راهکار های برتر برای استفاده از Microsoft 365 Archive : مدیریت حافظه با ابزارهای M365
یکی از کلیدهای کاهش هزینهها و سازماندهی ذخیرهسازی SharePoint، تسلط بر Microsoft 365 Archive است. اگر به درستی انجام شود، آرشیو کردن میتواند تا 75٪ در هزینههای ذخیرهسازی هر سایت صرفهجویی کند و در عین حال دادههای ضروری شما را ایمن و مطابق با مقررات نگه دارد. اما چالش واقعی؟ اطمینان از اینکه این صرفهجوییها را به دلیل مدیریت سهلانگارانه از دست ندهید.
در این راهنما، بهترین شیوهها را برای بهرهبرداری حداکثری از Microsoft 365 Archive بررسی خواهیم کرد—تا بتوانید بهطور قابل توجهی صرفهجویی کنید و محیط SharePoint خود را به روانی اجرا کنید.
✔️آرشیو کردن دادههای کمدسترسی
بله، آرشیو کردن یک روش عالی برای آزاد کردن فضا است، اما همهچیز نیازی به قرار گرفتن در ذخیرهسازی سرد ندارد. اولین قانون؟ فقط سایتهایی که دیگر فعال نیستند ولی هنوز ارزش دارند، چه برای انطباق، بررسیها، یا ارجاع تاریخی، را آرشیو کنید. از فضای ذخیرهسازی گرانبها برای سایتهایی که دیگر به آنها نیاز ندارید، استفاده نکنید!
چه چیزی را آرشیو کنید:
سایتهای غیرفعالی که دادههای مهمی مانند پروژههای تکمیلشده یا سایتهای تیمهای گذشته دارند، که ممکن است برای دلایل قانونی یا تجاری هنوز نیاز باشند.
نکته حرفهای: بررسیهای منظم از محیط SharePoint خود انجام دهید تا سایتهایی که باید آرشیو شوند را شناسایی کنید، پیش از اینکه هزینههای اضافی ذخیرهسازی را شروع کنند.
✔️اتوماسیون با سیاستهای نگهداری
بیا صادق باشیم—آرشیو کردن دستی ایده خوبی برای هیچکس نیست. اما با سیاستهای نگهداری Microsoft 365، میتوانید آن را تنظیم کنید و فراموش کنید. فرآیند آرشیو به صورت خودکار سایتهای غیرفعال را به ذخیرهسازی سرد منتقل میکند بدون اینکه شما انگشتی حرکت دهید.
چرا این کار میکند:
سیاستهای نگهداری خودکار اطمینان میدهند که سایتها بهطور منظم آرشیو شوند، محیط شما سازمانیافته باقی بماند و از هزینههای اضافی ذخیرهسازی جلوگیری شود.
سفارشیسازی آن: سیاستهای نگهداری خود را براساس نیازهای دپارتمان یا پروژه تنظیم کنید تا مطمئن شوید فقط چیزهای ضروری آرشیو میشوند.
کاهش تعداد نسخهها برای سایتهای آرشیو شده
شما نیازی به ذخیره هر نسخه از یک سند زمانی که سایت را آرشیو میکنید ندارید. در واقع، کاهش تعداد نسخههای سند میتواند هزینههای ذخیرهسازی شما را به طور چشمگیری کاهش دهد.
کنترل نسخه هوشمندتر: از کنترل نسخه هوشمند Microsoft 365 یا ابزارهای شخص ثالث مانند Orchestry برای مدیریت و محدود کردن نسخههای اسناد قبل از آرشیو استفاده کنید. نگهداری تنها 1 تا 3 نسخه آخر میتواند صرفهجویی قابل توجهی در هزینههای ذخیرهسازی و هزینههای احتمالی بازیابی ایجاد کند.
چرا این مهم است: نسخههای قدیمی اسناد به سرعت جمع میشوند، به ویژه در سازمانهای بزرگ. کاهش تعداد آنها قبل از آرشیو یک روش ساده برای کنترل هزینهها است.
ایجاد یک فرآیند برای جلوگیری از بازیابیهای غیرضروری
بزرگترین هزینه پنهان در آرشیو کردن؟ بازیابی یک سایت. هر بار که دادههای آرشیو شده را بازگردانید، با هزینه بازیابی مواجه میشوید که میتواند به سرعت افزایش یابد. کلید این است که از بازیابیهای غیرضروری با برنامهریزی پیشدستی جلوگیری کنید.
✔️آزمایش قبل از آرشیو:
از ویژگی قفل/باز کردن SharePoint برای ارزیابی اینکه آیا یک سایت واقعاً غیرفعال است استفاده کنید. سایت را قفل کنید تا از ویرایش جلوگیری شود، در حالی که دسترسی همچنان مجاز باشد. اگر سایت برای مدتی نیاز نباشد، پس آرشیو کردن آن امن است.
انتخابی عمل کنید:
از آرشیو کردن سایتهایی که ممکن است به زودی به آنها نیاز پیدا کنید، خودداری کنید. تمرکز خود را روی آرشیو کردن دادههایی قرار دهید که مطمئن هستید نیازی به دسترسی مکرر نخواهند داشت. هزینه بازیابی را تقسیم بر هزینه ماهانه نگهداری یک سایت به صورت آرشیو کنید. این به شما میگوید که برای جبران هزینهها، سایت باید برای چه مدت آرشیو باقی بماند.
✔️اولویتبندی دادههایی که آرشیو میشوند
آرشیو کردن همه چیز وسوسهانگیز است، اما ضروری نیست. قبل از انتقال یک سایت به ذخیرهسازی سرد، از خود بپرسید: آیا واقعاً به همه این دادهها نیاز داریم؟
تمرکز بر ارزش:
فایلهای بزرگ مانند ضبط جلسات یا رسانههای استفاده نشده میتوانند فضای زیادی اشغال کنند. قبل از آرشیو کردن، محتوا را مرور کرده و فایلهایی که دیگر ارزش ندارند حذف کنید.
پاکسازی بهاری:
دادههای اضافی، منسوخ یا بیاهمیت (ROT) را قبل از آرشیو کردن پاک کنید. این اطمینان میدهد که فقط محتوای ضروری ذخیره میشود و هزینهها به حداقل میرسد و همه چیز سازماندهی شده باقی میماند.
✔️حذف دائمی دادهها در مواقع مناسب
در حالی که Microsoft 365 Archive یک روش مقرون به صرفه برای ذخیره دادهها ارائه میدهد، این ذخیرهسازی برای همیشه رایگان نیست. زمانی که دادهها واقعاً قدیمی و بیاستفاده میشوند، نباید اجازه دهید که در فضای ذخیرهسازی آرشیو بمانند—آنها را حذف کنید.
چرا حذف دادهها مهم است: دادههای آرشیو شده همچنان هزینهبر هستند، بنابراین باید یک سیاست برای حذف دائمی محتوا پس از مدت زمانی مشخص ایجاد کنید. زمانی که سازمان شما احساس راحتی کرد، شروع به پاکسازی دادههای قدیمی و غیرضروری کنید تا از پرداخت هزینه برای ذخیرهسازی که به آن نیاز ندارید جلوگیری شود. فقط مطمئن شوید که از هر سیاست نگهداری که برای مقاصد انطباقی باید رعایت کنید، آگاه باشید.
کنترل هزینهها: با حذف منظم دادههای آرشیو شده که منسوخ شدهاند، میتوانید اطمینان حاصل کنید که هزینههای ذخیرهسازی شما همچنان کارآمد و بهینه باقی میماند.
✔️بازگرداندن دادهها به طور معقول
بازیابی دادههای آرشیو شده یکی از پرهزینهترین بخشهای فرآیند است. برای کنترل هزینهها، باید دفعات بازیابی سایتها را به حداقل برسانید، چرا که هزینهها ممکن است افزایش یابند و پسانداز شما را مصرف کنند.
قاعده ۳۰٪: سعی کنید بازگرداندن سایتها را در سال به کمتر از ۳۰٪ محتوای آرشیو شده محدود کنید. اگر خود را در موقعیت مکرر بازیابی دادهها میبینید، ممکن است آرشیو کردن بهترین استراتژی برای آن سایتها نباشد.
برنامهریزی استراتژیک: قبل از آرشیو، به دقت بررسی کنید که به چه دادههایی نیاز خواهید داشت. فقط دادههایی را آرشیو کنید که به ندرت به آنها دسترسی پیدا میشود تا از هزینههای بازیابی مکرر جلوگیری شود.
✔️بیشترین استفاده را از فرصتهای آرشیو رایگان ببرید
یکی از مزایای عالی Microsoft 365 Archive؟ شما میتوانید دادهها را به صورت رایگان آرشیو کنید، اگر سازمان شما فضای ذخیرهسازی استفاده نشده داشته باشد. از این فرصت به طور کامل استفاده کنید و قبل از رسیدن به حد ذخیرهسازی خود، دادهها را آرشیو کنید.
ذخیرهسازی رایگان: اگر مستاجرتان فضای ذخیرهسازی اضافی داشته باشد، میتوانید سایتهای غیرفعال را بدون هیچ هزینه اضافی آرشیو کنید. این یک روش عالی برای صرفهجویی در هزینهها و سازماندهی محیط SharePoint شما است.
مراقبت از آن: بر استفاده از ذخیرهسازی تجمعی سازمان خود نظارت کنید تا مطمئن شوید که از هر فرصت آرشیو رایگان به طور کامل بهرهبرداری میکنید.
✔️برنامهریزی برای صرفهجویی بلندمدت
صرفهجویی واقعی در Microsoft 365 Archive از ذخیرهسازی بلندمدت حاصل میشود. هرچه یک سایت مدت زمان بیشتری در حالت آرشیو باقی بماند بدون اینکه بازیابی شود، بیشتر صرفهجویی خواهید کرد در مقایسه با نگهداری آن در ذخیرهسازی فعال.
تفکر بلندمدت: سایتهایی را که مطمئن هستید برای سالها به آنها نیازی نخواهید داشت، آرشیو کنید. هرچه بیشتر بتوانید یک سایت را در ذخیرهسازی سرد نگه دارید، صرفهجویی بیشتری خواهید داشت.
مثال: آرشیو کردن یک سایت 150 گیگابایتی به مدت سه سال میتواند 75٪ صرفهجویی در مقایسه با نگهداری آن در حالت فعال ایجاد کند. ذخیرهسازی بلندمدت جایی است که صرفهجوییهای بزرگ اتفاق میافتد.
✔️نظارت منظم بر استفاده از دادهها و هزینههای آرشیو شده
برای اطمینان از اینکه بیشترین ارزش را از Microsoft 365 Archive میبرید، نظارت منظم بر دادههای آرشیو شده و هزینههای مربوطه مهم است. این رویکرد پیشگیرانه به شما کمک میکند تا از هر هزینه غیرمنتظره مطلع شوید و اطمینان حاصل کنید که استراتژی آرشیو شما همچنان با نیازهای سازمان شما همراستا است.
بررسی معیارهای آرشیو: از ویژگیهای گزارشدهی در Microsoft 365 برای بررسی منظم میزان دادههای آرشیو شده، دفعات بازیابی دادهها و هزینههای مربوطه استفاده کنید.
تنظیم استراتژی خود: اگر روندی از بازیابی مکرر یا افزایش هزینههای آرشیو مشاهده کردید، ممکن است زمان آن رسیده باشد که استراتژی آرشیو خود را اصلاح کنید—خواه به معنای کاهش دادههای آرشیو شده، تنظیم سیاستهای نگهداری، یا حذف دائمی محتوای غیرضروری باشد.
✔️استفاده بهینه از Microsoft 365 Archive
Microsoft 365 Archive میتواند ابزاری قدرتمند برای کاهش هزینههای ذخیرهسازی شما باشد، اما فقط اگر بهطور استراتژیک از آن استفاده کنید. با پیروی از این بهترین شیوهها، سازمان شما میتواند بهطور مؤثر هزینههای ذخیرهسازی SharePoint خود را مدیریت کند، از شلوغیها بکاهد و اطمینان حاصل کند که دادههای ارزشمند حفظ و قابل دسترسی هستند.
بیاموزید چگونه Microsoft 365 Archive میتواند به شما کمک کند تا هزینهها را به طرز چشمگیری کاهش دهید، محیط SharePoint خود را سادهتر کنید، هزینههای بازیابی را به حداقل برسانید و صرفهجوییهای بلندمدت در ذخیرهسازی را حداکثر کنید.
✔️کنترل فرآیند آرشیو خود با Orchestry
راهحلهای آرشیو Orchestry تمام ابزارهای مورد نیاز شما را برای پیادهسازی این بهترین شیوهها بهطور یکپارچه فراهم میکند. فرآیند آرشیو خود را ساده کنید، جریانهای کاری را خودکار کنید و از امنیت دادههای خود اطمینان حاصل کنید—همه اینها در حالی که هزینهها را کاهش میدهید. برای آشنایی بیشتر با راهحلهای آرشیو Microsoft Teams و SharePoint Orchestry و بهینهسازی ذخیرهسازی خود، امروز شروع کنید.
مدیریت حافظه با ابزارهای M365
✅بررسی منظم ظرفیت فعلی حافظه
اولین قدم این است که همیشه ظرفیت فعلی حافظه خود را برای بهینهسازی حافظه در SharePoint Online زیر نظر داشته باشید. آیا حافظه زیادی مصرف میکنید یا مشاهده میکنید که استفاده از حافظه شما خیلی سریع افزایش مییابد؟ در این صورت به جزئیات بیشتری بپردازید و بررسی کنید که کدام سایتها بیشترین منابع را مصرف میکنند.
✅ارزیابی تخصیص فعلی حافظه برای سایتهای مختلف
گزارش سایت فعال در مرکز مدیریت SharePoint تمام سایتهای سازمان را فهرست کرده و مقایسهای بر اساس معیارهای مختلف مانند تعداد بازدیدکنندگان، تعداد فایلها، استفاده از حافظه و آخرین فعالیت ارائه میدهد.
اگر میخواهید بدانید کدام سایتها بیشترین حافظه را مصرف میکنند، گزارش را بر اساس "حافظه استفادهشده" مرتب کنید. سپس با مالک سایت مربوطه بررسی کنید که آیا این سایتها میتوانند حذف، آرشیو یا مرتب شوند.
✅ارزیابی “آخرین فعالیت” تمام سایتهای SPO موجود
فعالیت سایتها یکی دیگر از عواملی است که بر مصرف حافظه در SharePoint Online تاثیر میگذارد. آیا سایتهای زیادی دارید که استفاده نمیشوند؟ آیا سایتهایی وجود دارند که در ماهها یا حتی سالها فعال نبودهاند؟ همه آنها حافظهای را اشغال میکنند که میتوانست برای مقاصد دیگر بهتر استفاده شود.
گزارش سایت فعال را بر اساس "آخرین فعالیت" فیلتر کنید. سایتهایی که طولانیترین دوره عدم فعالیت را دارند به ترتیب نزولی نمایش داده میشوند. در عین حال، شما میتوانید مشاهده کنید که آخرین فعالیت در هر سایت چه زمانی انجام شده است. فکر کنید که کدام سایتها واقعاً به آنها نیاز دارید و کدامها میتوانند آرشیو یا حذف شوند. این کار به شما کمک میکند تا حافظه را آزاد کرده و نمای کلی از محیط SharePoint Online خود را حفظ کنید.
✅تنظیم سهمیه سایت برای سایتهای جدید SPO و سایتهای موجود در صورت لزوم
سهمیه سایتها محدودیتهایی هستند که میتوانید برای هر سایت تعیین کنید تا مصرف حداکثر حافظه مشخص شود. به محض اینکه یک سایت به سهمیه خود برسد، دیگر نمیتواند محتوای جدید اضافه کند مگر اینکه سهمیه افزایش یابد یا حافظه در سایت آزاد شود.
سهمیه سایتها را هنگام ایجاد سایتهای جدید یا با ویرایش سایتهای موجود در مرکز مدیریت SharePoint تنظیم کنید. به طور پیشفرض، تنظیمات "خودکار" است که به این معنی است که یک سایت SharePoint Online میتواند تا حد فنی ۲۵ ترابایت رشد کند.
✅تنظیمات نسخهسازی برای تمام کتابخانههای اسناد موجود
استفاده از نسخهسازی برای پیگیری تغییرات اسناد و بازگرداندن نسخههای قبلی ممکن است. این کار یکپارچگی و امنیت اسناد موجود را تضمین میکند.
اما نسخهسازی مقدار زیادی حافظه مصرف میکند اگر نسخههای زیادی برای هر سند ذخیره شود. بنابراین، تنظیمات نسخهسازی کتابخانههای اسناد را تنظیم کرده و تعداد نسخههایی که میتوان ذخیره کرد محدود کنید. تصمیم بگیرید که آیا فقط نسخههای اصلی یا نسخههای ثانویه باید ذخیره شوند و آیا ممکن است فرایند تأیید برای انتشار نسخهها لازم باشد.
✅انقضای گروههای M365
گروههای M365 گروههای کاربری هستند که بر روی پروژهها، موضوعات یا علایق مشترک کار میکنند. شما میتوانید از انواع منابع مختلف مانند سایتهای SharePoint، تیمها، Outlook و Planner استفاده کنید. گروههای M365 به بهبود همکاری و ارتباطات در سازمان شما کمک میکنند. اما اگر دیگر به آنها نیازی نداشته باشید، این امر میتواند حافظه ارزشمندی را هدر دهد.
از ویژگی انقضای گروههای M365 استفاده کنید تا زمان انقضای گروههای موجود M365 را تنظیم کنید. به محض اینکه یک گروه M365 به زمان انقضای خود برسد، به طور خودکار حذف میشود – مگر اینکه توسط مالک یا یکی از اعضا تمدید شود. این کار مدیریت گروههای M365 را ساده میکند، زیرا فقط گروههای فعال حفظ میشوند. شما میتوانید انقضای گروههای M365 را برای تمام گروهها یا فقط گروههای منتخب اعمال کنید.
✅تنظیم سیاستهای نگهداری برای محتوای خاص
سیاستهای نگهداری قواعدی هستند که مشخص میکنند یک محتوا برای چه مدت نگهداری میشود یا اینکه آیا به طور خودکار پس از مدتی حذف میشود یا خیر. مانند بهینهسازی حافظه، سیاستهای نگهداری نیز برای محافظت، آرشیو یا حذف محتوا بر اساس نیازهای یک سازمان استفاده میشوند. آنها میتوانند برای انواع مختلف محتوا استفاده شوند، مانند سایتهای SharePoint، کتابخانههای اسناد، فهرستها، پوشهها و فایلها.
✅آرشیو M365
سرویس M365 Archive یک راهحل مدرن برای بهینهسازی حافظه است. محتوا در حافظه آرشیو جداگانه (بلندمدت) ذخیره میشود که ارزانتر و امنتر از حافظه استاندارد است. محتوا را میتوان در هر زمانی در صورت نیاز بازیابی کرد.
فایلهای Azure به عنوان یک گزینه برای برونسپاری دادهها از SharePoint Online
شما میتوانید از فایلهای Azure برای برونسپاری دادههای خود از SharePoint Online استفاده کنید. با استفاده از فایلهای Azure میتوانید فایلها را در ابر ذخیره کرده و از طریق پروتکل SMB (server message block) به آنها دسترسی پیدا کنید. فایلها را در یک حافظه امن و مقیاسپذیر ذخیره کنید که به شبکه محلی شما متصل است.
M365 Archive یک سرویس جدید در مجموعه Microsoft 365 است که برای بایگانی (آرشیو) کردن دادههای قدیمی یا کماستفاده طراحی شده. هدف آن این است که بدون نیاز به حذف اطلاعات ارزشمند، فضای ذخیرهسازی اصلی SharePoint Online و OneDrive را آزاد کند. محتوایی که به آرشیو منتقل میشود، به یک فضای ذخیرهسازی جداگانه و ارزانتر منتقل شده و همچنان در صورت نیاز قابل بازیابی و دسترسی خواهد بود.
این سرویس مخصوص سازمانهایی است که حجم زیادی داده در SharePoint یا OneDrive دارند ولی نیاز فوری به همه آنها ندارند. با M365 Archive میتوانید بهطور انتخابی کتابخانههای اسناد یا سایتهای خاص را به فضای آرشیو منتقل کنید، بدون این که ساختار یا دسترسی کاربران دچار مشکل شود. همچنین دسترسیها (Permissions) و ابردادهها (Metadata) حفظ میشوند.
از لحاظ هزینه هم M365 Archive بهینه است: شما فقط برای فضای آرشیوی که استفاده میکنید، هزینه پرداخت میکنید (با تعرفه کمتر از فضای عادی M365). فعالسازی و مدیریت این سرویس هم از طریق مرکز مدیریت Microsoft 365 (Admin Center) انجام میشود و قابلیت هماهنگی با سیاستهای نگهداری (Retention Policies) را دارد.
دیگر مطالب
مایکروسافت اج به یک چرخه انتشار دو هفتهای منتقل میشود؛ تغییری که باعث میشود قابلیتها و بهبودهای جدید با سرعت
Windows 11 KB5074109 باعث صفحه سیاه روی برخی رایانهها میشود؛ از جمله سیستمهایی که دارای کارت گرافیک Nvidia هستند. همچنین
مایکروسافت لایسنس(شرکت رایان نت) به عنوان اولین تأمین کننده رسمی لایسنسهای اصلی محصولات مایکروسافت و تنها همکار تجاری رسمی مایکروسافت در ایران (Microsoft Partner)، با سابقه فعالیت بیش از یک دهه در واردات عمده محصولات اورجینال مایکروسافت و همکاری با بیش از 200 هولدینگ و سازمان دولتی، خصوصی و بینالمللی شاخص و مطرح در ایران و همچنین ارائه خدمات به بیش از پنج هزار مشتری حقیقی و حقوقی، با وجود تحریم های آمریکا، به واسطه شخصیت حقوقی مستقل خود در انگلستان Talee Limited، به عنوان Partner & Solution Provider رسمی مایکروسافت مشغول به فعالیت است. با توجه به حجم موجودی شرکت، تمامی محصولات به صورت فوری تحویل داده میشوند و دارای پشتیبانی، گارانتی و همچنین پشتیبانی فنی مایکروسافت هستند. علاوه بر این، لازم به ذکر است که هیچ یک از محصولات ارائه شده از نوع OEM ،Academic یا Charity نیستند و تمامی محصولات با لایسنس Retail و یا Volume License معتبر و قابل استعلام از مایکروسافت ارائه میشوند. مایکروسافت لایسنس به عنوان یک تأمین کننده رسمی، با فعالیت طولانی در ارائه محصولات اصلی مایکروسافت و تجربه ارائه خدمات به بسیاری از سازمانهای خصوصی و دولتی برجسته کشور، افتخار دارد که تمام محصولات نرمافزاری مایکروسافت را بدون واسطه و با شرایط تحویل آنی و با تضمین بهترین قیمت (بر اساس نوع لایسنس و شرایط استفاده) به صورت مستقیم عرضه نماید.
برخی از مزایای نسخههای اورجینال
افزایش کارایی و سرعت رایانه
پشتیبانی مایکروسافت
امکان دریافت به روز رسانی به صورت واقعی
امنیت بیشتر در مقابل بدافزارها و حملات
پایداری بیشتر در مقایسه با نسخه های جعلی
رعایت قوانین و مقررات
امکان استفاده همیشگی از جواز ویندوز
دریافت نرم افزارهای کاربردی از مایکروسافت که نیاز به ویندوز اصل دارند
بدون نیاز به تعویض های مکرر سیستم عامل نسبت به نمونه کپی
توانایی تشخیص و عیب یابی به وسیله بخش عیب یابی سیستم عامل
مشتریان ما
