در سال های اخیر، جهان تغییر سریعی را به سمت رویکرد دیجیتال اول در همه جنبه های زندگی تجربه کرده است. این امر توسط همه‌گیری جهانی تسریع شده است، که شرکت‌ها را مجبور کرده تا خود را با کار از راه دور تطبیق دهند و به شدت به ابزارهای دیجیتال برای ارتباطات و همکاری تکیه کنند. در پاسخ به این چشم‌انداز در حال تغییر، مایکروسافت آخرین افزوده خود را به محیط کار دیجیتال معرفی کرده است – Microsoft Viva. هدف این پلتفرم نوآورانه افزایش و ارتقای تجربه کار از راه دور برای کارمندان است و یک مرکز متمرکز برای ارتباط، همکاری، یادگیری و رفاه را برای آنها فراهم می کند. در این مقاله، تجربیات کارمندان در عصر دیجیتال و اینکه چگونه Microsoft Viva در راه دورکاری ما انقلابی ایجاد کرده است را بررسی خواهیم کرد. ما به ویژگی‌های این پلتفرم و چگونگی بهبود بهره‌وری، تعامل و رفاه کلی در محل کار خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید تا تأثیر Microsoft Viva در محیط کار دیجیتال مدرن و پتانسیل آن برای شکل دادن به آینده کار از راه دور را کشف کنیم.
Microsoft Viva چیست و چگونه کار می کند؟
Microsoft Viva یک پلتفرم تجربه دیجیتال کارمندان جدید از مایکروسافت است که به‌طور یکپارچه با ابزارهای بهره‌وری و همکاری Microsoft 365، به‌ویژه Microsoft Teams، ادغام شده است. هدف این پلتفرم، کمک به تمامی اعضای تیم در یادگیری و رشد از طریق تجربیات دیجیتال نوین و بهبود شرایط دورکاری است.
این پلتفرم قابلیت سفارشی‌سازی دارد، بنابراین افراد می‌توانند راه‌حل‌های تجربه کارمندان خود را ادغام کرده و از آنها به شیوه‌ای راحت‌تر و دسترس‌پذیرتر استفاده کنند. به این ترتیب، سازمان‌ها می‌توانند محیط کاری دیجیتال خود را بهینه‌سازی کنند و از تجربه‌ی یکپارچه و موثرتری برای کارمندان بهره‌مند شوند.
Microsoft Viva از چهار بخش اصلی تشکیل شده است:
Viva Connections: این بخش به کارمندان امکان می‌دهد تا با شرکت و همکاران خود ارتباط بهتری برقرار کنند. Viva Connections مانند یک درگاه دیجیتال عمل می‌کند که اطلاعات و منابع مهم سازمانی را در دسترس قرار می‌دهد و احساس پیوستگی و مشارکت را تقویت می‌کند.
Viva Topics: با استفاده از هوش مصنوعی، Viva Topics به سازمان‌ها کمک می‌کند تا دانش و اطلاعات مهم را سازماندهی و اشتراک‌گذاری کنند. این بخش با استخراج و دسته‌بندی محتوای مرتبط، به کارمندان کمک می‌کند تا به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و از دانش جمعی سازمان بهره‌مند شوند.
Viva Insights: این بخش با تحلیل داده‌های کاری، به مدیران و کارمندان بینش‌های عملی ارائه می‌دهد تا به بهبود بهره‌وری و سلامت کاری کمک کند. Viva Insights از طریق گزارش‌ها و توصیه‌های شخصی‌سازی شده، راهکارهایی برای مدیریت زمان، کاهش استرس و افزایش تمرکز ارائه می‌دهد.
Viva Learning: این بخش بستری برای آموزش و توسعه مهارت‌ها فراهم می‌کند. Viva Learning با ادغام محتوای آموزشی از منابع مختلف، به کارمندان امکان می‌دهد تا به راحتی به دوره‌های آموزشی، محتواهای آموزشی و منابع یادگیری دسترسی پیدا کنند و مهارت‌های خود را ارتقاء دهند.
Microsoft Viva با تمرکز بر چهار حوزه اصلی ارتباطات و مکالمات، سلامت محل کار، اشتراک دانش و آموزش، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تجربه کارمندان را بهبود بخشند و بهره‌وری و رضایت کاری را افزایش دهند. این پلتفرم می‌تواند نقشی کلیدی در تسهیل دورکاری و ایجاد یک محیط کاری دیجیتال کارآمد و حمایت‌کننده ایفا کند.
ویژگی‌های Microsoft Viva
- اتصالات Viva: Viva Connections به کارمندان یک دروازه شخصی به محیط کار دیجیتال فراهم می‌کند. این امکان را به کارمندان می‌دهد تا به ارتباطات داخلی، منابع شرکتی مانند خط مشی‌ها و مزایا دسترسی پیدا کنند و در جوامعی مانند گروه‌های منابع کارمند شرکت کنند، همه از طریق یک برنامه قابل تنظیم در Microsoft Teams. این برنامه در نیمه اول سال 2021 در پیش‌نمایش عمومی بر روی دسکتاپ در دسترس خواهد بود و برنامه تلفن همراه آن به اواخر امسال عرضه خواهد شد.
- بینش‌های Viva: Viva Insights به افراد، مدیران و رهبران بینش‌های شخصی و عملی فراهم می‌کند که به همه افراد در یک سازمان کمک می‌کند تا پیشرفت کنند. این بینش‌ها از طریق گزارش‌ها و توصیه‌های شخصی‌سازی شده، از استراحت‌های منظم، کار متمرکز و یادگیری محافظت می‌کنند و روابط با همکاران را تقویت می‌کنند. این بینش‌ها همچنین به مدیران و رهبران این امکان را می‌دهد که روندها را در سطح تیم و سازمان مشاهده و توصیه‌هایی برای تعادل بهتر بهره‌وری و رفاه ببینند.
- Viva Learning: Viva Learning فرصت‌های آموزشی و توسعه حرفه‌ای را در جریان کار قابل کشف و در دسترس تر می‌کند. این برنامه منابع یادگیری موجود برای سازمان را در یک مکان جمع می‌کند، از جمله محتوای LinkedIn Learning، Microsoft Learn، و ارائه دهندگان شخص ثالث مانند Skillsoft، Coursera، Pluralsight و edX. کاربران می‌توانند از دوره‌های آموزشی متنوع استفاده کنند و پیگیری کنند. این برنامه از اواخر امسال با سیستم‌های مدیریت یادگیری پیشرو ادغام خواهد شد.
- موضوعات Viva: Viva Topics یک تجربه کشف دانش ارائه می‌دهد که به افراد کمک می‌کند به اطلاعات و کارشناسان در سراسر شرکت متصل شوند. این برنامه با استفاده از هوش مصنوعی برای استدلال بر روی داده‌های Microsoft 365 مشتری، و با توانایی ادغام دانش از انواع خدمات شخص ثالث، به طور خودکار کارت‌های موضوع را در مکالمات و اسناد در سراسر Microsoft 365 و Teams نشان می‌دهد.
- شبکه جهانی از شرکای خدمات: مایکروسافت با همکاری با شرکای خدماتی معتبر مانند Accenture، Avanade، PwC و EY، خدمات مشاوره‌ای و مشاوره‌ای را برای بهینه‌سازی سرمایه‌گذاری‌های موجود در تجربه کارمندان با استفاده از Microsoft Viva ارائه می‌دهد.
6 عنصر کلیدی تجربه کارمند
برای ایجاد و توسعه این پلتفرم جدید، مایکروسافت بر شش عنصر کلیدی متکی است:
تندرستی: این شامل ارائه شرایط مساعد برای کارمندان است و ابزارهای مختلفی را فراهم می‌کند که به آنها کمک می‌کند تا روال کاری خود را بهینه کنند.
رشد: ایجاد فرصت‌های رشد و یادگیری برای کارمندان در هر محیط کسب و کار.
ارتباط: فراهم کردن امکان ارتباط با همکاران و به اشتراک گذاری اطلاعات در سازمان.
تمرکز: تسهیل فعالیت‌های تمرکز و وظایف فردی بهینه.
هدف: فراهم کردن ابزارها و خدماتی که به کاربران اجازه می‌دهند نمای کلی و دقیقی از وضعیت فعالیت‌های تجاری خود را مشاهده کنند.
خودآگاهی: ارائه عناصری برای افزایش آگاهی از نقاط قوت و ضعف افراد.
مایکروسافت با ارائه این عناصر در پلتفرم Viva تلاش می‌کند تا تجربه کارمندان را بهبود بخشد و آنها را به عنوان یک تیم موثر و موفق پشتیبانی کند. این شامل خدمات اطلاع‌رسانی، ابزارهای شیرپوینت برای دسترسی به منابع شرکت، و Viva Learning برای رشد و توسعه حرفه‌ای می‌شود.
☑️ ارتقای تعاملات و تعاون در دورکاری
در عصر دیجیتال و دورکاری، ارتقای تعاملات و تعاون در محیط کار بسیار حائز اهمیت است. با استفاده از پلتفرم مایکروسافت Viva، این امکان فراهم می‌شود که کارکنان با همکاران و مدیران خود در ارتباط باشند و به صورت موثر همکاری کنند. امکاناتی مانند چت گروهی، تماس های تیمی، و همچنین امکان به اشتراک گذاری و مشارکت در فایل‌ها و سند‌ها، به کارکنان این امکان را می‌دهد تا در یک محیط دیجیتال هماهنگی و همکاری بیشتری داشته باشند. با استفاده از این ابزار، کارکنان قادر خواهند بود تا در تیم‌های چندمنظوره که از راه دور کار می‌کنند، به صورت موثر با هم همکاری کنند و از تجربه همکاری بهتری برخوردار شوند.
☑️ بهبود ارتباط با همکاران و مدیران
در این دوران دیجیتال، بهبود ارتباط با همکاران و مدیران یکی از عناصر اساسی برای بهبود فعالیت‌های تیمی و عملکرد سازمانی است. با استفاده از پلتفرم Microsoft Viva، می‌توان بهبود ارتباطات را در محیط کاری تقویت کرد. این پلتفرم ابزارها و قابلیت‌های متنوعی ارائه می‌دهد که امکان ارسال پیام‌ها، برقراری تماس‌های صوتی و تصویری با همکاران و مدیران، به اشتراک گذاری فایل‌ها و اسناد، و ایجاد محیطی مناسب برای هماهنگی و همکاری موثر را فراهم می‌کند. با بهره‌گیری از این امکانات، کارکنان می‌توانند به صورت سریع و آسان با همکاران و مدیران خود در ارتباط باشند، نظرات و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند و بهبود یافته در ارتباطات سازمانی را تجربه کنند.
☑️ افزایش بهره‌وری و اثربخشی در کار
درعصر دیجیتال، بهبود و ارتقای دورکاری به عنوان یک هدف اساسی در کسب و کارها مطرح می‌شود. با استفاده از ابزارها و فناوری‌های جدید مانند Microsoft Viva، این هدف قابل دستیابی است. افزایش بهره‌وری و اثربخشی در کار به معنای بهبود فرآیندها، اشتراک دانش، همکاری و ارتباطات سازمانی است. با استفاده از این ابزار، کارکنان می‌توانند به راحتی به منابع داخلی سازمان دسترسی پیدا کنند، در یک محیط مجازی همکاری و تبادل اطلاعات انجام دهند و از فناوری‌های مدرن برای کار از هر کجا و هر زمانی بهره‌برداری کنند. این تجربه کاری در عصر دیجیتال، با افزایش انعطاف‌پذیری و امکان ادامه فعالیت‌ها در هر شرایطی، بهبود مستمر و افزایش بهره‌وری را برای کسب و کارها فراهم می‌کند.
☑️ امکان دسترسی به اطلاعات مهم در هر زمان و مکان
در عصر دیجیتال با پیشرفت فناوری‌ها، به دسترسی آسان به اطلاعات مهم در هر زمان و مکان بسیار اهمیت داده می‌شود. با استفاده از ابزارهایی مانند Microsoft Viva، کارکنان قادر خواهند بود تا به سرعت و به صورت آنلاین به منابع داخلی سازمان دسترسی پیدا کنند. این امکان برای کارکنان به مزایای بسیاری منجر می‌شود. آنها می‌توانند در هر زمان و مکان اطلاعات مورد نیاز را جستجو کنند، در پروژه‌ها و تیم‌های کاری خود همکاری کنند و از فرصت‌های ارتباطی بین‌المللی بهره‌برداری کنند. این امکان همچنین به عملکرد کسب و کارها ارتقا می‌بخشد، زیرا دسترسی آسان به اطلاعات مهم و ارتباطات سازمانی بهبود فرآیندها و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک را تسهیل می‌کند.
☑️ مدیریت بهتر زمان و اولویت‌بندی وظایف
در عصر دیجیتال، مدیریت بهتر زمان و اولویت‌بندی وظایف از اهمیت بالایی برخوردار است. با استفاده از ابزارهایی مانند Microsoft Viva، کارکنان قادر خواهند بود تا به طور سازمان‌یافته تر و بهینه‌تر با وظایف خود مدیریت کنند. امکاناتی مانند ایجاد لیست‌های وظایف، تنظیم زمانبندی و اولویت‌ها، و همچنین اشتراک گذاری و همکاری در پروژه‌ها با همکاران امکان پذیر می‌شود. این به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود بخشند، از روزمرگی و ضربه خوردن به منابع وقت خود جلوگیری کنند و به صورت بهتری پیشروی کنند. همچنین، با بهره‌برداری از امکانات ارتباطی و همکاری درون سازمانی در Microsoft Viva، تیم‌ها می‌توانند به صورت هماهنگ و همکارانه اولویت‌ها و وظایف را مدیریت کنند و بهبودی در کارایی و تولیدمثل تیم را تجربه کنند.
☑️ ارتقای توانایی‌های مهارت‌های جدید در کارکنان
در عصر دیجیتال، ارتقای توانایی‌های مهارت‌های جدید در کارکنان امری بسیار حیاتی است. با استفاده از پلتفرم Microsoft Viva، کارکنان قادر خواهند بود تا به طور مداوم به روزرسانی و تقویت مهارت‌های خود بپردازند. با امکاناتی مانند دسترسی به دوره‌های آموزشی آنلاین، منابع آموزشی متنوع و مستندات تخصصی، کارکنان می‌توانند به صورت خودآموز به ارتقای توانایی‌های مهارتی خود بپردازند. همچنین، با امکان ارتباط و تعامل با همکاران و افراد متخصص در سراسر سازمان، کارکنان می‌توانند از تجارب و دانش دیگران بهره‌برداری کنند و از آن به عنوان یک فرصت برای یادگیری و رشد استفاده کنند. با توجه به این امکانات، Microsoft Viva به کارکنان امکان می‌دهد تا به طور مداوم در مسیر بهبود و ارتقای مهارت‌های خود قرار بگیرند.
☑️ ارائه ابزارهای تحلیلی و گزارش‌دهی برای مدیران
از آنجایی که مدیران نقش بسیار حیاتی در موفقیت سازمان‌ها ایفا می‌کنند، ابزارهای تحلیلی و گزارش‌دهی قدرتمند برای آنها بسیار اهمیت دارند. با فراهم کردن این ابزارها، مدیران قادر خواهند بود تا به طور دقیق و دقیق‌تری عملکرد و عملکرد تیم‌ها و پروژه‌ها را مورد بررسی قرار داده و تصمیمات استراتژیک را بر اساس داده‌های قابل اعتماد اتخاذ کنند. همچنین، ابزارهای تحلیلی و گزارش‌دهی می‌توانند به مدیران کمک کنند تا الگوها و روندهای عملکرد را شناسایی کرده و ضعف‌ها و قوت‌های سازمان را درک کنند. با دسترسی به این ابزارها، مدیران قادر خواهند بود تصمیمات بهتری را بر اساس داده‌های معتبر و قابل اطمینان اتخاذ کنند و بهبود پیشرفت‌ها و افزایش کارایی سازمان را تسهیل کنند.
☑️ ایجاد فضای کار مجازی منعطف و کارآمد در محیط دور
در عصر دیجیتال و با رشد روزافزون کار از راه دور، ایجاد فضای کار مجازی منعطف و کارآمد در محیط دور برای کارکنان اساسی و ضروری است. با استفاده از ابزارهایی مانند Microsoft Viva، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا به کارکنان خود یک تجربه دیجیتال بهبود یافته ارائه دهند. با این ابزار، کارکنان قادر خواهند بود به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند، با همکاران خود در تماس باشند و به راحتی همکاری کنند و از امکاناتی مانند آموزش آنلاین، مشارکت در گروه‌ها و جلسات مجازی، و پشتیبانی تکنیکی استفاده کنند. این فضای کار مجازی منعطف و قابل تنظیم، امکان بالابردن تعاملات و همکاری‌های تیمی را در محیط دور فراهم می‌کند و به کارکنان اجازه می‌دهد تا در هر زمان و مکانی به بهترین شکل ممکن به کار خود بپردازند.
چگونه می توانم Microsoft Viva را راه اندازی کنم؟
آماده‌سازی و بررسی نیازها: قبل از هر چیز، نیازهای سازمان خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که Microsoft Viva مناسب برای اهداف و نیازهای سازمان شما است. برای این کار، با اعضای کلیدی سازمان مشورت کنید و انتظارات آنها را بررسی کنید.
استعلام قیمت و خرید مجوزها: مطمئن شوید که سازمان شما مجوزهای لازم برای استفاده از Microsoft Viva را تهیه کرده است و قیمت و شرایط مربوط به این مجوزها را بررسی کنید.
مطالعه مستندات رسمی و آموزش‌ها: مایکروسافت منابع آموزشی متعددی را برای کمک به راه‌اندازی و استفاده از Microsoft Viva فراهم کرده است. این منابع شامل مستندات رسمی، ویدیوها، وبینارها و مقالات آموزشی می‌باشد. با مطالعه این منابع، بهترین روش‌ها و روندهای استفاده از Microsoft Viva را یاد بگیرید.
پیکربندی و نصب Microsoft Viva: پس از آشنایی کافی با Microsoft Viva، به مرحله پیکربندی و نصب آن در سازمان خود بپردازید. این شامل تنظیمات، پیکربندی‌های اولیه و اتصال به سایر سرویس‌ها و ابزارهایی است که ممکن است به آن نیاز داشته باشید.
آموزش کاربران: پس از نصب، آموزش‌های لازم را به اعضای سازمان ارائه دهید تا از ابزار Microsoft Viva به بهترین نحو استفاده کنند. اطمینان حاصل کنید که کارمندان با قابلیت‌ها و مزایای این پلتفرم آشنا شده و آماده استفاده از آنها باشند.
پشتیبانی و به‌روزرسانی: پس از آموزش، به منابع پشتیبانی لازم برای افرادی که با مشکلات یا سوالات روبرو می‌شوند، فراهم کنید. همچنین اطمینان حاصل کنید که به‌روزرسانی‌های لازم برای Microsoft Viva به موقع اعمال شود تا از عملکرد بهتر و امنیت بالاتر اطمینان حاصل شود.
با اجرای این مراحل، شما می‌توانید Microsoft Viva را به بهترین شکل در سازمان خود راه‌اندازی کرده و از مزایای آن بهره‌مند شوید.
در پایان، مایکروسافت ویوا یک راه حل جامع و نوآورانه برای چالش های پیش روی کارمندان در عصر دیجیتال ارائه می دهد. ویژگی‌های آن مانند اخبار و منابع شخصی‌سازی‌شده، جوامع مجازی، و ابزارهای تعامل کارکنان، به بهبود همکاری، بهره‌وری و رفاه در تنظیمات کار از راه دور کمک می‌کند. با روند رو به افزایش کار از راه دور، Microsoft Viva ابزاری ارزشمند برای سازمان هایی است که به دنبال ارتقای تجربه کارمندان خود و هدایت واقعیت های جدید کار در عصر دیجیتال هستند. واضح است که مایکروسافت متعهد به توانمندسازی و حمایت از کارمندان است و Viva گام دیگری به سوی این هدف است. استقبال از این پلتفرم می‌تواند برای دستیابی به موفقیت در چشم‌انداز دیجیتالی همیشه در حال تحول، برای کارکنان و سازمان‌ها مفید باشد.
