنگ برای موفقیت در اجرای پروژهها امری ضروری است. ادغام دو نرمافزار معروف، MS Project و Planner، میتواند راهحلی مناسب برای مدیران پروژه فراهم کند که به دنبال افزایش کارایی و بهبود فرآیندهای کاری خود هستند. MS Project به عنوان یکی از قدرتمندترین ابزارهای برنامهریزی و مدیریت پروژه شناخته میشود و تواناییهای گستردهای در زمینه تخصیص منابع، زمانبندی و نظارت بر پیشرفت پروژهها دارد. از سوی دیگر، Planner با کاربری آسان و قابلیت همکاری بالا، فضایی پویا و قابل انعطاف برای تیمها ایجاد میکند تا بتوانند وظایف خود را به راحتی مدیریت کنند. این مقاله به بررسی نحوه ادغام این دو نرمافزار و مزایای آن برای مدیران پروژه میپردازد. با استفاده از این ادغام، تیمها قادر خواهند بود بهصورت هماهنگتر و مؤثرتر عمل کنند، در نتیجه بهبود عملکرد و بالا رفتن سطح موفقیت پروژهها را تضمین خواهد کرد. در ادامه، به جزئیات فنی این ادغام و راهکارهای عملی برای پیادهسازی آن خواهیم پرداخت
افراد اغلب میپرسند که آیا و چگونه میتوان MS Project را با Planner ادغام کرد. این مقاله توضیح میدهد که چگونه این دو ابزار مایکروسافت میتوانند برای مدیریت برنامهریزی وظایف و مدیریت پروژه با استفاده از عملکردهای استاندارد ادغام شوند.
✅ویژگی های کلیدی نرم افزار MS Project
نرمافزار MS Project به عنوان ابزاری جامع در مدیریت پروژه، دارای قابلیتهای متعددی است که به تسهیل فرایند برنامهریزی و نظارت بر پروژهها کمک میکند. یکی از ویژگیهای کلیدی آن، امکان ایجاد و ویرایش گانت چارتها است که به مدیران پروژه این امکان را میدهد تا زمانبندی فعالیتها و وابستگیهای بین آنها را به وضوح مشاهده کنند. این ویژگی به طور ویژهای در شناسایی مسیر بحرانی پروژه و مدیریت زمانبندی کارآمد کمک میکند.
علاوه بر این، MS Project توانایی تخصیص منابع و پیگیری هزینهها را نیز به کاربران ارائه میدهد. با استفاده از این نرمافزار، مدیران میتوانند به راحتی منابع انسانی و مالی را تخصیص دهند و از پیشرفت هزینهها در مقایسه با بودجه تعیین شده مطلع شوند. همچنین، گزارشگیری پیشرفته و قابلیت تجزیه و تحلیل دادهها از دیگر مزایای آن به شمار میرود که به تصمیمگیریهای مستند و معقول در طول چرخه عمر پروژه کمک میکند.
✅Microsoft Planner
Microsoft Planner به عنوان یک ابزار کاربردی برای مدیریت تیمها و پروژهها، تمرکز خود را بر روی تسهیل همکاری و هماهنگی بین اعضای تیم قرار داده است. این پلتفرم به کاربران این امکان را میدهد که وظایف مختلف را ایجاد، تخصیص و پیگیری کنند. رابط کاربری ساده و کاربرپسند Planner، امکان مشاهده وضعیت وظایف را از طریق تابلوهای بصری فراهم میکند که به تسهیل درک پیشرفت پروژه کمک میکند. همچنین، قابلیتهای نظارتی Planner به تیمها این امکان را میدهد تا به راحتی نقاط ضعف و نیاز به توجه را شناسایی کنند و فعالیتهای لازم را به موقع انجام دهند.
علاوه بر مدیریت وظایف، یکی از ویژگیهای برجسته Microsoft Planner، ادغام آن با دیگر ابزارهای Microsoft 365 است که بهرهوری را به طرز قابلتوجهی افزایش میدهد. با استفاده از این ادغام، کاربران میتوانند از امکاناتی مانند Microsoft Teams و Outlook بهرهمند شوند و ارتباطات بهتری را در طول پروژه برقرار کنند. این ویژگی به ویژه در پروژههای بزرگ و پیچیده که همکاری بین تیمها حائز اهمیت است، از اهمیت ویژهای برخوردار است و به تسهیل در تبادل اطلاعات و همافزایی در انجام وظایف کمک میکند.
✅ساده کردن مدیریت و کار با Planner
مدیریت کار در محیطهای پیچیده و متغیر نیازمند ابزارهایی است که بتوانند فرآیندها را تسهیل و ساده کنند. استفاده از Planner به تیمها این امکان را میدهد که وظایف را به راحتی تخصیص دهند و پیشرفت را در یک نمای کلی مشاهده کنند. با قابلیتهای بصری و کاربرپسند این ابزار، اعضای تیم میتوانند به سرعت به وظایف خود دسترسی پیدا کرده و در صورت نیاز آنها را بهروز کنند. این فرایند به کاهش سردرگمی و افزایش بهرهوری کمک میکند، زیرا تمامی اطلاعات در یک مکان متمرکز قرار دارد.
علاوه بر این، Planner میتواند به تسهیل ارتباطات درون تیمی کمک کند. با امکان نظارت بر وضعیت وظایف و تبادل نظر در مورد پیشرفتها و چالشها، اعضای تیم میتوانند هماهنگی بهتری در فعالیتهای خود داشته باشند. این امر به ویژه در پروژههایی که شامل چندین ذینفع و تخصص مختلف هستند، ضرورت مییابد. در نهایت، سادهسازی فرآیند مدیریت کار با استفاده از Planner، به تیمها این امکان را میدهد تا بهطور موثرتری به اهداف پروژه دست یابند و کارایی کلی را افزایش دهند.
✅بهبود ارتباطات تیمی از طریق یکپارچه سازی
یکپارچهسازی ابزارها و فرآیندها در مدیریت پروژه به ویژه در تقویت ارتباطات تیمی نقش بسزایی دارد. زمانی که اعضای تیم بتوانند به صورت همزمان و در یک بستر مشترک اطلاعات و اسناد را مشاهده و بهروزرسانی کنند، زمینه برای کاهش سوء تفاهمها و خطاهای ارتباطی فراهم میشود. این امر نه تنها موجب افزایش شفافیت در تبادل اطلاعات میشود، بلکه حس اعتماد و همکاری را نیز در میان اعضای تیم تقویت میکند. با داشتن یک مرجع واحد برای تبادل اطلاعات، تمام افراد به یک دیدگاه مشترک دست مییابند و میتوانند با بهرهگیری از دادهها و تحلیلهای موجود، تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.
همچنین، یکپارچهسازی میتواند به افزایش سرعت پاسخگویی و کاهش زمانهای غیرضروری کمک کند. با امکان دسترسی سریع به اطلاعات و قابلیتهای ارتباطی، اعضای تیم میتوانند بهسرعت به چالشها و مسائل پیش آمده واکنش نشان دهند و در نتیجه، عملکرد کلی پروژه بهبود مییابد. به این ترتیب، نه تنها کارایی و اثربخشی تیم افزایش مییابد، بلکه انگیزه و رضایت شغلی اعضا نیز به دلیل تجربه همکاری موثر و بینقص، بیشتر میشود.
✅اندازه گیری موفقیت پروژه با ابزارهای ترکیبی
استفاده از ابزارهای ترکیبی در اندازهگیری موفقیت پروژه، به مدیران این امکان را میدهد که از دادههای متنوع و تحلیلهای جامعتری بهرهبرداری کنند. با ترکیب فناوریهای مختلف، میتوان جنبههای گوناگون پروژه از جمله زمانبندی، هزینه، کیفیت و رضایت ذینفعان را به طور همزمان ارزیابی کرده و نقاط قوت و ضعف را شناسایی کرد. این رویکرد نه تنها به تحلیل دقیقتری از عملکرد پروژه میانجامد، بلکه میتواند به پیشبینی مشکلات آینده و اتخاذ تصمیمات هوشمندانهتر کمک کند.
علاوه بر این، ابزارهای ترکیبی میتوانند امکان مقایسه و تجزیه و تحلیل دادههای تاریخی را فراهم کنند و به تیم کمک کنند تا روندهای موفقیتآمیز را شناسایی و بهینهسازی کنند. با ایجاد داشبوردهای تحلیلی و گزارشهای مبتنی بر داده، تیمها قادر خواهند بود تا نتایج پروژهها را بهصورت مستمر تحت نظر داشته باشند و در صورت نیاز، تغییرات لازم را به سرعت اعمال کنند. این فرآیند منجر به افزایش شفافیت و پاسخگویی در مدیریت پروژه میشود و در نهایت، به تحقق اهداف پروژه کمک شایانی میکند.
✅تفاوت Microsoft Planner با Project Online
Microsoft Planner یک ابزار مدیریت کار سادهشده و مبتنی بر ابر در Microsoft 365 است. این ابزار به شما این امکان را میدهد که زمان را بهطور مؤثر تخصیص دهید و وظایف را اختصاص دهید. همچنین میتوانید مهلتها را تنظیم کنید و فایلها را به اشتراک بگذارید.
Project Online یک ابزار قدرتمند برای مدیریت پروژهها و پرتفویها (PPM) در ابر است. این ابزار بسیاری از عملکردهای مشابه با Microsoft Project Server را ارائه میدهد. بهعنوان یک مدیر پروژه، میتوانید از آن برای برنامهریزی و مدیریت پروژههای پیچیده استفاده کنید.
- نکته: MS Planner تنها تا حدی برای برنامهریزی پروژههای چابک مناسب است. این ابزار فاقد عملکردهای مهمی است که برای برنامهریزی تلاشها لازم است.
✅ادغام MS Planner با MS Project Server
یک راهحل استاندارد فقط به شما امکان میدهد MS Planner را با Project Online ادغام کنید. اگر نمیخواهید MS Planner را با Project Online ادغام کنید و ترجیح میدهید آن را با یک Microsoft Project Server که بهصورت محلی اجرا میشود ادغام کنید، این کار چندان ساده نیست. برای این کار، شما به یک واسط ادغام مانند TPG PSLink نیاز خواهید داشت.
✅چه زمانی ادغام MS Planner با Project Online مفید است؟
Microsoft Project فقط به یک کاربر در هر زمان اجازه میدهد تا پروژهها را ویرایش کند. این شخص معمولاً مدیر پروژه یا یک دستیار است. برنامههای پروژه معمولاً بسیار جامع هستند زیرا شامل جزئیات زیادی میشوند.
اگر هدف شما این است که برنامههای پروژهتان را ساده نگه دارید، میتوانید اجازه دهید هر عضو تیم خود وظایف خود را به طور دقیق با استفاده از MS Planner برنامهریزی کند. در اینجا، ادغام MS Planner با Project Online منطقی است. این کار همکاری بین مدیران پروژه و تیمهای پروژه را بسیار آسانتر و کارآمدتر میکند.
استفاده از این دو ابزار با هم به شما امکان میدهد ساختار اصلی پروژه خود را در MS Project ایجاد کرده و سپس جزئیات آن را به MS Planner صادر کنید. برای انجام این کار، یک فعالیت در Project Online برای هر بسته وظیفه ایجاد کنید و سپس لینکی به آن فعالیت به برنامه مربوطه در MS Planner اضافه کنید. تیم شما سپس میتواند وظایف فردی را تعریف کرده و جزئیات لازم را اضافه کرده و به برنامه وارد کند. شما همچنان مالک اصلی پروژه خود در MS Project باقی خواهید ماند.
✅محدودیتهای یک ادغام پیشفرض
لطفاً توجه داشته باشید که این راهحل:
- فقط به شما این امکان را میدهد که یک لینک به فعالیتهای پروژه خود در سطح بالا به برنامه در MS Planner اضافه کنید.
- نمیتوانید مستقیماً به ورودیهای دقیق در یک برنامه MS Planner لینک بدهید.
- فقط میتوانید یک برنامه MS Planner را به یک فعالیت در یک پروژه Project Online متصل کنید.
- این بدان معناست که نمیتوانید همان برنامه را به فعالیتهای مختلف در یک پروژه واحد لینک دهید.
خلاصه: بهطور پیشفرض، هیچ راهی برای پیوند دادن یک فعالیت پروژه به بخشی از یک برنامه، مانند یک سطل (bucket)، در MS Planner وجود ندارد. بنابراین، باید برای هر بسته کاری که به یک برنامه دقیق نیاز دارد، یک برنامه جداگانه در MS Planner ایجاد کنید.
در اینجا توضیح میدهیم که چگونه این کار را انجام دهید.
✅پیوند دادن فعالیتهای Project Online به یک برنامه MS Planner
- یک پروژه را در Project Online باز کنید و فعالیتی که میخواهید آن را به یک برنامه در MS Planner پیوند دهید انتخاب کنید.
- سپس دکمه "Planner" را در نوار وظیفه (task ribbon) کلیک کنید.

- دکمه "Planner" تنها در نوار وظیفه (task ribbon) Project Online نمایش داده میشود. حال، پنل "Link to plan" در سمت چپ ظاهر میشود.

- نمایش پنل که طرحهای موجود MS Planner را نشان میدهد.
با کلیک بر روی لینک، یک کادر متنی باز میشود که در آن میتوانید اولین حروف نام تیم مربوط به آن طرح را وارد کنید. از لیست، تیم مورد نظر را انتخاب کنید.
طرح مناسب را از میان طرحهای MS Planner که قبلاً ایجاد شدهاند انتخاب کنید. (توجه: نامگذاری واضح و قابل فهم برای طرحهای MS Planner به شما کمک میکند تا به راحتی طرح درست را شناسایی کنید.) - نکته: اجازه دادن به ایجاد تعداد نامحدودی تیمها و طرحهای Microsoft میتواند منجر به تعداد بسیار زیادی گروه و طرح شود که مدیریت آنها دشوار خواهد بود. در نتیجه، ممکن است پیگیری آنها سخت شود. از این امر اجتناب کنید و از مدیر خود بخواهید تنها به تعدادی از کاربران مجاز اجازه دهد تا تیمها و طرحهای جدید ایجاد کنند. زمانی که تعداد تیمها و طرحها بسیار زیاد شد، کاهش این تعداد دوباره سخت خواهد بود.
- طرح مناسب Planner را از پنل تیم انتخاب کنید.
- سپس، روی دکمه "Create link" در پایین سمت چپ پنل خاکستری کلیک کنید.
- یک نماد MS Planner کنار وظیفهای که قبلاً انتخاب کردهاید، ظاهر میشود.

نمایش آیکون Planner لینکشده کنار وظیفه در Project Online
کلیک کردن روی این آیکون Planner، طرح MS Planner لینکشده را در مرورگر شما باز میکند. (ممکن است نیاز باشد بعداً هنگام باز کردن لینک، وارد محیط Microsoft 365 خود شوید.)
یکپارچهسازی MS Project با Planner – طرح Planner لینکشده را برای ویرایش باز کنید.
✅ویرایش وظایف در طرح MS Planner
در طرح MS Planner نمایش داده شده، حالا میتوانید وظایف مرتبط را برنامهریزی و مدیریت کنید.
لطفاً توجه داشته باشید که MS Planner به شما اجازه نمیدهد تا حقوق کاربران فردی را محدود کنید. کاربران یا دسترسی به همه چیز دارند یا هیچ چیز.
کاربران میتوانند اقدامات زیر را بر روی یک وظیفه انجام دهند:
- تخصیص وظیفه به یک یا چند نفر
- افزودن برچسب به یک وظیفه
- تخصیص وظیفه به یک سبد
- تعیین پیشرفت یک وظیفه (شروع نشده، در حال پیشرفت، یا تکمیل شده)
- تعیین اولویت برای وظیفه (فوری، مهم، متوسط یا کم)
- تعریف تاریخ شروع و تاریخ پایان برای وظیفه
- افزودن جزئیات به عنوان چکلیستها به یک وظیفه
- افزودن پیوستها به یک وظیفه
- افزودن نظرات به یک وظیفه

آنچه که استفاده از MS Planner را دشوار میکند، نبود فیلدهای سفارشی است. این فیلدها در محیطهای چابک ضروری هستند، به عنوان مثال برای استفاده از نقاط داستانی، نشان دادن درصد تکمیل یا وارد کردن ساعات برنامهریزی شده در مقابل ساعات واقعی برای این وظیفه.
پیشرفت مایکروسافت در توسعه بیشتر Planner در حال حاضر بسیار کند است. در پلتفرم UserVoice، کاربران تمایل شدیدی به فیلدهای تعریفشده توسط کاربر نشان دادهاند، اما هنوز مشخص نیست که این ویژگیها چه زمانی و اگر در دسترس قرار بگیرند.
✅انتقال دادهها از MS Planner به Project Online امکانپذیر نیست
به طور پیشفرض، ابزارهای مایکروسافت اجازه نمیدهند اطلاعات از MS Planner به Project Online منتقل شود. شما فقط میتوانید یک فعالیت را به یک طرح MS Planner در Project Online پیوند دهید. کلیک بر روی این لینک بعداً به شما این امکان را میدهد که طرح پیوند داده شده و جزئیات آن را در MS Planner مشاهده کنید، اما راهحل پیشفرض اجازه انجام کار دیگری نمیدهد.

MS Planner ابزار مناسبی برای نگهداری یک فهرست انجام کار است. اما اگر بخواهید دقیقاً میزان پیشرفت را بر اساس ساعتهای برنامهریزیشده در مقابل ساعتهای واقعی بدانید، MS Planner مناسب نیست زیرا فاقد فیلدهای تعریفشده توسط کاربر است.
محدودیت دیگر این است که تنها یک برنامه MS Planner در هر زمان میتواند به یک فعالیت در یک پروژه Project Online لینک شود. علاوه بر این، بدون استفاده از میانافزار یکپارچهسازی اضافی، امکان لینک کردن MS Planner به Project Online وجود ندارد.
✅بهترین شیوه ها برای ادغام موفق
ادغام موفق نیازمند یک استراتژی دقیق و برنامهریزی شده است که شامل شناسایی و درک دقیق اهداف مشترک، فرهنگ سازمانی و منابع موجود میشود. تیمهای پروژه باید اطمینان حاصل کنند که تمامی ذینفعان از اهداف و مراحل ادغام آگاه هستند و در فرآیند شرکت دارند. برقراری ارتباط مؤثر و مداوم میان اعضای تیم و ذینفعان نقش حیاتی در کاهش مقاومت و افزایش تعهد به تغییرات دارد. همچنین، برگزاری جلسات منظم برای مرور پیشرفت و بررسی موارد چالشزا به شفافسازی فرآیند ادغام و بهبود همکاری کمک میکند.
توسعه و اجرای برنامههای آموزشی مناسب برای کارکنان نیز از دیگر ابعاد ضروری برای ادغام موفق است. این برنامهها میتوانند به انتقال مهارتها و دانش لازم برای سازگاری با تغییرات جدید کمک کنند. در نهایت، ارزیابی مداوم و جمعآوری بازخورد از تمام سطوح سازمان میتواند در شناسایی نواقص و بهبود مستمر فرآیند ادغام مؤثر باشد. این رویکردها، در کنار یک رهبری قوی و متعهد، شانس موفقیت ادغام را به طور قابل توجهی افزایش میدهند.
در نتیجه، ادغام MS Project با Planner نشان دهنده پیشرفت قابل توجهی در حوزه مدیریت پروژه است. با ترکیب قابلیتهای برنامهریزی قوی پروژه MS با ویژگیهای مشارکتی Planner، مدیران پروژه میتوانند کارایی گردش کار خود را افزایش داده و ارتباطات تیمی را سادهتر کنند. این هم افزایی نه تنها امکان تخصیص بهتر منابع و ردیابی وظایف را فراهم می کند، بلکه رویکردی چابک تر برای اجرای پروژه را تقویت می کند. از آنجایی که سازمانها به پیمایش پیچیدگیهای پروژههای مدرن ادامه میدهند، استفاده از چنین ابزارهای یکپارچه برای دستیابی به نتایج موفق و هدایت موفقیت کلی پروژه ضروری است. استقبال از این فناوریها بدون شک تیمها را قادر میسازد تا با دقت و اثربخشی بیشتری به اهداف خود برسند.
ادغام ماکروسافت پروجکت (Microsoft Project) و ماکروسافت پلنر (Microsoft Planner) برای مدیریت پروژهها امکانپذیر است، اما برخی محدودیتها و نکات فنی وجود دارد. این دو ابزار از سوی مایکروسافت برای مدیریت پروژهها و برنامهریزی وظایف طراحی شدهاند، اما تفاوتهایی در عملکرد و قابلیتهای آنها وجود دارد که ممکن است نیاز به ادغام بین آنها را ایجاد کند.
تفاوتها:
- ماکروسافت پروجکت ابزاری پیچیدهتر و قدرتمندتر است که بهویژه برای مدیریت پروژههای بزرگ و پیچیده با جزئیات فراوان مناسب است. این ابزار برای پروژههای بزرگ و سازمانی طراحی شده است و قابلیتهایی مانند تخصیص منابع، تعیین مدت زمان دقیق هر وظیفه و تخصیص هزینهها را فراهم میکند.
- ماکروسافت پلنر ابزار سادهتری است که برای تیمها و کارهای کوچکتر طراحی شده است. این ابزار برای ایجاد و تخصیص وظایف، تعیین اولویتها و ردیابی پیشرفت استفاده میشود و بیشتر برای تیمهای کوچک یا پروژههای کوتاه مدت کاربرد دارد.
ادغام MS Project با MS Planner:
اگر نیاز به پیوند دادن این دو ابزار دارید، چندین راهحل وجود دارد:
ادغام با Project Online:
- شما میتوانید MS Planner را به پروژههای Project Online لینک کنید. این ادغام بهویژه برای کسانی که پروژههای بزرگ دارند و به دنبال یک ابزار ساده برای مدیریت وظایف تیمی هستند مفید است.
- تنها محدودیت در اینجا این است که شما میتوانید فقط یک فعالیت را به یک برنامه در MS Planner لینک کنید و قادر به ارتباط دوطرفه (انتقال دادهها بین دو ابزار) نیستید مگر اینکه از میانافزارهایی مانند TPG PSLink استفاده کنید.
ادغام با Project Server:
- برای ادغام MS Planner با Microsoft Project Server که محلی نصب شده باشد، نیاز به یک راهحل میانافزاری است. این فرآیند بهطور ساده از طریق ابزارهای استاندارد امکانپذیر نیست.
محدودیتها:
- بهطور پیشفرض نمیتوانید دادهها را از MS Planner به Project Online منتقل کنید.
- هیچ قابلیت پیشفرضی برای استفاده از فیلدهای سفارشی در MS Planner وجود ندارد که برای برنامهریزی پروژههای چابک (Agile) یا کارهایی مانند استفاده از نقاط داستان (Story Points) یا ثبت درصد پیشرفت لازم است.
- ادغام دوطرفه بین MS Planner و Project Online بدون استفاده از میانافزارهایی مانند TPG PSLink ممکن نیست.
نتیجهگیری:
ادغام MS Project و MS Planner برای مدیریت پروژهها میتواند بسیار مفید باشد، بهویژه در پروژههایی که نیاز به برنامهریزی گسترده دارند. اگر نیاز به پیگیری جزئیات بیشتری دارید، بهتر است از MS Project استفاده کنید و از MS Planner برای مدیریت وظایف تیمی استفاده کنید.