در تاریخ 18 سپتامبر 2024، مایکروسافت جدیدترین نسخه از نرم‌افزار مدیریت پروژه خود، Microsoft Project 2024 را به بازار عرضه کرد. این نسخه با تمرکز بر بهبود تجربه کاربری و ارتقای قابلیت‌ها، طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها و بهبودهای نوآورانه را معرفی کرده است که برای پاسخگویی به نیازهای متنوع تیم‌ها و سازمان‌ها طراحی شده‌اند. از جمله این بهبودها می‌توان به افزایش کارایی در برنامه‌ریزی پروژه‌ها، یکپارچگی بیشتر با ابزارهای دیگر مایکروسافت و امکان مدیریت بهتر منابع و زمان اشاره کرد.
Microsoft Project 2024، با بهره‌گیری از فناوری‌های پیشرفته و بازخوردهای دریافتی از کاربران، مجموعه‌ای کامل از ابزارها را ارائه می‌دهد که هم برای مدیران پروژه باتجربه و هم برای کسانی که به تازگی وارد این حوزه شده‌اند، مناسب است. در این مقاله به بررسی عملکردها و پیشرفت‌های جدید این نسخه خواهیم پرداخت. همچنین، تفاوت‌ها و شباهت‌های میان نسخه‌های مختلف Microsoft Project بررسی خواهد شد تا شما بتوانید بهترین انتخاب را برای نیازهای خود داشته باشید.
مایکروسافت پراجکت چیست؟
مایکروسافت پراجکت ، که به اختصار MS Project نیز شناخته می‌شود، یکی از قدرتمندترین نرم‌افزارها برای مدیریت پروژه‌ها است که توسط مایکروسافت توسعه داده شده است. این نرم‌افزار به کاربران این امکان را می‌دهد که به راحتی برنامه‌های پروژه‌ای خود را طراحی کرده، زمان‌بندی‌ها را تنظیم کنند و منابع مختلف پروژه را به شیوه‌ای مؤثر و کارآمد مدیریت نمایند. Microsoft Project به ویژه برای تیم‌های مدیریتی و سازمان‌ها بسیار مفید است، زیرا به آنها کمک می‌کند تا پروژه‌های پیچیده را به‌طور دقیق و با سرعت بیشتری پیش ببرند.
یکی از ویژگی‌های برجسته مایکروسافت پراجکت، توانایی آن در تولید و مدیریت نمودارهای گانت است. این نمودارها به کاربران کمک می‌کنند تا روند پیشرفت پروژه را به‌طور بصری مشاهده کنند و ارتباطات زمانی میان فعالیت‌های مختلف پروژه را بهتر درک کنند. علاوه بر نمودارهای گانت، مایکروسافت پروژه از تخته‌های کانبان نیز پشتیبانی می‌کند که ابزاری بسیار مفید برای مدیریت کارهای روزمره و وظایف تیم‌ها به شیوه‌ای انعطاف‌پذیر و ساده است.
ویژگی‌های پیشرفته دیگری نیز در مایکروسافت پراجکت وجود دارد که به کاربران اجازه می‌دهند تا منابع پروژه را به دقت مدیریت کنند و از طریق آنها، تخصیص منابع را بهینه‌سازی نمایند. این ویژگی‌ها به خصوص برای پروژه‌هایی با منابع محدود یا پیچیده بسیار مهم هستند. از دیگر امکانات موجود در این نرم‌افزار، گزارش‌دهی پیشرفته و تجزیه و تحلیل‌های دقیق است که به تیم‌ها و مدیران پروژه کمک می‌کند تا روند پروژه را پیگیری کنند و تصمیمات بهتری برای بهبود عملکرد پروژه‌ها بگیرند.
علاوه بر این نسخه اصلی، مایکروسافت پراجکت محصولاتی مرتبط دیگری نیز دارد که به کاربران این امکان را می‌دهند که تجربه‌ای یکپارچه‌تر و کامل‌تر از مدیریت پروژه داشته باشند. به عنوان مثال، Project Server و Project Online برای استفاده در محیط‌های سازمانی با حجم کاری بالا طراحی شده‌اند، در حالی که Project for the Web نسخه‌ای آنلاین است که برای پروژه‌هایی با نیازهای کمتر پیچیده مناسب است. با خرید اشتراک یکی از پلن‌های مایکروسافت پروژه، کاربران به تمامی این محصولات مرتبط دسترسی خواهند داشت و می‌توانند بسته به نیازهای خود از آنها استفاده کنند.
دلایل انتخاب مایکروسافت پراجکت برای مدیریت پروژه‌ها
انتخاب مایکروسافت پراجکت برای مدیریت پروژه‌ها، انتخابی هوشمندانه و منطقی است که می‌تواند تأثیر چشمگیری بر کارایی و بهره‌وری تیم‌ها و سازمان‌ها داشته باشد. در اینجا چندین دلیل اصلی وجود دارد که چرا خرید مایکروسافت پروژه می‌تواند برای شما و/یا شرکتتان یک سرمایه‌گذاری بسیار مفید و ارزشمند باشد:
یکی از دلایل اصلی برای خرید مایکروسافت پراجکت این است که این نرم‌افزار متعلق به مایکروسافت است، که خود یکی از بزرگ‌ترین و معتبرترین شرکت‌های فناوری در جهان است. این ویژگی به این معناست که مایکروسافت پروژه به‌طور کامل با دیگر محصولات مایکروسافت مانند اسکایپ، شیرپوینت و آفیس 365 یکپارچه می‌شود. این یکپارچگی باعث می‌شود که کاربران بتوانند از تجربه‌ای یکپارچه و ساده استفاده کنند، زیرا بسیاری از فرآیندهای کاری و داده‌ها به‌طور خودکار میان نرم‌افزارهای مختلف مایکروسافت همگام‌سازی می‌شوند.
دلیل دیگر توسعه مداوم و مستمر ویژگی‌های آن است. مایکروسافت طی سال‌ها با استفاده از بازخوردهای کاربران و نیازهای جدید بازار، ویژگی‌های این نرم‌افزار را بهبود بخشیده است و در نتیجه محصولی بهینه، کارآمد و به‌روز به کاربران ارائه می‌دهد. این توسعه مداوم باعث می‌شود که مایکروسافت پروژه همیشه با نیازهای جدید بازار و تکنولوژی‌های روز هماهنگ باشد. علاوه بر این، شهرت دیرینه و قابل اعتماد مایکروسافت به‌عنوان یک شرکت بزرگ و پیشرو در صنعت فناوری، باعث می‌شود که کاربران به کیفیت و قابلیت اعتماد این نرم‌افزار اطمینان داشته باشند.
یکی دیگر از ویژگی‌های برجسته مایکروسافت پراجکت، وجود ابزارهای پیشرفته برای مدیریت مالی است. این ابزارها به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا بودجه‌ها را به‌دقت تخمین زده و پیش‌بینی‌های دقیقی انجام دهند. این ویژگی برای مدیران پروژه‌هایی که نیاز به پیش‌بینی دقیق هزینه‌ها و منابع دارند، بسیار مفید است. علاوه بر این، این ابزارها به مدیران پروژه این امکان را می‌دهند که به‌طور مداوم وضعیت مالی پروژه را پیگیری کرده و از ایجاد مشکلات مالی پیشگیری کنند.
مایکروسافت پراجکت 2021 در مقابل مایکروسافت پروژه 2024
در مقایسه با نسخه قبلی خود، مایکروسافت پراجکت 2024 با تعدادی از بهبودهای قابل توجه همراه است که آن را به ابزاری قدرتمندتر و کارآمدتر برای مدیریت پروژه‌ها تبدیل می‌کند. این بهبودها باعث افزایش بهره‌وری، بهینه‌سازی فرآیندها و ارائه قابلیت‌های جدید برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌ها شده است. در اینجا به برخی از اصلی‌ترین پیشرفت‌های مایکروسافت پراجکت 2024 نسبت به مایکروسافت پروژه 2021 اشاره می‌کنیم:
- افزوده شدن سناریوهای پیشرفته “چه‌می‌شود اگر”
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های جدید در مایکروسافت پراجکت 2024، اضافه شدن سناریوهای پیشرفته “چه‌می‌شود اگر” است. این قابلیت به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد که تاثیر تغییرات مختلف در پروژه را شبیه‌سازی کنند و تصمیمات بهتری بر اساس نتایج پیش‌بینی شده بگیرند. این ویژگی به‌ویژه برای پروژه‌هایی با ریسک‌های بالا و نیاز به پیش‌بینی‌های دقیق اهمیت زیادی دارد. - گنجاندن سیستم‌های برنامه‌ریزی پیشرفته‌تر
مایکروسافت پراجکت 2024 با اضافه کردن سیستم‌های برنامه‌ریزی پیشرفته‌تر، به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد که برنامه‌ریزی دقیق‌تر و جامع‌تری برای پروژه‌های خود انجام دهند. این سیستم‌ها شامل ابزارهای بهتر برای تخصیص منابع، تعیین اولویت‌ها و پیش‌بینی زمان‌بندی‌ها هستند که باعث می‌شوند پروژه‌ها با دقت بیشتری هدایت شوند. - تقویت یکپارچگی با خدمات مبتنی بر ابر و Azure
یکی از دیگر بهبودهای مهم در مایکروسافت پراجکت 2024، تقویت یکپارچگی آن با خدمات مبتنی بر ابر و Azure است. این امر باعث می‌شود که اطلاعات پروژه‌ها به‌راحتی در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته شده و مدیران پروژه بتوانند به داده‌ها و گزارش‌ها به‌طور لحظه‌ای دسترسی داشته باشند. همچنین، این یکپارچگی به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که از مزایای ذخیره‌سازی ابری، اشتراک‌گذاری فایل‌ها و هماهنگی بهتر با سایر ابزارهای مبتنی بر Azure بهره‌مند شوند. - بهبود فرآیندهای زمان‌بندی و افزایش خودکارسازی
فرآیندهای زمان‌بندی در مایکروسافت پراجکت 2024 به‌طور قابل توجهی بهبود یافته‌اند. این نسخه جدید شامل ابزارهایی است که زمان‌بندی پروژه‌ها را بهینه‌تر و خودکارتر می‌کنند، به‌گونه‌ای که مدیران پروژه می‌توانند با صرف زمان کمتر، زمان‌بندی دقیق‌تری را ایجاد کنند و از صرفه‌جویی در زمان و منابع برخوردار شوند. - قابلیت‌های بهبود یافته برای برنامه‌ریزی مبتنی بر منابع
در مایکروسافت پراجکت 2024، برنامه‌ریزی مبتنی بر منابع به‌طور چشمگیری بهبود یافته است. این ویژگی به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد که منابع پروژه را به دقت بیشتری تخصیص دهند، میزان دسترسی به منابع را کنترل کنند و از تخصیص بیش از حد یا کمبود منابع جلوگیری نمایند. این ویژگی می‌تواند به‌ویژه برای پروژه‌هایی که منابع محدود دارند، بسیار مفید باشد. - افزودن قالب‌های آماده برای استفاده سریع‌تر
مایکروسافت پراجکت 2024 شامل تعداد بیشتری از قالب‌های آماده است که به کاربران کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را سریع‌تر و با حداقل تلاش راه‌اندازی کنند. این قالب‌ها شامل انواع مختلف پروژه‌ها از جمله پروژه‌های نرم‌افزاری، ساخت‌وساز، بازاریابی و غیره هستند که می‌توانند به‌راحتی سفارشی‌سازی شوند. - بهینه‌سازی زمان‌بندی وظایف و مدیریت منابع
یکی دیگر از بهبودهای مهم در مایکروسافت پراجکت 2024، بهینه‌سازی فرآیندهای زمان‌بندی وظایف و مدیریت منابع است. این تغییرات باعث می‌شوند که مدیران پروژه بتوانند به‌طور مؤثرتر و ساده‌تری وظایف را اولویت‌بندی کرده و منابع را در راستای نیازهای پروژه تخصیص دهند. این ویژگی به‌ویژه برای پروژه‌های پیچیده و بزرگ که شامل چندین تیم و منابع مختلف هستند، مفید خواهد بود.
علاوه بر این پیشرفت‌ها، مهم است که بدانید پشتیبانی از مایکروسافت پراجکت 2021 در تاریخ 13 اکتبر 2026 به پایان خواهد رسید. این به این معنی است که پس از این تاریخ، مایکروسافت هیچ‌گونه به‌روزرسانی یا پشتیبانی فنی از نسخه 2021 ارائه نخواهد داد. در مقابل، پشتیبانی از مایکروسافت پراجکت 2024 تا تاریخ 9 اکتبر 2029 ادامه خواهد داشت، که به‌این‌ترتیب سه سال پشتیبانی اضافی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. این افزایش پشتیبانی به شما این اطمینان را می‌دهد که با استفاده از مایکروسافت پروژه 2024، به‌روزرسانی‌ها و پشتیبانی لازم برای مدیریت پروژه‌های خود را برای سال‌ها خواهید داشت.
مایکروسافت پراجکت: ویژگی‌ها
در اینجا به برخی از ویژگی‌های کلیدی که این نرم‌افزار را به یک انتخاب عالی برای مدیریت پروژه تبدیل می‌کند، پرداخته‌ایم:
ارتباط و همکاری: یکی از ویژگی‌های برجسته مایکروسافت پراجکت، توانایی همکاری در تیم است. این نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد که با اعضای تیم خود در پروژه‌های مختلف به‌طور هماهنگ و همزمان کار کنید. به علاوه، قابلیت استفاده از مایکروسافت تیمز به عنوان یک ابزار ارتباطی درون تیمی، امکان ارسال پیام‌ها، برگزاری جلسات و به اشتراک‌گذاری فایل‌ها را به سادگی فراهم می‌آورد. این ارتباطات در محیطی امن و کاربرپسند انجام می‌شود که باعث تسهیل همکاری تیمی می‌شود.
همکاری مشترک (Co-authoring): ویژگی همکاری مشترک (Co-authoring) در مایکروسافت پراجکت به این معناست که چندین نفر می‌توانند به‌طور همزمان در یک سند واحد کار کنند. این ویژگی به ویژه برای تیم‌های بزرگ و پروژه‌هایی که نیاز به همکاری مداوم دارند بسیار مفید است. اعضای تیم می‌توانند به‌طور مستقیم فهرست‌های وظایف و زمان‌بندی‌ها را ایجاد یا ویرایش کنند. این امر باعث افزایش بهره‌وری و کاهش زمان‌های تلف‌شده در فرایند ویرایش اسناد می‌شود و امکان دسترسی سریع به اطلاعات و به‌روزرسانی‌ها را فراهم می‌کند.
برنامه‌ریزی پروژه: برنامه‌ریزی پروژه یکی از مراحل کلیدی در مدیریت پراجکت است که به کمک ابزارهای مناسب می‌تواند بسیار آسان‌تر و مؤثرتر انجام شود. در مایکروسافت پروژه، از نمودارهای گانت برای نمایش زمان‌بندی پروژه استفاده می‌شود. این نمودارها به‌صورت گرافیکی به شما کمک می‌کنند تا فعالیت‌ها و وظایف پروژه خود را مشاهده کرده و مدت‌زمان هر یک از آنها، تاریخ شروع و پایان و نحوه ارتباط وظایف با یکدیگر را به‌راحتی پیگیری کنید. این امکان باعث می‌شود که بتوانید برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهید و زمان‌بندی پروژه‌ها را بهینه کنید. علاوه بر این، مایکروسافت پروژه از تخته‌های کانبان (Kanban boards) نیز استفاده می‌کند که یک روش مؤثر برای مدیریت کارها و وظایف در پروژه‌هاست. این ابزار به شما کمک می‌کند تا کارها را با استفاده از کارت‌ها و ستون‌های مختلف برای توزیع بهینه وظایف به اعضای تیم نشان دهید و به‌راحتی پیگیری کنید که کدام کارها در حال انجام هستند و کدام یک تمام شده‌اند.
نقشه راه (Roadmap): نقشه راه یکی از ابزارهای مفید برای مدیران پروژه است که به آنها این امکان را می‌دهد تا مجموعه‌ای از پروژه‌ها و برنامه‌های مختلف را به‌طور یکپارچه پیگیری کنند. با استفاده از نقشه راه مایکروسافت پروژه، می‌توانید برنامه‌ها و پورتفولیوی پروژه‌ها را به‌طور مؤثرتر مشاهده و مدیریت کنید. این ابزار به شما کمک می‌کند تا ارتباطات بین پروژه‌ها را مشاهده کنید و این که چطور هر پروژه به اهداف کلی سازمان یا شرکت کمک می‌کند، شفاف‌تر شود.
فرم‌های زمان‌بندی (Timesheets): مدیریت زمان در پروژه‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است و یکی از ویژگی‌های کلیدی مایکروسافت پروژه، قابلیت جمع‌آوری زمان‌های پروژه‌ای و غیرپروژه‌ای است. با استفاده از فرم‌های زمان‌بندی، می‌توانید زمان‌هایی که صرف پروژه‌ها می‌شود را ثبت کرده و همچنین زمان‌هایی که مرتبط با وظایف غیرپروژه‌ای است را نیز مدیریت کنید. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای پرداخت حقوق و صورتحساب‌ها را به‌طور مؤثری سازماندهی کرده و از اشتباهات در ثبت زمان جلوگیری کنید. این کار نه‌تنها دقت مالی را افزایش می‌دهد، بلکه کمک می‌کند تا ارزیابی دقیقی از کارایی و بهره‌وری تیم‌ها داشته باشید.
گزارش‌دهی: گزارش‌دهی یکی از بخش‌های ضروری در هر پروژه است و مایکروسافت پراجکت ابزارهای قوی برای گزارش‌دهی در اختیار شما قرار می‌دهد. با استفاده از گزارش‌های پیش‌تعریف شده، می‌توانید پیشرفت پروژه‌ها، منابع، برنامه‌ها و پورتفولیوی پروژه‌ها را به‌طور دقیق پیگیری کنید. این گزارش‌ها به‌طور خودکار تولید می‌شوند و به مدیران پروژه این امکان را می‌دهند که وضعیت فعلی پروژه‌ها را ارزیابی کنند و تصمیمات لازم را بر اساس داده‌های به‌روز اتخاذ کنند. علاوه بر این، می‌توانید گزارش‌های سفارشی بسازید که مناسب نیازهای خاص پروژه و سازمان شما باشد.
مدیریت منابع: یکی از جنبه‌های حیاتی در مدیریت پروژه‌ها، مدیریت منابع است. مایکروسافت پراجکت به شما این امکان را می‌دهد که منابع مختلف مانند نیروی کار، تجهیزات، بودجه و مواد را به‌طور مؤثر مدیریت کنید. این نرم‌افزار با تخصیص و درخواست وظایف به منابع مختلف، کمک می‌کند تا هر منبع به درستی و به‌طور بهینه استفاده شود. این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که پروژه‌های خود را از نظر منابع نظارت کرده و از تخصیص ناکافی یا بیش از حد منابع جلوگیری کنید.
این ویژگی‌ها تنها برخی از امکانات کلیدی مایکروسافت پراجکت هستند که به تیم‌ها و مدیران پروژه کمک می‌کنند تا پروژه‌ها را با کارایی و دقت بیشتری مدیریت کنند.
کدام نسخه برای شما بهتر است؟
اگر به ویژگی‌ها و امکانات جدیدترین نسخه‌های مایکروسافت پراجکت علاقه دارید، هر دو نسخه Microsoft Project 2021 و Microsoft Project 2024 انتخاب‌های خوبی هستند، اما تفاوت‌هایی دارند که ممکن است بسته به نیازهای خاص شما یا شرکت شما، یکی از آنها مناسب‌تر باشد.
- Microsoft Project 2021 معمولاً برای کسانی که به دنبال یک نسخه پایدارتر و با ویژگی‌های ثابت هستند، مناسب است. این نسخه به‌طور کلی شامل امکاناتی است که به مدت طولانی در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه شناخته شده و تست شده‌اند.
- Microsoft Project 2024 با ویژگی‌های پیشرفته‌تر مانند بهبودهای مربوط به برنامه‌ریزی، اتوماسیون بیشتر، ادغام با خدمات ابری و Azure، و پشتیبانی به‌روزتر از منابع و پورتفولیوی پروژه‌ها، برای کاربرانی که به دنبال ویژگی‌های جدیدتر و بیشتر هستند، مناسب‌تر است.
اگر به پشتیبانی بلندمدت و ویژگی‌های به‌روزتر نیاز دارید، Microsoft Project 2024 می‌تواند گزینه بهتری باشد، در حالی که Microsoft Project 2021 برای کسانی که می‌خواهند نسخه‌ای ثابت و پایدار داشته باشند، مناسب‌تر است.
