مایکروسافت شیرپوینت یک ابزار قدرتمند برای مدیریت اطلاعات، همکاری و اشتراک گذاری در سازمان‌ها است که توسط شرکت معتبر مایکروسافت توسعه داده شده است. این سیستم مدیریت محتوا به صورت گسترده ای در سراسر جهان مورد استفاده قرار می گیرد و به دلیل قابلیت‌های فراوان و قابلیت سفارشی‌سازی بالای خود، در صنعت به عنوان یکی از برترین ابزارهای مدیریت اطلاعات شناخته می‌شود. در این مقاله، به معرفی جامع و کامل مایکروسافت شیرپوینت پرداخته خواهد شد و به بررسی مزایا، کاربردها و امکانات آن پرداخته خواهد شد.
نرم افزار شیر پوینت چیست؟
مایکروسافت شیرپوینت یک سیستم مدیریت محتوا (CMS) و سامانه مدیریت اطلاعات سازمانی (EIM) است که توسط شرکت مایکروسافت توسعه و عرضه شده است. این نرم‌افزار به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات و منابع خود را بهبود بخشیده و بهینه‌سازی کنند، از جمله مدیریت اسناد، اشتراک گذاری فایل، ایجاد وب سایت‌ها، هماهنگی کاری، ایجاد فرآیندهای کاری و بسیاری از کارهای دیگر.
شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم توسعه‌پذیر با امکانات گسترده‌ای مانند نمایشگر کاری، ابزارهای همکاری، پورتال‌های وب، ویکی‌ها، اطلاعیه‌ها، فرآیندهای کاری سفارشی و بسیاری از سایر ابزارهای کاربردی برای سازمان‌ها و تیم‌ها شناخته می‌شود. این امکانات کاربردی و چندگانه از شیرپوینت آن را به یکی از ابزارهای اصلی برای مدیریت اطلاعات سازمانی تبدیل کرده است.
،،
شیرپوینت یکی از سرویس‌های آنلاین و کاربردی Microsoft Dynamics 365، شرکت مایکروسافت است که استفاده از آن باعث صرفه‌جویی هزینه‌های IT و سخت‌افزاری شرکت‌ها می‌شود.
اهمیت استفاده از شیرپوینت
استفاده از SharePoint دارای اهمیت زیادی است، زیرا این پلتفرم به عنوان یک اینترانت، به کارکنان اجازه می‌دهد تا به ابزارها و منابعی که روزانه با آنها کار می‌کنند، متصل شوند. با SharePoint، داده‌های کاربران می‌توانند به صورت جریان پیدا کرده و به گزارش‌ها، معیارها و فرآیندها متصل شوند، به جای اینکه به صورت جداگانه در ابزارهای مختلف ذخیره شوند.
این پلتفرم باعث افزایش بهره‌وری و دیده شدن کارکنان اطلاعات در همه سطوح در مشاغل بزرگ و کوچک می‌شود. با ویژگی‌های همکاری متقابل مبتنی بر اینترانت، SharePoint امکان اشتراک‌گذاری امن، مدیریت محتوا و ویژگی‌های همکاری گردش کار را ارائه می‌دهد. این پلتفرم به طور آسان درک شده و قابل تنظیم و مقیاس‌پذیری گسترده دارد که به مشاغل امکان می‌دهد از آن برای افزایش بهره‌وری و بازگشت سرمایه استفاده کنند.
با استفاده از SharePoint، کارمندان می‌توانند به راحتی از طریق مرورگر یا دستگاه به شبکه داخلی خود دسترسی داشته باشند. ویژگی‌هایی مانند تألیف همزمان اسناد، برچسب‌گذاری اسناد برای دسترسی سریع‌تر، و همچنین ادغام با برنامه‌های یکپارچه Office 365 (مانند Planner و MS Teams) این امکان را فراهم می‌کند که کارها به زمان کمتری انجام شود. استفاده از SharePoint نه تنها به بهبود عملکرد و کارایی سازمان کمک می‌کند، بلکه به ایجاد یک محیط کاری همکارانه و موثر نیز کمک می‌کند.
نسخه های مختلف شیرپوینت
نسخه پایه شیرپوینت (Microsoft SharePoint Foundation): این نسخه به عنوان یک پلتفرم رایگان ارائه شده بود که امکانات ابتدایی مانند ساخت و مدیریت سایت‌ها، لیست‌ها و کتابخانه‌ها را فراهم می‌کرد. این نسخه بیشتر برای استفاده در محیط‌های کوچک و متوسط مناسب بود.
نسخه اکسپرس سرور جستجو (Microsoft Search Server Express): این نسخه یک راه‌حل متن‌باز بود که قابلیت‌های جستجوی پیشرفته را فراهم می‌کرد. این نسخه به کاربران امکان می‌داد تا سایت‌های SharePoint خود را با استفاده از قابلیت‌های جستجوی پیشرفته برای جستجوی اطلاعات داخلی و خارجی بهبود دهند.
نسخه استاندارد شیرپوینت (Microsoft SharePoint Standard): این نسخه حاوی قابلیت‌های بیشتری نسبت به نسخه پایه بود و شامل ویژگی‌هایی مانند گردش کارهای کاری، ایجاد و مدیریت فرم‌های الکترونیکی و ارتباطات داخلی سازمانی بود.
نسخه سازمانی شیرپوینت (Microsoft SharePoint Enterprise): این نسخه حاوی تمامی قابلیت‌های نسخه استاندارد بود و همچنین امکانات پیشرفته‌تری ارائه می‌کرد از جمله مدیریت محتوای ارگانیک، انتشار سریع و جستجوی تصاویر و اسناد تجاری.
مزایای استفاده از شیرپوینت
عدم نیاز به کدنویسی
یک نرم‌افزار پیچیده می‌تواند باعث شود که کارکنان در برابر پذیرش آن مقاومت کنند. از طرفی هیچ‌کس نمی‌خواهد روی فناوری جدید سرمایه‌گذاری کند که شاهد رها کردن آن توسط کاربران باشد. کاربران تجاری پلتفرمی را ترجیح می‌دهند که از همان ابتدا برای استفاده آسان باشد و برای راه‌اندازی نیاز به مهارت‌های کد نویسی نداشته باشد. به‌روزرسانی‌های اخیر شیرپوینت آن را به یک راه‌حل مناسب برای کاربران غیر فنی تبدیل کرده است. شما برای ایجاد یک سایت SharePoint کاربردی نیازی به توسعه‌دهنده ندارید. با استفاده از Lookbook SharePoint، کاربران قدرتمند می‌توانند از الگوهای موجود به راحتی استفاده کرده و سایت‌های خود را در عرض چند دقیقه راه‌اندازی کنند.
مقایس‌پذیر و قابل تنظیم بودن
SharePoint از لحاظ مقیاس‌پذیری بسیار قوی است و می‌تواند در سازمان‌های مختلف با اندازه‌ها و نیازهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد، از سازمان‌هایی با ۱۵۰ کارمند تا سازمان‌هایی با بیش از ۲۰۰۰۰ کارمند و حتی بیشتر. یکی از ویژگی‌های بارز SharePoint این است که می‌توانید آن را با توجه به نیازهای خود و قابلیت‌های مورد نیازتان بسیاری از محصولات اینترنت جایگزین به آن اضافه کنید.
شما می‌توانید بخش‌های مختلف وب، برنامه‌ها و گردش کار را به پلتفرم SharePoint اضافه کنید، بدون اینکه نیاز به توسعه‌های پیچیده داشته باشید. بسیاری از این افزونه‌ها و قابلیت‌ها قابلیت استفاده و ساخت توسط کاربران پیشرفته را دارند، بدون نیاز به داشتن مهارت‌های کدنویسی پیچیده.
همچنین، با رشد و تغییرات در سازمان، SharePoint می‌تواند به‌عنوان یک راه‌حل انعطاف‌پذیر عمل کند و با ایجاد یک محیط تجاری جدید، تکامل یابد. معماری مقیاس‌پذیر سایت SharePoint به شما اطمینان می‌دهد که با تغییرات در سازمان و افزایش نیازها، پلتفرم SharePoint نیز تغییر خواهد کرد و به‌طور مداوم با محیط تجاری شما هماهنگ خواهد شد.
ادغام با ابزار office 365
SharePoint به‌طور آسان با سایر محصولات مایکروسافت مانند Outlook، MSTeams و OneDrive ادغام می‌شود و تجربه دیجیتالی یکپارچه‌ای را ایجاد می‌کند که زمان بسیاری را برای کارکنان صرفه‌جویی می‌کند. این ادغامات نقش مهمی در بهبود کارکردهای مختلف دارند:
- با همگام‌سازی Outlook و SharePoint، کارمندان می‌توانند بدون نیاز به خروج از Outlook به پیوست‌ها و اسناد خود که در SharePoint قرار دارند، دسترسی پیدا کنند.
- امکان برقراری ارتباط با سایر نرم‌افزارهای سازمانی مانند نرم‌افزار اتوماسیون، نرم‌افزار بایگانی و نرم‌افزار دبیرخانه، نرم‌افزار حسابداری و سایر سیستم‌ها.
- با یکپارچه‌سازی OneDrive و SharePoint، کاربران می‌توانند روی اسناد به صورت محلی کار کنند و تغییرات به طور خودکار در زمان واقعی با SharePoint آنلاین همگام شوند.
- در تیم‌های MS، می‌توانید صفحه سایت SharePoint را مستقیماً به تیم‌های MS خود اضافه کنید تا به اسناد پروژه دسترسی داشته باشید و فعالیت‌ها را پیگیری کنید.
در کل، SharePoint به کارکنان ابزارهای جداگانه را متصل می‌کند و اطلاعات را از سیلوها خارج می‌کند، که این باعث کاهش هزینه‌های توسعه و افزایش قابلیت دسترسی به اطلاعات می‌شود. این امکان به کارکنان کمک می‌کند تا روش‌های بیشتری برای بهبود روند کاری خود را انتخاب کنند.
کنترل‌های امنیتی
هر سال، مایکروسافت ۱ میلیارد دلار در امنیت ابر سرمایه‌گذاری می‌کند، که نشان‌دهنده توجه جدی به امنیت و حفاظت اطلاعات است. نهادهای دولتی به دلیل ویژگی‌های امنیتی برجسته‌ای که SharePoint Online ارائه می‌دهد، به آن اعتماد می‌کنند. مشتریان دولتی از مجموعه‌ای از ویژگی‌های مشابه مشتریان تجاری بهره‌مند هستند. یکی از ویژگی‌های متمایز کننده SharePoint، قابلیت پیشرفته‌ای است که در مدیریت مجوزهای کاربران و ارتباط آنها با عملکرد دارد.
شرکت‌ها قادرند دسترسی کاربران به سایت‌ها، لیست‌ها و کتابخانه‌های مختلف را کنترل کنند. آنها می‌توانند تنظیم کنند که چه کسانی می‌توانند اسناد را مشاهده، ویرایش یا حذف کنند، همچنین می‌توانند سایر اقدامات SharePoint را مدیریت کنند. این امکان وجود دارد که مجوزها را برای یک کاربر یا چند کاربر در همان گروه Office 365 تنظیم کرد. این ابزارها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا سطح دقیقی از کنترل و امنیت را بر روی داده‌ها و فعالیت‌های کاربران خود داشته باشند.
اشنایی با امکانات شیر پوینت؛ کاربرد شیرپوینت در سازمان ها
شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم چندوظیفه‌ای، امکانات گسترده‌ای را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. در زیر به برخی از کاربردهای شیرپوینت در سازمان‌ها، اشاره می‌کنم:
طراحی و دیزاین وب سایت: با استفاده از قابلیت‌های وب سایت شیرپوینت، سازمان‌ها می‌توانند وب سایت‌های داخلی و خارجی خود را طراحی، ایجاد و مدیریت کنند، از جمله سایت‌های داخلی برای تیم‌ها یا بخش‌های مختلف سازمان.
مدیریت ارتباطات درون سازمان: شیرپوینت ابزارهای مختلفی را برای ارتباطات داخلی ارائه می‌دهد، از جمله ارسال ایمیل‌ها، نشریات داخلی، وبلاگ‌ها، و انجمن‌های گفتگو.
قابلیت جستجو همانند یک موتور جستجو: با موتور جستجوی پیشرفته‌ای که شیرپوینت دارد، کاربران می‌توانند به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.
مدیریت محتوای درون سازمانی: شیرپوینت به کاربران اجازه می‌دهد تا محتوای داخلی سازمانی را مدیریت کنند، از جمله اسناد، تصاویر، ویدیوها و سایر فایل‌ها.
مدیریت فرایندهای درون سازمانی: با استفاده از ابزارها و قابلیت‌های گردش کار شیرپوینت، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای کاری خود را بهبود بخشیده و بهینه‌سازی کنند.
ایجاد پورتال سازمانی: شیرپوینت امکان ایجاد پورتال‌های سازمانی را فراهم می‌کند که به کاربران این امکان را می‌دهد تا به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.
ادغام شیرپوینت با اکسل و اکسس: با امکان ادغام شیرپوینت با برنامه‌های دیگر مایکروسافت مانند اکسل و اکسس، اطلاعات مورد نیاز به راحتی از یک برنامه به برنامه دیگر منتقل می‌شوند و فرآیندهای کاری بهبود می‌یابند.
برنامه‌های موجود در محیط SharePoint
شیرپوینت یک پلتفرم گسترده است که انواع مختلفی از برنامه‌ها و قابلیت‌ها را برای سازمان‌ها و کاربران فراهم می‌کند. برخی از برنامه‌ها و ابزارهای مهم و موجود در شیرپوینت عبارتند از:
SharePoint Online و SharePoint Server: SharePoint به صورت آنلاین و نسخه محلی (On-Premises) موجود است. SharePoint Online یک سرویس ابری است که توسط مایکروسافت ارائه می‌شود، در حالی که SharePoint Server نسخه محلی و قابل نصب در سرورهای سازمان است.
Teams Integration: SharePoint با Microsoft Teams یکپارچه شده است، این امکان را فراهم می‌کند که تیم‌ها بتوانند اسناد، فایل‌ها و منابع دیگر را از SharePoint به سریعی به Teams منتقل کنند و برای همکاری استفاده کنند.
SharePoint Sites: ایجاد سایت‌های تیمی، پروژه‌ای و شخصی در SharePoint که به کاربران امکان می‌دهد اطلاعات را سازماندهی کرده و همکاری کنند.
OneDrive for Business: این ابزار به کاربران امکان می‌دهد تا فایل‌های خود را آنلاین ذخیره و به آنها دسترسی داشته باشند، همچنین اشتراک‌گذاری فایل‌ها و همکاری با دیگران را فراهم می‌کند.
Lists and Libraries: SharePoint امکان ایجاد لیست‌ها و کتابخانه‌های مختلف را فراهم می‌کند که به کاربران امکان می‌دهد داده‌ها را سازماندهی و مدیریت کنند.
Power Automate (Formerly Flow): این ابزار به کاربران امکان می‌دهد فرآیندهای کاری را به صورت خودکار ایجاد و اجرا کنند، به عنوان مثال فایل‌ها را به سرورهای دیگر انتقال دهند یا ایمیل‌ها را به صورت خودکار ارسال کنند.
PowerApps: این ابزار به کاربران امکان می‌دهد برنامه‌های کاربردی سفارشی برای سازمان خود ایجاد کنند بدون نیاز به کدنویسی حرفه‌ای.
SharePoint Designer: این ابزار به مدیران SharePoint امکان می‌دهد تا به سادگی فرآیندهای کاری سفارشی را ایجاد و مدیریت کنند.
Nintex: Nintex به کاربران امکان می‌دهد فرآیندهای کاری را بهبود بخشیده و به صورت خودکار سازی کنند. این ابزار به طور ویژه برای ایجاد و مدیریت فرآیندهای کاری، انجام گردش کارهای اداری، اتوماسیون فرآیندها و همچنین ایجاد فرم‌های الکترونیکی استفاده می‌شود.
شیرپوینت آنلاین چیست؟
نسخه Microsoft Cloud شیرپوینت، که به عنوان شیرپوینت آنلاین نیز شناخته می‌شود، یکی از پلتفرم‌های پیشرو برای مدیریت و اشتراک‌گذاری اسناد و اطلاعات در محیط‌های سازمانی است. این نسخه مبتنی بر ابر، بسیاری از قابلیت‌های پیشرفته و یکپارچه‌سازی‌های اضافی را با سایر برنامه‌های ابری ارائه می‌دهد. شیرپوینت آنلاین از نظر عملکرد به طور کامل با مجموعه‌ای از بسته‌های دیگر مایکروسافت که دارای مجوز Office 365 یا Microsoft 365 هستند، سازگار شده است.
تغییرات Sharepoint 2019
در محیط کار مدرن امروزی، کارکنان به دنبال ویژگی‌های همکاری پیشرفته هستند و SharePoint 2019 با ارائه امکانات جدید و بهبود یافته به این نیازها پاسخ می‌دهد. برخی از مهم‌ترین تغییرات و ویژگی‌های جدید SharePoint 2019 عبارتند از:
صفحات سایت و قطعات وب مدرن
- سفارشی‌سازی صفحات: کاربران می‌توانند صفحات سایت را با قطعات وب مدرن مانند جاسازی ویدئوها و افزودن اسناد از Yammer به راحتی سفارشی کنند.
- مدیریت آسان ستون‌ها: فهرست‌ها و کتابخانه‌ها دارای مدیریت آسان‌تر ستون‌ها، نمایش بهتر برای مرورگرهای تلفن همراه و ظاهر مدرن هستند.
ابزارهای جدید ارتباطی
- سایت‌های خبری و ارتباطی تیم: این سایت‌ها به کاربران امکان می‌دهند اخبار، داستان‌ها و پیام‌ها را به اشتراک بگذارند. کاربران می‌توانند به راحتی و بدون نیاز به ارتباط با فناوری اطلاعات، سایت‌های ارتباطی ایجاد کنند.
تجربه بهبود یافته برنامه تلفن همراه
- دسترسی آسان‌تر به اینترانت: کاربران می‌توانند به دلیل بهبود تجربه برنامه تلفن همراه، به راحتی به اینترانت سازمان دسترسی پیدا کنند و با آن ارتباط برقرار کنند.
- همگام‌سازی بهتر OneDrive for Business: این ویژگی اطمینان می‌دهد که کاربران می‌توانند از هر کجا و با هر دستگاهی به اسناد خود دسترسی داشته باشند. همچنین همکاری بین Office 365 و SharePoint در محل را بهبود می‌بخشد.
سفارشی‌سازی گسترده
- فرصت‌های گسترده سفارشی‌سازی: SharePoint 2019 امکانات بیشتری برای سفارشی‌سازی ارائه می‌دهد که به کاربران اجازه می‌دهد پلتفرم را بر اساس نیازهای خاص خود تنظیم کنند.
ادغام یکپارچه با SharePoint Online
- راه‌حل‌های ترکیبی: SharePoint Server 2019 هنگام استفاده از راه‌حل‌های ترکیبی با SharePoint Online، ادغام بین دو سیستم را یکپارچه‌تر می‌کند.
- جستجوی بهبود یافته: عملکرد جستجو با فیلترهای بصری و نتایج جستجوی زمان واقعی بهبود یافته است. نتایج جستجو به صورت گروه‌بندی شده برای ناوبری راحت‌تر نمایش داده می‌شوند.
این به‌روزرسانی‌ها و تغییرات در SharePoint 2019 باعث می‌شود که این پلتفرم به ابزار قدرتمندی برای همکاری، مدیریت اطلاعات و افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها تبدیل شود.
سخن پایانی: همانطور که به پایان راهنمای جامع ما در مورد Microsoft SharePoint می رسیم، واضح است که این ابزار قدرتمند طیف گسترده ای از مزایا و قابلیت ها را برای مشاغل در هر اندازه ارائه می دهد. از بهبود ارتباطات و همکاری گرفته تا ساده‌سازی مدیریت اسناد و خودکارسازی گردش‌های کاری، شیرپوینت به یک پلتفرم ضروری برای سازمان‌هایی تبدیل شده است که به دنبال افزایش کارایی و بهره‌وری هستند. با ویژگی‌ها و قابلیت‌های دائماً در حال تغییر، جای تعجب نیست که شیرپوینت همچنان یک انتخاب برتر برای مشاغل در سراسر جهان باشد. امیدواریم این راهنما اطلاعات و راهنمایی های ارزشمندی در مورد نحوه استفاده از پتانسیل کامل مایکروسافت شیرپوینت برای نیازهای تجاری شما ارائه کرده باشد.
