در گذشته، شرکت‌ها اطلاعات مشتریان را با استفاده از صفحات گسترده، ایمیل‌ها، دفترچه‌های آدرس و راه‌حل‌های پراکنده، اغلب به‌صورت دستی و کاغذی، ردیابی می‌کردند. این رویکرد غیرمتمرکز و فاقد اتوماسیون، باعث می‌شد که افراد در تیم‌ها نتوانند به‌سرعت به اطلاعات به‌روز دسترسی پیدا کنند یا آن‌ها را به اشتراک بگذارند. در نتیجه، توانایی آن‌ها در اجرای کمپین‌های بازاریابی، پیگیری سرنخ‌های فروش و ارائه خدمات به مشتریان به‌شدت محدود می‌شد.

اما امروزه سیستم‌های CRM به‌طور خودکار حجم عظیمی از اطلاعات مربوط به مشتریان فعلی و بالقوه را جمع‌آوری می‌کنند. این داده‌ها شامل آدرس‌های ایمیل، شماره‌های تماس، وب‌سایت‌های شرکت‌ها، پست‌های شبکه‌های اجتماعی، تاریخچه خرید و درخواست‌های پشتیبانی است. سپس سیستم این داده‌ها را تلفیق کرده و پروفایل‌های جامعی ایجاد می‌کند که به تیم‌های مربوطه برای بهبود همکاری و ارائه خدمات بهتر به اشتراک گذاشته می‌شود.

علاوه بر این، سیستم‌های CRM با سایر ابزارهای تجاری، مانند چت آنلاین و برنامه‌های اشتراک‌گذاری اسناد، ادغام می‌شوند و دارای قابلیت‌های داخلی هوش تجاری و هوش مصنوعی (AI) هستند. این قابلیت‌ها به تیم‌ها کمک می‌کنند تا کارهای اداری را سریع‌تر انجام داده و بینش‌های کاربردی و ارزشمندی به‌دست آورند.

به بیان ساده، ابزارهای مدرن CRM به تیم‌های فروش، بازاریابی، خدمات میدانی و پشتیبانی مشتریان این امکان را می‌دهند که به سرعت و به‌طور یکپارچه به تمام اطلاعات لازم برای توسعه، بهبود و حفظ روابط با مشتریان دسترسی داشته باشند.