آرشیو Microsoft 365 در مرحله پیش‌نمایش عمومی (Public Preview) در کنفرانس Microsoft Ignite در نوامبر 2023 معرفی شد و از دسامبر 2023 در دسترس قرار گرفت. آرشیو Microsoft 365 گزینه‌ای مقرون‌به‌صرفه برای ذخیره‌سازی محتواهایی است که به‌طور فعال استفاده نمی‌شوند، اما باید برای استفاده‌های آینده، آرشیو، مسائل نظارتی یا رعایت مقررات ذخیره شوند. زمانی که فضای ذخیره‌سازی در SharePoint Online به حد خود برسد، نیاز به خرید فضای ذخیره‌سازی بیشتر وجود دارد. برای این امر، پیشنهادات ذخیره‌سازی اضافی Office 365 وجود دارد، و فضای ذخیره‌سازی به صورت ماهیانه یا سالانه بر اساس تعهد خرید به ازای هر گیگابایت محاسبه می‌شود، که قیمت آن حدود 0.23€/GB/ماه (تعهد ماهیانه) است. به این معنی که افزایش صد گیگابایت هزینه‌ای معادل 23€/ماه دارد که زیاد نیست، اما وقتی حجم داده‌ها به ترابایت‌ها برسد و به‌طور فعال استفاده نشوند، هزینه‌ها شروع به افزایش می‌کنند.
مدل قیمت‌گذاری آرشیو Microsoft 365 از دو جزء اصلی ساخته شده است:
فضای ذخیره‌سازی آرشیو در مرحله پیش‌نمایش به میزان 0.05GB/ماه تنظیم شده است. فقط فضای ذخیره‌سازی که از سهمیه فضای ذخیره‌سازی مستأجر فراتر می‌رود، فاکتور خواهد شد. سایت‌های فعال و آرشیو شده به سهمیه فضای ذخیره‌سازی محاسبه می‌شوند.
زمانی که سایت آرشیو شده مجدداً فعال شود، هزینه فعال‌سازی به ازای هر گیگابایت 0.60€ است. فعال‌سازی برای یک دوره هفت‌روزه رایگان است.
برای مثال، ذخیره‌سازی یک سایت 750GB برای هفت ماه و فعال‌سازی مجدد آن هزینه کل به شرح زیر خواهد بود:
750GB * 0.05 €/GB/ماه * 7 + 0.60 €/GB * 750GB = 712.50 €
هزینه سالانه برای آرشیو 5.6 ترابایت داده به شرح زیر خواهد بود:
5600GB * 0.05 €/GB/ماه = 280€. همان مقدار ذخیره شده در فضای ذخیره‌سازی داغ SharePoint معادل 1288€ خواهد بود.
فاکتوربندی با استفاده از مدل پرداخت به ازای مصرف Microsoft Syntex انجام می‌شود که به یک اشتراک Azure متصل است. هزینه‌ها را می‌توان از طریق مدیریت هزینه‌های Azure پیگیری کرد.
پیکربندی فاکتوربندی Syntex به ازای مصرف
برای پیکربندی Syntex به ازای مصرف، نیاز به یک اشتراک Azure و یک گروه منابع دارید. توصیه می‌شود که حداقل یک گروه منابع اختصاصی برای Syntex ایجاد کنید تا مدیریت هزینه‌ها و نظارت آسان‌تر شود. حساب کاربری که برای پیکربندی استفاده می‌شود، همچنین باید به گروه منابع دسترسی داشته باشد و حداقل مجوزهای "Contribute" را داشته باشد.
پیکربندی در مرکز مدیریت Microsoft 365 با باز کردن Setup و انتخاب گزینه "Use content AI with Microsoft Syntex" انجام می‌شود.
پس از تنظیم فاکتوربندی، گزینه "Manage Microsoft Syntex, Archive" را از پنل باز شده انتخاب کرده و روی Turn on کلیک کنید. اکنون آرشیو Microsoft 365 بر روی مستأجر فعال شده است.
آرشیو کردن سایت‌ها
سایت‌ها در مرکز مدیریت SharePoint آرشیو و بازیابی می‌شوند. پس از فعال‌سازی آرشیو، دکمه Archive به فهرست سایت‌های فعال اضافه خواهد شد.
آرشیو کردن یک سایت در مرکز مدیریت SharePoint
سایت‌ها می‌توانند به‌صورت تک‌تک یا به‌صورت گروهی آرشیو شوند.
زمانی که سایت انتخاب و آرشیو می‌شود، پنل تأیید عنوان سایت، فضای ذخیره‌سازی رزرو شده و آخرین فعالیت را نشان می‌دهد. زمانی که چندین سایت به‌طور همزمان آرشیو شوند، فضای ذخیره‌سازی رزرو شده نمایش داده می‌شود. همان‌طور که در پنل تأیید ذکر شده است، یک سایت آرشیو شده می‌تواند بدون هزینه اضافی در مدت زمان هفت روز دوباره فعال شود. پس از آن، هزینه فعال‌سازی بر اساس فضای ذخیره‌سازی رزرو شده برای سایت محاسبه می‌شود.
وقتی یک سایت آرشیو می‌شود، از فهرست سایت‌های فعال حذف شده و در فهرست سایت‌های آرشیو شده قابل مشاهده خواهد بود. خود سایت قابل دسترسی نیست و پیام خطای مربوط به وضعیت آرشیو سایت به کاربران دسترسی پیدا کرده به سایت نمایش داده می‌شود. سایت همچنین از نتایج جستجوی فعال پنهان می‌شود.
فعال‌سازی مجدد سایت
یک سایت آرشیو شده می‌تواند از فهرست سایت‌های آرشیو شده در مرکز مدیریت SharePoint فعال‌سازی مجدد شود.
زمانی که یک سایت دوباره فعال می‌شود، پنل تأیید هزینه تخمینی فعال‌سازی مجدد سایت را نشان می‌دهد.
سایت بلافاصله پس از فعال‌سازی مجدد قابل دسترسی است و تنظیمات و مجوزها حفظ خواهند شد.
در مورد Teams، کتابخانه‌های همگام‌سازی شده و پیوندهای OneDrive
زمانی که یک سایت به تیم Teams متصل باشد و آرشیو شود، خود تیم، صندوق پستی Exchange، Planner و دیگر منابع متصل به گروه Microsoft 365 پایه همچنان فعال خواهند ماند. آرشیو شدن همچنین در این مورد اطلاع‌رسانی خواهد کرد.
کاربران که از طریق تب Files در Teams به فایل‌های تیم دسترسی پیدا می‌کنند، یک خطا خواهند دید.
هنگام آرشیو کردن سایت‌هایی که به یک تیم متصل هستند، بهتر است تیم را همزمان با آن آرشیو کنید تا از بروز سوءتفاهم کاربران جلوگیری شود.
تیم‌هایی که کانال‌های مشترک یا خصوصی دارند، یا سایت‌های کانال‌های مشترک یا خصوصی، در حال حاضر قابل آرشیو نیستند.
پیوندهای OneDrive در OneDrive کاربران قابل مشاهده باقی می‌مانند، اما هنگام باز کردن پیوند، کاربر خطا دریافت خواهد کرد.
خطا در پیوند OneDrive زمانی که سایت آرشیو می‌شود
زمانی که کتابخانه اسناد سایت همگام‌سازی شده و سایت به عنوان آرشیو شده تنظیم می‌شود، کاربران همچنان می‌توانند پوشه‌ها را مرور کنند و فایل‌ها را مشاهده کنند، اما زمانی که فایلی که همگام‌سازی نشده است را باز کنند، خطای تایم‌اوت دریافت خواهند کرد. هنگامی که همگام‌سازی در سازمان استفاده می‌شود، ایده خوبی است که به کاربران اطلاع داده شود که همگام‌سازی کتابخانه را حذف کنند تا از بروز خطاها جلوگیری شود.
Microsoft 365 Archive افزوده خوبی به ابزارهای مدیران است، به ویژه زمانی که سهمیه ذخیره‌سازی مستأجر به محدودیت‌های خود نزدیک می‌شود. سایت‌های قدیمی یا غیرقابل استفاده که باید همچنان ذخیره شوند و ممکن است در زمان‌های بعدی به آنها دسترسی نیاز باشد. این همچنین روشی برای کاهش هزینه‌ها است، زیرا خرید ظرفیت ذخیره‌سازی فعال بیشتر هزینه‌بر است و به طور خودکار زمانی که محدودیت‌های ذخیره‌سازی رسید، افزایش نمی‌یابد. مدل پرداخت به ازای استفاده براساس مصرف فاکتور می‌شود. Microsoft 365 Archive نیاز به داشتن فرآیندی برای مدیریت چرخه عمر محتوا را از بین نمی‌برد، این فقط یک گام جدید است اگر قبلاً از آرشیو کردن استفاده نشده باشد. همچنین ایده خوبی است که هزینه‌های آرشیو را از وقت به وقت نظارت کنید.
همچنین مهم است که به خاطر داشته باشید زمانی که سایت بیش از هفت روز آرشیو شده باشد، فعال‌سازی مجدد بر اساس کل فضای ذخیره‌سازی رزرو شده برای سایت فاکتور می‌شود. به عنوان مثال، فعال‌سازی مجدد یک سایت 750 گیگابایتی حدود 450 یورو هزینه خواهد داشت (0,60€/GB × 750GB). این نیز چیزی است که باید در فرآیند چرخه عمر در نظر گرفته شود.
